Merknader - Endelig rapport Nilsen Brokers Re AS

Styret i Nilsen Brokers RE AS

Postboks 459

1327 LYSAKER

 

Dato :14.02.2011

SAKSBEHANDLER:
Hege M. Bogstrand 
VÅR REFERANSE:
10/9341
DIR. TEL:
22 93 99 72
 

 

 

Merknader - endelig rapport

Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn i forsikringsmeglerforetaket Nilsen Brokers Re AS (NB Re) 11. november 2010, Finanstilsynets foreløpige rapport av 1. desember 2010 og styrets svar 31. januar 2011.

Under tilsynet fokuserte Finanstilsynet særlig på strategi, risikostyring og internkontroll. Med utgangspunkt i foreløpig rapport og styrets tilbakemelding på denne ønsker Finanstilsynet å gi følgende kommentarer:

1. Eierforhold. Strategi og overordnede retningslinjer.

Eierforhold
Foretaket opplyste at all forretning er overført fra Nilsen Brokers AS (NB) til Nilsen Brokers Re AS (NB Re). Finanstilsynet har mottatt skriftlig bekreftelse fra foretakets revisor om at det pr. 27. januar 2011 ikke er innestående midler på klientkonto tilhørende Nilsen Brokers AS og at det ikke er bokført klientansvar i NBs regnskap.

Oslo Marine Consulting AS (OMC) er fortsatt oppført som forsikringsmegler i Finanstilsynets konsesjonsregister. Styret bekrefter at hele OMCs portefølje er overført til NB Re. Finanstilsynet tar dette til etterretning og avventer en formell opphørsmelding fra OMC inklusive en skriftlig bekreftelse fra foretakets revisor om at det ikke er innestående midler på klientkonto tilhørende OMC og at det ikke er bokført klientansvar i OMCs regnskap.

Strategi
Finanstilsynets ba i foreløpig rapport styret vurdere å utarbeide et eget dokument med fastsatte mål, strategi og overordnede retningslinjer for virksomheten. Finanstilsynet registrerer at NB Re planlegger et strategimøte i løpet av våren 2011, og merker seg at NB Re vil oversende Finanstilsynet referat fra styremøtet i mars 2011 hvor strategi er tema. Styret har bedt daglig leder legge frem for styrebehandling et strategidokument inklusive fastsatte mål og overordnede retningslinjer for virksomheten. Finanstilsynet merker seg at strategi fortsatt vil være et fast punkt i fremtidige styremøter.

2. Organisering og ansvarsforhold

Organisasjon
Finanstilsynet ba i foreløpig rapport om foretakets kommentarer til sårbarhet ved midlertidig fravær av nøkkelpersonell og om behovet for tiltak for å redusere sårbarheten. Finanstilsynet tar til etterretning at NB Re har utarbeidet en stedfortrederplan, for planlagt og ikke planlagt fravær, hvor hver funksjon er dekket opp med to stedfortredere.

Fullmaktsstruktur
Finanstilsynet ser det som betryggende at forsikringsformidlere stiller krav til mer enn én signatur for å kunne utbetale fra klientkonti, og merker seg at NB Re har gjennomført dette kravet for alle sine forretningsområder.

Styret opplyser at NB Re nå har utarbeidet skriftlige retningslinjer for hvilke fullmakter som gjelder for selve formidlingsvirksomheten. Finanstilsynet merker seg dette og mener at skriftlige fullmakter reduserer risikoen for at ansatte ikke følger fullmaktene, f.eks. som følge av misforståelser eller uklarhet.

Stillingsbeskrivelser
Etter Finanstilsynets syn bør en stillingsbeskrivelse for daglig leder sammen med styreinstruks være egnet til å avklare ansvarsfordelingen mellom daglig leder og styret, og det bør klart fremgå hvilke oppgaver daglig leder har. Finanstilsynet noterer seg at NB Re har utarbeidet en ny mer omfattende stillingsbeskrivelse for daglig leder.

Egnethet
Finanstilsynet har merket seg at NB Re med virkning fra 1.1.2010 har etablert krav til dokumentert vandel av forsikringsmegler og assisterende forsikringsmegler, men finner det kritikkverdig at dette ikke har vært på plass tidligere. Finanstilsynet tar til etterretning at NB Re har etablert en ny ansettelsesrutine med standard søknadsskjema. Finanstilsynet gjør oppmerksom på at kravet til politiattest og bekreftelse fra konkursregisteret kun gjelder meglere, assisterende meglere og daglig leder, jf. forsikringsformidlingsloven § 3-3.
 
Forsikringer
Forsikringsmeglere er pliktig å sende gyldige forsikringsbevis hvert år til Finanstilsynet, for egen ansvars- og underslagsforsikring, jf. forsikringsformidlingsloven kapittel 4. Finanstilsynet har ikke mottatt forsikringsbevis for lovpålagt ansvars- og underslagsforsikring i 2009 fra NB Re. Finanstilsynet merker seg at NB Re har etablert en rutine for årlig innsendelse av de nevnte forsikringsbevis.

3. Uavhengighet. Sårbarhet.

Provisjonsforbudet
Finanstilsynet har lagt opp til en spesifisering av driftsinntektene i årsrapporteringen som en oppfølging av provisjonsforbudet. Det er derfor viktig at forsikringsmeglere er nøye med å splitte opp driftsinntektene i hva som betales av forsikringskunder og hva som betales av forsikringsselskaper. Finanstilsynet tar til etterretning at skillet vil fremkomme i fremtidige rapporter til Finanstilsynet.

4. Utvelgelse og kontroll av forsikringsgivere.

Etter Finanstilsynets oppfatning bør forsikringsmeglere ha skriftlige retningslinjer for utvelgelse, oppfølging og kontroll av forsikringsgivere, herunder styrets rolle i prosessen. Ved tilsynet hadde ikke NB Re fullstendig dokumenterte retningslinjer for de nevnte forhold. Finanstilsynet har merket seg at NB Re nå har dokumentert sikkerhetsprosedyrer for utvelgelse og kontroll av forsikringsgivere.

5. Informasjonsplikt.

Forsikringsmeglere skal informere kundene om hvilket register de er oppført i, og hvordan dette kan kontrolleres, jf. forsikringsformidlingsforskriften § 3-1 nr. 2. Finanstilsynet har merket seg at NB Re nå i avtalevilkårene opplyser sine kunder om at de er registrert hos Finanstilsynet og hvilken internettadresse virksomhetsregisteret har.

Finanstilsynet gjør oppmerksom på at forsikringsformidler har samme informasjonsplikt overfor alle forsikringsmeglerkunder, også i forbindelse med formidling av forsikring definert som ”sjørelatert”. Det er kun gjenforsikring som ikke er omfattet av informasjonsplikten i forsikringsformidlingsforskriftens kapittel 3. Finanstilsynet merker seg at NB Re endrer sine rutiner for formidling av sjørelaterte forsikringer. Endringen innebærer at NB Re for all formidling av direkte forsikring før inngåelse av forsikringsavtale og ved endring/fornyelse av avtalen, vil informere kunder om størrelsen på den provisjon og/eller annet vederlag som NB Re krever fra oppdragsgiver.

Selv om formidling av sjøforsikring i hovedsak er unntatt fra provisjonsforbudet, er megling av alle typer direkte forsikring omfattet av samme informasjonsplikt også opplysninger om størrelsen på provisjonen (meglerhonoraret), jf. forsikringsformidlingsforskriften kapittel 3. Etter Finanstilsynets syn er det ikke tilstrekkelig å gi opplysninger om at meglerprovisjon er inkludert i premien og hvilken prosentsats den utgjør, meglerhonoraret bør fremkomme som et beløp. Finanstilsynet tar til etterretning at NB Re endrer rutinene slik at samtlige kunder vil bli tydelig informert om det nominelle meglerhonoraret.

Under inspeksjonen fremkom det at NB Re ikke informerer kundene om Klagenemnda for forsikrings- og gjenforsikringsmeglingsvirksomhet, jf. informasjonsplikten i forsikringsformidlingsforskriften § 3-1 første ledd nr. 8. Finanstilsynet merker seg at dette nå fremkommer av NB Res standard avtalevilkår for kunder.

Finanstilsynet påpekte under inspeksjonen at Finanstilsynet ikke har en autorisasjonsordning, men formelt registrerer forsikringsformidlingsforetak. Finanstilsynet tar til etterretning at NB Re i sin kundedokumentasjon har erstattet ”Autorisert av Finanstilsynet” med “Registrert hos Finanstilsynet”.

6. Risikostyring og internkontroll.

Under det stedlige tilsynet fikk Finanstilsynet det inntrykk at risikostyring og internkontroll er noe foretaket er opptatt av. Imidlertid påpekte Finanstilsynet vesentlige og kritikkverdige mangler ved det formelle og ved den praktiske gjennomføringen av risikostyringen og internkontrollen slik den skal være etter risikostyringsforskriften.

Finanstilsynet ser av oversendt internkontrollplan, signert av styret 27.12.2010, at styret har fastsatt prinsipper for risikostyring og internkontroll for foretaket som helhet og innenfor hvert enkelt virksomhetsområde, jf. risikostyringsforskriften § 3 pkt. 4.

Finanstilsynet merker seg også at internkontrollplanen fastsetter prinsipper for risikostyring og internkontroll med en arbeidsdeling mellom styret og daglig leder.
 
Risikoanalyser
NB Re utarbeidet høsten 2010 for første gang en skriftlig risikoanalyse. Finanstilsynet påpekte at analysen manglet en tydelig identifisering av den enkelte risiko. NB Re opplyser at de årlige risikorapportene, nevnt i internkontrollplanen, vil være risikoanalyser i forhold til operasjonelle funksjoner innenfor hvert enkelt risikoområde og således bidra til identifisering av den enkelte risiko. Internkontrollplanen skal være et supplement til NB Res risikoregister og tiltakspolicy. Finanstilsynet har merket seg dette.

Finanstilsynet tar til etterretning at styret er fornøyd med foretakets implementerte risikostyrings- og internkontrollprosedyrer.

Interne retningslinjer og rutiner
Inspeksjonen avdekket at NB Re manglet en rutinebeskrivelse for gjenforsikringsmegling. Finanstilsynet merker seg at NB Re vil etablere en rutinebeskrivelse for gjenforsikringsmegling så snart det er praktisk mulig.

Daglig leders to siste årlige rapporteringer til styret
Daglig leder har ikke tidligere utarbeidet årlige risikorapporter til styret, jf. risikostyringsforskriften § 8. Finanstilsynet tar NB Res redegjørelse om styrebehandling av internkontrollrapport for 2010 til etterretning.

 
Uavhengig bekreftelse fra revisor
Finanstilsynet fikk opplyst i forbindelse med inspeksjonen, at revisor ikke tidligere har utarbeidet årlige bekreftelser om foretakets risikostyring og internkontroll, jf. risikostyringsforskriftens § 10. Finanstilsynet ser av kopi av styreprotokoll av 11. januar 2011 at revisors uavhengige bekreftelse for 2010 nå foreligger.

***

Finanstilsynet ber om at merknader – endelige rapport sendes ekstern revisor.
Finanstilsynet ber om å få tilsendt kopi av protokoll fra styremøte der merknader – endelig rapport ble behandlet.

 

For Finanstilsynet

Runa K. Sæther
seksjonssjef

        Hege M. Bogstrand
        seniorrådgiver