Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Accountor Bærum AS

Saksbehandler: Tommy Bolsøy
Direkte tlf.: 22 93 98 80
Vår referanse: 11/4500
Arkivkode: 614.1
Dato: 31.10.2011

1. INNLEDNING OG BAKGRUNN

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt med Kvestor Bærum AS (endret firmanavn i september 2011 til Accountor Bærum AS) den 11. mai 2011, og til foreløpig merknadsbrev datert 13. september 2011. Tilsvar til Finanstilsynets foreløpige merknader er mottatt i brev datert 11. oktober 2011. Tilsynet er et ledd i tilsynet med Accountorgruppen, der tre selskaper ble valgt ut for nærmere kontroll. Finanstilsynet har avsluttet sine vurderinger etter tilsynet og oversender med dette endelige merknader etter tilsynet.

Det vises til finanstilsynslovens § 3 som blant annet fastslår at tilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte. Accountorkonsernet har svært mange regnskapsføringsoppdrag og det er helt sentralt for å sikre kvaliteten på alle oppdrag regnskapsførerselskapet påtar seg, at retningslinjer og rutiner som er etablert er forsvarlige og at de etterleves.

Det følger av § 3 i forskrift om risikostyring og internkontroll at det er styret i det enkelte selskap som skal påse at foretaket har hensiktsmessige systemer for risikostyring og internkontroll. Finanstilsynet har gjennomgått den dokumentasjonen som selskapet har utarbeidet vedrørende sine risikostyrings – og internkontrollrutiner og som ble behandlet i et styremøte i Accountor Bærum AS den 30. desember 2010. Finanstilsynet har funnet det hensiktsmessig å samle sine synspunkter fra denne gjennomgangen og tilsvarende gjennomgang i Accountor Oslo AS og Accountor Trondheim AS og i første omgang vil synspunktene bli tatt opp i et brev til Accountor AS.

Vedrørende dataløsninger og sikkerhet vises det til at Finanstilsynet i forbindelse med tilsynene i Accountorselskapene har hatt en egen gjennomgang med IT ansvarlig i Accountorgruppen. Her ble Accountorgruppens IT systemer og rutiner i forhold til sikkerhet, back-up etc. gjennomgått. Siden Accountorgruppen har en felles IT-plattform og systemløsning vil resultatene fra ovennevnte gjennomgang bli rapportert til Accountor AS. Det forutsettes imidlertid at eventuelle svakheter som ble avdekket i IT-gjennomgangen, blir kommunisert til samtlige selskap som inngår i Accountorgruppen.

2. FAKTISKE FORHOLD OG FINANSTILSYNETS VURDERING

2.1 Rapport etter tilsynet
I rapporten, datert 29. august 2011, som fulgte vedlagt Finanstilsynets foreløpige merknader, beskrives selskapets utøvelse av regnskapsføreroppdrag, og om det har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i henhold til regnskapsførerlov- og forskrift, herunder god regnskapsføringsskikk, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. Den rettslige standarden ”god regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.:   Tittel:
GRFS 0   Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1   Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til disse standardene.

2.2 Gjennomgang av regnskapsføringsvirksomheten

2.2.1 Oppdragsavtaler (tilsynsrapporten punkt 3.1.1)
Finanstilsynet viser til regnskapsførerloven § 3 første ledd, hvor det fremgår at oppdragsavtale skal inngås med samtlige oppdragsgivere, og at avtalen skal underskrives av begge parter. Det vises videre til regnskapsførerloven § 6 annet ledd hvor fremgår at det skal utpekes en bestemt autorisert regnskapsfører som ansvarlig regnskapsfører på oppdraget, og at dette skal fremgå av oppdragsavtalen.

På tilsynstidspunktet  ble det opplyst at selskapet manglet oppdragsavtale med fire av de ca. 190 oppdragsgiverne. Av tilsvaret fremgår det at selskapet nå har oppdragsavtale med alle nåværende oppdragsgivere.

Selskapet har 8 uteoppdrag, men det fremkom ikke av informasjon gitt under tilsynet at oppdragsavtalene reflekterte at det var uteoppdrag. Dette skal fremgå av avtalen og det skal også fremgå om det er oppdragsgiver eller regnskapsførerselskapet som er ansvarlig for sikkerhetskopiering. Av tilsvaret fremkommer det at det som manglet ved tilsynet var spesifikasjon på uteoppdrag for en oppdragsgiver og spesifikasjon på tre oppdrag om at oppdragsgiver var ansvarlig for IKT, egne økonomisystemer og sikkerhetskopiering. Dette er innhentet som tillegg til oppdragsavtalene etter tilsynet. I tillegg påpekes det i tilsvaret at selskapet ikke har vært flink nok til løpende å oppdatere avtaler gjennom året, og at rutinene knyttet til dette vil bli gjennomgått etter de foretatte omstruktureringer i Accontorgrupperingen. Finanstilsynet tar selskapets redegjørelse til etterretning.

Finanstilsynet viser til GRFS 0.3.4 hvor det fremgår at det løpende skal foretas en oppdatering av avtalene i de tilfeller det er endringer i oppdraget.

2.2.2 Intern kvalitetskontroll (tilsynsrapporten punkt 3.1.8)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke – autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1.6.3.

Den interne kvalitetskontrollen gjennomføres løpende gjennom året og ved regnskapsårets utgang. I forbindelse med Finanstilsynets gjennomgang ble det fremlagt 3 eksempler på gjennomføring av kvalitetskontroll på enkeltoppdrag for gjennomføring av uautorisert medarbeideres arbeid. Skjemaene som ble fremlagt ble benevnt "Autorisasjonskontroll" og er en sjekkliste for autorisert regnskapsførers gjennomgang av oppdraget. I skjemaet fremkommer det kontrollspørsmål knyttet til oppdragsavtale, kundeperm og kontroll av løpende oppdrag og årsoppgjør. Det ble gitt orientering om at for rutinerte medarbeidere tilsa rutinene kontroll en gang pr. år for hver oppdragsgiver, mens det for nye medarbeidere ble gjennomført to kontroller pr. år for hver oppdragsgiver.

Etter Finanstilsynets oppfatning må det komme klarere frem i skjemaene hvilken regnskapsperiode det utføres kvalitetskontroll for. Slik det nå fremstår er det satt en dato for når kvalitetskontrollen utføres av oppdragsansvarlig, uten at det blir konkretisert for hvilken periode kontrollen har vært utført. Skjemaet er en del av Accountorgruppens overordnede kvalitetskontroll og etter Finanstilsynets vurdering er det behov for å endre retningslinjene på dette punkt.

I tilsvaret fremkommer det at selskapet tar til etterretning at det må komme klarere frem i skjemaene hvilken regnskapsperiode det utføres kvalitetskontroll for. Det bekreftes også at skjemaene blir endret før kontroller blir utført i november 2011. Finanstilsynet tar dette til etterretning.

3. FINANSTILSYNETS MERKNADER

Det stedlige tilsynet viste at det i Accountor Bærum AS synes å være iverksatt rutiner som sikrer at regnskapsføringen skjer på en forsvarlig måte og i samsvar med de krav som følger av regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk samt forskrift om risikostyring og internkontroll. Finanstilsynet konstaterer imidlertid at inngåelse og nødvendig oppdatering og tilpasninger av oppdragsavtaler dels har vært mangelfulle. Rutinene rundt den interne kvalitetskontrollen må ytterligere strammes inn, ved at det klart fremkommer i det aktuelle skjemaet for hvilken regnskapsperiode kvalitetskontrollen blir utført.

Selskapet har i tilsvaret til Finanstilsynets foreløpige merknader redegjort for de tiltak som er satt i verk på de områder hvor Finanstilsynet konstaterte svakheter under tilsynet, og tar til etterretning at selskapet i sitt videre arbeid vil sørge for at de rutiner og tiltak som er beskrevet i bl.a. tilsvaret etterleves.

 

 

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
spesialrådgiver      

Tommy Bolsøy
seniorrådgiver