Merknader - endelig rapport Terra Forvaltning AS

Styret
Postboks 2349 Solli
0201 OSLO

Saksbehandler:  Leif Roar Johansen
 Dir. tlf.: 22 93 98 10
Vår referanse: 09/10686
Arkivkode: 464.1
 Dato: 16.04.2010

  

1. INNLEDNING

Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn i Terra Forvaltning AS 30. november 2009. Under det stedlige tilsynet ble det ført samtaler med daglig leder Anders Mathisen, leder intern drift Lise Nicolaisen, investeringsdirektør Stig Erik Brekke og investeringsdirektør Bjørn Wicklund. Det ble også ført separat samtale med styreleder Tom Høiberg og med Trym Gudmundsen og Bård Olsen fra foretakets internrevisor, Ernst & Young. Fra Finanstilsynet deltok tilsynsrådgiver Jøran Nygaard, tilsynsrådgiver Leif Roar Johansen, seniorrådgiver Elisabeth Huse og rådgiver Adnan Ashraf.

1.1 Foretakets strategi og forretningsområde

Terra Forvaltning AS er et forvaltningsselskap for verdipapirfond som i tillegg har tillatelse til å tilby aktiv forvaltning av investorers portefølje av finansielle instrumenter på individuell basis og etter investors fullmakt i henhold til lov 12. juni 1981 nr. 52 om verdipapirfond (”vpfl.”). Forvaltningen av selskapets verdipapirfond og diskresjonære porteføljer er fordelt mellom selskapets porteføljeforvaltere. Forvaltningen skjer hovedsakelig i det norske rentemarkedet og aksjemarkedet innenfor OECD-området. Foretaket forvaltet 31 verdipapirfond ved utgangen av 2009, 17 aksjefond, 6 kombinasjonsfond, 1 obligasjonsfond og 7 pengemarkedsfond. Forvaltningen av to kombinasjonsfond er utkontraktert til Warren Capital AS. Foretaket fusjonerte med WarrenWicklund Fondsforvaltning AS i oktober 2008. Foretaket har et stort distribusjonsapparat via banker som inngår i Terra-gruppen og andre kanaler. 

1.2 Vurderingsgrunnlaget for det stedlige tilsynet

Finanstilsynet har i stor grad basert det stedlige tilsynet på den dokumentasjonen som foretaket fremla på tilsynets forespørsel både i forkant og i etterkant av det stedlige tilsynet. Dokumentasjonen var knyttet til foretakets styring og kontroll, etablering av kundeforhold/informasjonsplikt mv. og forvaltningsvirksomheten. Finanstilsynet har i sine vurderinger også basert seg på rapporter fra internrevisor.

Finanstilsynet sendte foreløpig rapport til foretaket 17. februar 2010. Rapporten omhandlet de samme punktene som i denne rapporten kommenteres under punkt 2. Styring og kontroll og punkt 3. Forvaltningsvirksomheten. Foretaket har avgitt sine kommentarer til den foreløpige rapporten i brev av 16. mars 2010.

Finanstilsynet har følgende merknader etter det stedlige tilsynet: 

2. STYRING OG KONTROLL

Terra Forvaltning AS er en del av Terra-gruppen ved at Terra Gruppen AS har en eierandel på 83,99 % av aksjene i foretaket. Warren AS (tidligere Warren Wicklund AS) eier de resterende 16,01 % av aksjene. Det fremgår av organisasjonskartet at foretaket hadde 23 ansatte per 23. november 2009. Foretaket har hovedkontor Munkedamsveien 35 i Oslo, og Anders Mathisen har etter fusjonen med WarrenWicklund Fondsforvaltning AS overtatt foretakets daglige ledelse.

2.1 Foretakets rutiner og instrukser

Finanstilsynet hadde i den foreløpige rapporten enkelte kommentarer til ordlyden i rutine om tiltak mot hvitvasking og retningslinjer for egenhandel. Foretaket opplyser i sitt svar at foretakets praksis har vært i henhold til Finanstilsynets presisering og at rutinene nå er oppdatert. Finanstilsynet tar dette til etterretning.

2.2 Etterhåndskontroll av ansattes egenhandel

Det fremgår av verdipapirhandelloven (vphl.) § 8-5 (3) at foretaket regelmessig skal vurdere om det foreligger overtredelse av egenhandelsreglene i vphl. kapittel 8. Under det stedlige tilsynet fremsto det for Finanstilsynet som at de ansattes egenhandel, ikke ble regelmessig kontrollert i ettertid, og at kontrollen dermed utelukkende var basert på forhåndsgodkjenningsrutinen. Foretaket opplyser at det har blitt innhentet beholdningsoversikt fra de ansatte både i 2008 og 2009. Videre opplyser foretaket at det er besluttet å innføre etterhåndskontroll med tanke på å avdekke om rapporterte beholdinger og endringer i disse er inkonsistente med forhåndsgodkjenningene av enkeltransaksjoner. Finanstilsynet tar dette til etterretning.

3. FORVALTNINGSVIRKSOMHETEN

3.1 Etterlevelse av investeringsbegrensningene

Foretaket har rapportert flere brudd på investeringsbegrensningene som følger av verdipapirfondloven og verdipapirfondenes vedtekter. I fjerde kvartal 2008 ble det rapportert hele 16 brudd og det har blitt rapportert brudd i samtlige kvartaler i 2009. Totalt ble det rapportert 12 brudd i 2009. Det er særlig brudd på bestemmelsene i vpfl. § 4-8 annet ledd nr. 1 og 2 (såkalt 5-10-40) som gjentar seg. I tillegg er det rapportert flere brudd relatert til verdipapirfondenes likvide midler.

Finanstilsynet fikk opplyst under det stedlige tilsynet at foretaket etter fusjonsfasen med WarrenWicklund Fondsforvaltning hadde store utfordringer med å operere på flere systemplattformer. Finanstilsynet kommenterte at foretaket skal ha tilstrekkelig styring og kontroll  slik at verdipapirfondene til enhver tid er innenfor investeringsbegrensninger i vpfl. og vedtekter. Finanstilsynet bemerket at foretaket også måtte vurdere å iverksette tiltak for å forhindre brudd på kort sikt. Finanstilsynet har videre notert seg at både intern og ekstern revisor har kommentert de samme forholdene i løpet av de to siste årene. Det fremgår senest av internrevisors rapport av 30. juni 2009 forslag til forbedringer i mandatoppfølgingen. På bakgrunn av at det fortsatt blir rapportert brudd, stilte Finanstilsynet spørsmål ved om internrevisors anbefalinger har blitt implementert, eller om tiltakene ikke har vært tilstrekkelige.

Foretaket opplyser at fra 1. november 2009 skjer all handel og oppfølging på samme systemplattform og i henhold til samme rutiner. Dette har i følge foretaket effektivisert og gitt høyere kvalitet på selskapets internkontroll, inklusiv den daglige mandatkontrollen av fondene. Foretaket anfører videre at foretaket arbeider med å innføre flere pre-trade begrensninger i handelssystemet Advent Moxy. Det legges til grunn at dette arbeidet er ferdigstilt innen utgangen av 2. kvartal 2010. Videre skriver foretaket at det i gjennomgang av dets rutineverk og arbeidsprosesser vil bli vurdert tiltak som kan forbedre og bidra til å optimalisere foretakets likviditetsstyring. Finanstilsynet tar foretakets redegjørelse for gjennomførte og planlagte tiltak til etterretning.

3.2 Kundeklage på innløsning av andeler

Finanstilsynet tar til etterretning foretakets redegjørelse vedrørende klage på innløsning av andeler i WarrenWicklund Nordic Hedge I.

3.3 Angivelse av risiko

Det følger av vpfl. § 4-2 første ledd at verdipapirfondsforvaltningen skal være i tråd med verdipapirfondenes vedtekter. Finanstilsynet stilte i den foreløpige rapporten spørsmål ved om risikoangivelsen i vedtekter og prospekt er i overensstemmelse med den faktiske forvaltningen av verdipapirfondene. Dette basert på at en rekke av aksje- og kombinasjonsfondene har hatt relativt høy relativ risiko (Tracking Error) i 2009 og til dels også hva angår lengre historikk.

Foretaket har i sitt tilsvar gitt en redegjørelse for de enkelte fondenes risikoangivelse. Foretaket har også besluttet å endre vedtektene til WarrenWicklund Utbytte og oppdatere prospektene til Terra Norge og Warren Wiklund Norge. Finanstilsynet tar dette til etterretning.

3.4 Kontroller av beste resultat, allokering mv.

Det følger av vpfl. § 4-2 at forvaltningsselskap for verdipapirfond skal utøve virksomhet i samsvar med god forretningsskikk, herunder skal foretaket i henhold til annet ledd nr. 4. sørge for at andelseieres interesser går foran forvaltningsselskapet, samt at enkelte fond eller andelseiere ikke usaklig tilgodeses på bekostning av andre fond eller andelseiere. I dette ligger det krav til at foretaket gjennomfører de nødvendige kontroller av verdipapirfondsforvaltningen. For aktiv forvaltningsvirksomhet følger det tilsvarende krav i vphl. § 10-11 om god forretningskikk, vphl. § 10-13 om håndtering av kundeordre og verdipapirforskriften (vpf) §§ 10-26 om beste resultat.

På Finanstilsynets forespørsel om kopi av kontrolldokumenter vedrørende forhold som beste resultat (best execution), transaksjonsallokering (fair allocation) og omløpshastighet (churning) skrev foretaket at de ikke har egne kontrollaktiviteter uavhengig av front-office som materialiserer seg i kontrolldokumenter på disse områdene.

Finanstilsynet presiserte i den foreløpige rapporten at selv om det generelt foreligger sterke insentiver for en forvalter til å ivareta andelseiernes interesse ved å maksimere avkastningen kan det være forhold som kan føre til urettmessig behandling av enkelte fond/andelseiere. Finanstilsynet har ikke funnet noen indikasjoner på slike forhold hos foretaket, men det betyr ikke at det ikke er behov for kontroller.

Foretaket opplyser at det vil vektlegge kontrollrutiner og påfølgende kontrolldokumentasjon vedrørende beste resultat og transaksjonsallokering (fair allocation) i en pågående prosess med oppdatering og utvidelse av ”Retningslinjer for ordreutførelse”. Når det gjelder omløpshastighet opplyser foretaket at de vil inkludere omløpshastighet i internkontrollrapportene men anfører at dette ikke utgjør noen vesentlig risiko for virksomheten i foretaket siden transaksjoner ikke genererer inntekter for foretaket. Finanstilsynet vil her presisere at det kan være at det vil gi fordeler for den enkelte forvalter/trader personlig, for eksempel i form av å motta goder fra meglerselskaper. Finanstilsynet tar foretakets tiltak til etterretning.

4. OPPSUMMERING

Som det følger av punktene ovenfor har Finanstilsynet i den foreløpige rapporten påpekt og stilt spørsmålstegn ved enkelte forfold etter det stedlige tilsynet. Foretaket har i sitt tilsvar redegjort for disse punktene og vil på enkelte punkter iverksette tiltak for å forbedre forholdet.

Finanstilsynet konkluderer med at foretaket har hatt et betydelig antall brudd i verdipapirfondene men at det fremstår som at foretaket har iverksatt tilstrekkelige tiltak for å forhindre brudd på bestemmelsene i verdipapirfondloven og verdipapirfondenes vedtekter fremover.

 

Kopi av dette brevet bes sendt ansvarlig revisor.

 

 

For Finanstilsynet

Eirik Bunæs
avdelingsdirektør

Geir Holen
seksjonssjef