Merknader - endelig rapport Proff Regnskap AS

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Direkte tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse: 11/1893
Arkivkode: 614.1
Dato: 20.06.2011

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til tilsynsrapport og foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 9. mars 2011, som ble oversendt i brev datert 4. mai 2011, samt brev fra Dem datert 30. mai 2011.

Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet Proff Regnskap AS og de autoriserte regnskapsførerne Tor Forbord og Bjørn Øien. Bakgrunnen for tilsynet var at det etter stedlig tilsyn i 2008 ble varslet oppfølgingstilsyn på grunn av sterk kritikk av regnskapsførervirksomheten på daværende tidspunkt.

Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om autorisert regnskapsfører har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, -forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også autorisert regnskapsførers arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn enkelte mangler ved måten selskapet hadde innrettet sin virksomhet på. De har i brev datert 30. mai 2011 bekreftet at regnskapsførerselskapet arbeider med å innrette seg i forhold til de påpekte mangler og svakheter. Finanstilsynet er innforstått med at det har vært en omorganisering i selskapet.

2. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten datert 19. april 2011 beskrives regnskapsførerselskapets utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.                           Tittel:
GRFS 0                                    Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1                                    Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

2.1 Fullmakter
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.4 at det skal foreligge skriftlige fullmakter dersom regnskapsførervirksomheten skal ivareta oppdragsgivers fullmaktsavhengige interesser.

Det ble under tilsynet avdekket at det ikke foreligger tilfredsstillende fullmakt for disponering av oppdragsgiveres bankkontoer.

Finanstilsynet forutsetter at forholdet er brakt i orden.

2.2 Kvalitetskontroll
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.3.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig.

Det var på tilsynstidspunktet ikke foretatt noen kvalitetskontroller for regnskapsåret 2010. Det ble opplyst under tilsynet at selskapet hadde vært gjennom en prosess hvor rutiner og nye arbeidsverktøy er blitt innført.

Finanstilsynet ser alvorlig på at kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere ikke er utført og dokumentert, og forutsetter at det nå gjennomføres kvalitetskontroll som gir tilstrekkelig sikkerhet for at alt arbeid som utføres av regnskapsførerselskapet blir gjennomført og dokumentert på en tilfredsstillende måte.

Det anføres i tilsvaret at selskapet har innført rutine for kvalitetskontroll som skal utføres løpende gjennom året, samt i forbindelse med årsoppgjøret. Finanstilsynet legger til grunn at det nå foreligger tilfredsstillende rutiner for kvalitetskontroll.

2.3 Avstemminger
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Nødvendige spesifikasjoner til avstemmingene skal oppbevares hos regnskapsførervirksomheten. Det følger videre av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriftens kapitler 6 og 8 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres og hva som anses for å være dokumentasjon for balansepostene. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde.

Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.4 at ved hver periodiske regnskapsavslutning skal minimum følgende kontoer avstemmes:

a) kunde- og leverandørreskontro
b) bankkontoer
c) kasse
d) skyldig skattetrekk
e) oppgjørskonto merverdiavgift
f) skyldig arbeidsgiveravgift

Det følger videre av bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd at bokføringspliktige med kontantsalg skal telle kassabeholdningen daglig og sammenholde denne med kontantsalget. Det skal videre fremkomme hvem som har foretatt opptellingen og differanser skal forklares. Avstemmingen skal dokumenteres.

Gjennomgangen av to enkeltoppdrag under det stedlige tilsynet avdekket enkelte mangler i avstemmingsdokumentasjonen, det vises til tidligere tilsendte tilsynsrapport.

Det fremgår av tilsvaret at selskapet har gjennomgått sine rutiner i forhold til dokumentasjon. Finanstilsynet legger det til grunn. 

2.4 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 3.1.7)
Det følger av hvitvaskingslovens § 4 andre ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009, som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått. 

Autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap har etter hvitvaskingsloven og hvitvaskingsforskriften:

• Plikt til å foreta identitetskontroll
• Plikt til å foreta nærmere undersøkelser ved mistanke om en transaksjon har tilknytning til utbytte fra en      
   straffbar handling eller terrorfinansiering
• Rapporteringsplikt til Økokrim
• Plikt til å etablere interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, herunder opplæringstiltak
• Plikt til å foreta en risikobasert kundekontroll
• Plikt til å gjennomføre løpende oppfølging

Regnskapsførerselskapet hadde på tilsynstidspunktet ikke utarbeidet skriftlige interne rutiner vedrørende hvitvasking, og heller ikke formelt utpekt en hvitvaskingsansvarlig.

Finanstilsynet legger til grunn at forholdet nå er brakt i orden. 

3. Finanstilsynets konklusjon

Finanstilsynet ser alvorlig på at tilfredsstillende rutiner for kvalitetskontroll ikke var godt nok implementert på tilsynstidspunktet. Vedrørende oppfyllelse av kravene i hvitvaskingsregelverket må rutiner innarbeides, jf. pkt. 2.4. ovenfor.

Finanstilsynet forutsetter at de tiltak regnskapsførerselskapet har redegjort for, nå er i funksjon.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
spesialrådgiver

        Wenche Falch-Hennum
        spesialrådgiver