Finanstilsynets konklusjon etter stedlig regnskapsførertilsyn Christiania Regnskapsbyrå AS

Saksbehandler: Tommy Bolsøy
Direkte tlf.: 22 93 98 80
Vår referanse: 10/11359
Arkivkode: 614.1
Dato: 05.07.2011

1. Bakgrunn

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt med virksomheten til Christiania Regnskapsbyrå AS 17. desember 2010, til Finanstilsynets foreløpige konklusjon datert 15. april 2011 hvor rapporten etter tilsynet var vedlagt samt til tilsvar i epost av 15. juni 2011. Finanstilsynet har avsluttet sine vurderinger etter tilsynet og oversender herved sin konklusjon.

Bakgrunnen for tilsynet var en innrapportering fra selskapets revisor som en følge av at revisjonen hadde avdekket brudd på selskapets plikter i forhold til bokførings – og regnskapsloven. Bruddene besto i at selskapet ikke oppfylte kravet til timeregistrering samt at årsberetning og årsregnskap ikke var avlagt innen gjeldende frister.

Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om autorisert regnskapsfører har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlov, forskrift og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også autorisert regnskapsførers arbeid i forhold til regnskapslov, bokføringslov og annen relevant lovgivning.

2. Regnskapsførers og regnskapsførerselskapets egne forhold

2.1 Årsregnskapet (tilsynsrapporten pkt. 1.3)
Finanstilsynet bemerker at årsregnskapene til selskapet for 2008 og 2009 er innsendt etter gjeldende frister for begge årene. Det bemerkes videre at årsberetningen ikke er datert, noe Finanstilsynet legger til grunn blir gjort fremover. Det vises til regnskapsloven § 8 – 2 første ledd hvor kravet om og tidspunkt for innsending fremgår. Finanstilsynet ser alvorlig på at regnskapsførerselskapets eget regnskap ikke blir innsendt rettidig, særlig når selskapet har autorisasjon som regnskapsførerselskap og skal bistå oppdragsgivere med rettidig og korrekt bokføring og rapportering. Det vises forøvrig til Finanstilsynets kommentarer under punkt 1 om bakgrunnen for tilsynet.

Finanstilsynet har notert seg at det i tilsvaret skyldes på revisor og uenighet om periodisering av inntekter vedrørende for sen innsendelse av årsregnskapet for 2009. Finanstilsynet legger til grunn at det er regnskapsførerforetakets ansvar å sørge for rettidig innsendelse av årsregnskapet.

2.2 Dokumentasjon av inntekter – faktureringsrutinen
Av fullmakten for ett av oppdragene fremkom det at det gis fullmakt fra oppdragsgiver for at regnskapstjenesten motregnes/viderefaktureres i oppgjøret som Christiania Taxi AS avregner ovenfor oppdragsgiver. Ut i fra denne fullmakten blir honoraret for regnskapstjenestene betalt over kredittoppgjøret hos Christiania Taxi AS. Videre blir så skyldig beløp overført til regnskapsbyrået hvor de får dekning for sine tjenester. Finanstilsynet ba om at regnskapsbyrået redegjorde for sin oppfatning, om hvorvidt denne måten å innordne faktureringen på er innenfor gjeldende bokføringsregelverk med hensyn til salgsdokumentets innhold.

Finanstilsynet tar regnskapsførerforetakets kommentarer i tilsvaret til etterretning og legger til grunn at det fremgår av fullmaktene fra oppdragsgiverne at det foretas avregninger i oppgjøret med Christiania Taxi AS vedrørende regnskapstjenestene.
 
 
3. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten beskrives regnskapsførerselskapets utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.   Tittel:
GRFS 0   Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1   Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

3.1 Oppdragsavtaler (tilsynsrapporten pkt. 3.1.1, 3.2.1 og 3.2.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 3 første ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3 at det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgiverne. Oppdragsavtalen skal angi hvilke regnskapsfunksjoner og andre oppdrag regnskapsførervirksomheten skal utføre for oppdragsgiver. I tillegg skal regnskapsførervirksomheten løpende påse at avtalen er dekkende.

Det ble under tilsynet opplyst at det er inngått skriftlig oppdragsavtale med samtlige oppdragsgivere. Oppdragsavtalene var ikke datert og dette ble også bekreftet ved gjennomgang av to enkeltoppdrag. Gjennomgående må alle oppdragsavtaler dateres, slik at det klart fremgår av avtalen fra hvilket tidspunkt den gjelder. For begge de kontrollerte oppdragene fremgikk det av punkt 2 i avtalene vedrørende oppdragets representanter at ansvarlig regnskapsfører var oppdragsgivers kontaktperson. Finanstilsynet legger til grunn at det må være en inkurie og at dette må endres til oppdragsgivers. De oppgaver som regnskapsførerforetaket skal utøve skal eksplisitt fremgå av punkt 1 om avtalens omfang.

Finanstilsynet legger til grunn at oppdragsavtalene blir gjennomgått jevnlig og oppdatert etter behov for å fange opp realitetene i avtalene. Oppdragsavtalene skal utformes etter gjeldende regnskapsførerregelverk, herunder være tilstrekkelig spesifisert og være dekkende for oppdragene.

Av tilsvaret fremkommer det at punkt 2 i oppdragsavtalene er blitt endret slik at oppdragsgivers navn er tatt inn.

3.2 Avstemminger og annen oppdragsdokumentasjon (tilsynsrapporten pkt. 3.1.4, 3.1.6,
  3.2.1 og 3.2.2) 
Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig dokumentasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve.

Når det gjelder lovkravet om skattetrekksmidler til å dekke opp til enhver tid skyldig forskuddstrekk, så var dette lovkravet ikke oppfylt ved utgangen av 2009 for de to kontrollerte oppdragene. For det ene oppdraget var det ikke opprettet en særskilt skattetrekkskonto for å dekke inn skyldig forskuddstrekk. Ifølge opplysninger under tilsynet fra autorisert regnskapsfører var dette heller ikke opprettet i 2010 til tross for at dette var tatt opp skriftlig fra regnskapsførers side. For det andre oppdraget var det ikke tilstrekkelig innsatte skattetrekksmidler til å dekke skyldig skattetrekk. Finanstilsynet minner om regnskapsførers plikt til å trekke seg fra oppdrag dersom en oppdragsgiver ikke innretter seg etter lover og regler og vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, jf. regnskapsførerforskriften § 3 – 1 tredje ledd.

Av tilsvaret fremkommer det at i løpet av våren 2011 er oppdragsgiverne blitt orientert om riktig bruk av skattetrekkskonto. Til høsten vil regnskapsfører gå kraftigere til verks hvor det vil bli forlangt bruk av skattetrekkskonto før årets slutt. Dersom dette ikke blir gjort vil regnskapsfører trekke seg fra oppdragene.

3.3 Kontroll av kontantomsetning (tilsynsrapporten pkt. 3.1.7, 3.2.1 og 3.2.2)
Det stedlige tilsynet avdekket at regnskapsførerselskapet har problemer med å få mange av oppdragsgiverne til å innrette seg etter de krav bokføringsloven og tilhørende forskrift stiller med hensyn til legitimasjon av kontantomsetningen. Basert på kontroll av to enkeltoppdrag stiller Finanstilsynet spørsmål ved innrettingen av regnskapsføringen, når det ikke er opprettet og blir benyttet en egen konto for kasse i den løpende regnskapsføringen. Bokføringslov og forskrift stiller krav til dokumentasjon av kontantsalg. Etter bokføringsloven § 7 siste ledd skal kontanttransaksjoner registreres daglig, med mindre det benyttes fast kasse. Det følger av bokføringsforskriftens § 8 – 2 – 2 at kontantomsetningen i taxinæringen skal dokumenteres ved hjelp av skiftlapper. For taxinæringen betyr dette, for at kontantomsetningen skal være tilfredstillende dokumentert, at det i tillegg til at det tas ut skiftlapper for hvert skift, må foretas en fysisk opptelling av kontantbeholdningen ved skiftets slutt, som sammenlignes med kontantomsetningen fra skiftet som fremkommer av skiftlappen. Denne avstemmingen må dokumenteres og eventuelle differanser forklares. Avstemmingen skal signeres av den sjåføren/eieren som har foretatt avstemmingen.

Finanstilsynet legger til grunn at regnskapsfører må ta opp forholdene skriftlig dersom nødvendig dokumentasjon ikke foreligger. Dersom oppdragsgiver fortsatt ikke innretter seg etter bokføringsloven og – forskriftens krav til tross for at regnskapsfører har tatt dette opp skriftlig, må regnskapsfører vurdere å frasi seg oppdraget, jf. regnskapsførerforskriften § 3 – 1 tredje ledd.

3.4  Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 3.1.9)
Det følger av hvitvaskingsloven § 4 andre ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009, som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått. 

Autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap har etter hvitvaskingsloven og hvitvaskingsforskriften:

• Plikt til å foreta identitetskontroll
• Plikt til å foreta nærmere undersøkelser ved mistanke om en transaksjon har tilknytning til utbytte fra en straffbar handling eller terrorfinansiering
• Rapporteringsplikt til Økokrim
• Plikt til å etablere interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, herunder opplæringstiltak
• Plikt til å foreta en risikobasert kundekontroll
• Plikt til å gjennomføre løpende oppfølging

Regnskapsførerselskapet hadde ikke på tilsynstidspunktet utarbeidet skriftlige interne rutiner vedrørende hvitvasking, men det har vært fokus på enkelte elementer av regelverket. Av tilsvaret fremkommer det at det er innført en rutine hvor alle deler av hvitvaskingsregelverket er tatt hensyn til i de rutinene som er utarbeidet.

3.5  Overtagelse av oppdrag fra annen regnskapsfører (tilsynsrapporten pkt. 3.1.2 )
Det fremgår av GRFS 0.2.2 at i forbindelse med etablering av et nytt oppdrag hvor oppdragsgiver har fått levert tilsvarende tjenester fra tidligere regnskapsførervirksomhet, skal det normalt bes om uttalelse om oppdragsforholdet fra denne. Dette gjelder selv om oppdraget ikke formelt er avsluttet. Oppdragsgiver skal orienteres om at en slik uttalelse innhentes.

Ifølge regnskapsførerforskriften § 3-1 annet ledd plikter tidligere regnskapsfører å gi opplysninger til ny regnskapsfører om forhold som tilsier at ny regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget
dersom ny regnskapsfører spør om dette. Det vises til taushetsplikten etter regnskapsførerloven § 10 første ledd ikke er til hinder for at tidligere regnskapsfører kan gi opplysninger og dokumentasjon når ny regnskapsfører spør om dette og det har betydning for regnskapsføreroppdraget. Unntaket for taushetsplikten fremgår av regnskapsførerloven § 10 tredje ledd.

Selskapet hadde ingen formalisert rutine for å kontakte tidligere regnskapsførere, selv om det muntlig under tilsynet ble orientert om at dette ble gjort. Selskapet må utarbeide en rutine som viser i hvilke tilfeller selskapet skal ta kontakt med tidligere regnskapsfører og hvordan denne kontakten skal dokumenteres. Finanstilsynet har notert seg at det i tilsvaret fremkommer at regnskapsførerselskapet vil gjennomføre dette i sine rutiner straks.

4. Finanstilsynets konklusjon

Finanstilsynet finner, på grunnlag av de forhold som er tatt opp ovenfor, å rette kritikk mot regnskapsførerselskapet. Finanstilsynet legger spesielt vekt på manglende dokumentasjon av kontantomsetning mv., herunder manglende bruk av kassekonto i regnskapet samt mangelfull oppfølging av opptelling og avstemming av kassebeholdningen og at manglene ikke er dokumentert tatt opp med oppdragsgiverne. For drosjenæringen er det sentralt at håndteringen av kontanter tilfredsstiller bokføringslovgivningens krav.

Finanstilsynet tar til etterretning at selskapet i sitt tilsvar har bekreftet at det er eller vil bli satt i verk rutiner på de områder hvor Finanstilsynet avdekket mangler ved det stedlige tilsynet. Finanstilsynet legger til grunn at rutinene blir etterlevd.

 

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
spesialrådgiver
        

Tommy Bolsøy
seniorrådgiver