Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Direkte tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse: 10/8290
Arkivkode: 614.1
Dato: 19.01.2011

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til rapport og foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 13. september 2010, som ble oversendt i brev datert 30. november 2010, samt brev fra Dem datert 13. desember 2010. 

Bakgrunnen for tilsynet var Finanstilsynets utvalg av autoriserte regnskapsførere som ikke er medlem av en bransjeorganisasjon som utfører kvalitetskontroller hos sine medlemmer.

Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om autorisert regnskapsfører har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, regnskapsførerforskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også autorisert regnskapsførers arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn flere mangler ved virksomheten. De har i brev datert 13. desember 2010 bekreftet at regnskapsførervirksomheten har endret rutiner og dokumentasjon i samsvar med lovgivningen.

2. Regnskapsførers egne forhold

2.1 Bruk av yrkestittelen (tilsynsrapporten pkt. 1.7)
Det fremgår av regnskapsførerloven § 1 tredje ledd at alle autoriserte regnskapsførere skal benytte yrkesbetegnelsen ”autorisert regnskapsfører”.

Finanstilsynet legger til grunn at det nå benyttes korrekt betegnelse på brevark, fakturaer og e-post.

2.2 Dokumentasjon av medgått tid (tilsynsrapporten pkt. 1.10)
Det følger av bokføringsforskriften § 8-4-1 at for bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal det for hver eier og hver ansatt dokumenteres medgåtte timer. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på det enkelte oppdrag. Bestemmelsene gjelder også der det er avtalt fast pris på oppdraget.

På tilsynstidspunktet ble ikke intern tid registrert. Finanstilsynet legger til grunn at rutinen nå er endret slik at det er i samsvar med de krav som stilles. 

3. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten datert 21. oktober 2010 beskrives virksomhetens utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.   Tittel:
GRFS 0             Allment om regnskapsføreroppdrag
GRFS 1             Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

3.1 Oppdragsavtaler (tilsynsrapporten pkt. 3.1.1)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3 at det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgiverne. Videre skal oppdragsavtalen angi hvilke regnskapsfunksjoner regnskapsførervirksomheten skal utføre for oppdragsgiver og regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at avtalen er dekkende.

Det ble under tilsynet avdekket at det ikke er spesifisert i avtalen hvilke regnskapsfunksjoner som skal utføres. Det er heller ikke noen angivelse for når funksjonene skal utføres.

Finanstilsynet legger til grunn at De nå har gjennomgått oppdragsavtalene og oppdatert disse.

3.2 Avstemminger og oppdragsdokumentasjon (tilsynsrapporten pkt.3.1.3, 3.1.5, 3.1.7 og 3.2.)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde.

Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.4 at ved hver periodiske regnskapsavslutning skal minimum følgende kontoer avstemmes:

a) kunde- og leverandørreskontro
b) bankkontoer
c) kasse
d) skyldig skattetrekk
e) oppgjørskonto merverdiavgift
f) skyldig arbeidsgiveravgift

Gjennomgangen av enkeltoppdrag under det stedlige tilsynet avdekket flere mangler i dokumentasjon for avstemmingene. Dette gjaldt spesielt for et av de kontrollerte oppdragene.

Finanstilsynet ser svært alvorlig på at autorisert regnskapsfører ikke har tilfredsstillende avstemmingsrutiner og forventer at De vil gjennomgå disse for å sikre at alle lovkrav oppfylles, herunder god regnskapsføringsskikk.

De anfører i Deres tilsvar at regnskapsførervirksomheten har endret rutinene for dokumentasjon. Finanstilsynet tar det til etterretning.
 

3.3 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 3.1.8)
Det følger av hvitvaskingslovens § 4 andre ledd nr 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009, som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått. 

Autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap har etter hvitvaskingsloven og hvitvaskingsforskriften:

• Plikt til å foreta identitetskontroll
• Plikt til å foreta nærmere undersøkelser ved mistanke om en transaksjon har tilknytning til utbytte fra en straffbar handling eller terrorfinansiering
• Rapporteringsplikt til Økokrim
• Plikt til å etablere interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, herunder opplæringstiltak
• Plikt til å foreta en risikobasert kundekontroll
• Plikt til å gjennomføre løpende oppfølging

Virksomheten har ikke utarbeidet skriftlige interne rutiner vedrørende hvitvasking. Det er heller ikke dokumentert at det er foretatt en risikobasert kundevurdering. 

Finanstilsynet ser alvorlig på at en autorisert regnskapsfører ikke setter seg inn i de lover og regler som gjelder for virksomheten og innretter seg etter disse.

4. Finanstilsynets konklusjon
Finanstilsynet finner, på grunnlag av de forhold som er tatt opp ovenfor, å rette kritikk mot noen av virksomhetens områder. Finanstilsynet ser svært alvorlig på foretakets manglende dokumentasjon av avstemminger og oppdragsdokumentasjon, herunder oppdragsavtalen. Finanstilsynet ser også alvorlig på at De ikke har innrettet virksomheten etter de krav som følger av hvitvaskingsregelverket.  

Finanstilsynet forutsetter at De har gjennomført tiltak og innrettet virksomheten i samsvar med lovens krav.

For Finanstilsynet

Kjersti Elvestad
seksjonssjef
        

Wenche Falch-Hennum
        seniorrådgiver