Merknader - endelig rapport Vekstra Ringsaker BA

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Dir.tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse: 11/9509
Arkivkode: 614.1
Dato: 15.03.2012

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til tilsynsrapport og foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 17. oktober 2011, som ble oversendt i brev datert 20. desember 2011. Finanstilsynet har mottatt tilsvar fra Dem i e-post mottatt 3. februar 2012.

Tilsynet omfattet de autoriserte regnskapsførerne Tor Egil Ludvigsen, Ellen Camilla Owe, Jon Ola Rogstad og Johan Huuse, samt det autoriserte regnskapsførerselskapet Vekstra Ringsaker BA. Bakgrunnen for tilsynet var Finanstilsynets prioritering av de største selskapene / grupperingene i bransjen.

Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om regnskapsførerselskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, -forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag ble også autoriserte regnskapsføreres arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning kontrollert.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn enkelte mangler ved måten selskapet hadde innrettet sin virksomhet på. De har i tilsvaret bekreftet at regnskapsførerselskapet har satt i verk tiltak for å innrette seg i forhold til de påpekte mangler og svakheter.

2. Regnskapsførerselskapets egne forhold

2.1 Selskapets likviditet
Skattebetalingsloven § 10-30 første ledd angir at merverdiavgift for en periode forfaller til betaling samme dag som det skal leveres omsetningsoppgave til avgiftsmyndighetene etter merverdiavgiftsloven § 15-8.

Det ble opplyst under tilsynet at selskapet var på etterskudd med betaling av merverdiavgift for 4. termin 2011. Daglig leder opplyste at selskapet i flere år har slitt med underskudd som følge av lav faktureringsgrad, ujevn utfakturering og tap på kundefordringer, samt for dårlige rutiner med innkreving av fordringer.

Finanstilsynet ser alvorlig på at regnskapsførerselskapet ikke har innrettet virksomheten på en måte som innebærer at offentlige avgifter betales rettidig. For et selskap som fører regnskap for andre og som skal påse at oppdragsgiverne følger lover og regler, er det et ekstra ansvar for selv å overholde regelverket.

Det er anført i tilsvaret at selskapet har lagt om sine fakturerings- og oppfølgingsrutiner i forhold til kundefordringer. Videre er det anført at daglig leder har tett kontakt med selskapets styre vedrørende den likviditetsmessige situasjonen og mulige tiltak for å styrke denne.

Finanstilsynet legger til grunn at selskapet følger forholdet rundt likviditeten på en tilfredsstillende måte og iverksetter ytterligere tiltak dersom det skulle være nødvendig.

3. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag  
I tilsynsrapporten datert 2. desember 2011 beskrives regnskapsførerselskapets utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.                                                          Tittel:
GRFS 0                                             Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1                                             Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

3.1 Oppdragsavtaler
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3 at det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgiverne. Videre skal oppdragsavtalen angi hvilke regnskapsfunksjoner regnskapsførervirksomheten skal utføre for oppdragsgiver, og regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at avtalen er dekkende.

Det ble opplyst under tilsynet at det ikke forelå skriftlig oppdragsavtale med enkelte av oppdragsgiverne. Videre fremsto loggføringen i oppdragsjournalen i administrasjonsverktøyet som noe ustrukturert, med hensyn til hvilke oppdragsgivere som hadde signerte oppdragsavtaler og ikke.

Det fremgår av tilsvaret at en rutineendring i administrasjonsverktøyet var årsaken til at loggføringen i oppdragsjournalen ikke samsvarte for de to kontrollerte år. Videre fremgår det at selskapet har innført rutiner for ajourhold av oppdragsavtalene og at alle oppdragsansvarlige er blitt informert om de nye rutinene.

Finanstilsynet legger til grunn at forholdet er brakt i orden.

3.2 Oppdragsdokumentasjon og avstemminger
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger videre av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde. Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og forsvarlig av regnskapsførervirksomheten i samsvar med regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.4.

Gjennomgangen av fire enkeltoppdrag under det stedlige tilsynet avdekket enkelte mangler i dokumentasjon for avstemmingene.

Det fremgår av tilsvaret at selskapet skal ha et møte med sine ansatte vedrørende avstemmingsrutiner og oppdragsdokumentasjon. Kvalitetsleder i Vekstra har ansvaret for å gå gjennom rutinene med selskapet.  Videre fremgår det at selskapet har en pågående prosess med en av sine systemleverandører for å få på plass en modul som sikrer at anleggsregister kan avstemmes på en tilfredsstillende måte.

Finanstilsynet tar opplysningene til etterretning og legger til grunn at selskapet gjennomgår sine avstemmingsrutiner slik at disse oppfyller alle lovkrav, herunder god regnskapsføringsskikk.

3.3 Kvalitetskontroll
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen kan variere etter en vurdering av medarbeiders kompetanse, kapasitet og erfaring. Kontrollen kan derfor kunne bestå av stikkprøver. Selv om omfanget av kontrollen kan variere, er det ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig.

Det ble opplyst under tilsynet at medarbeidernes kompetanse og erfaring var vurdert og at kvalitetskontrollen varierte med dette. Ved gjennomgang av enkeltoppdrag ble det avdekket at kvalitetskontroll kun har blitt utført en gang årlig, samt at kontrollen var blitt utført forholdsvis lang tid etter at årsregnskapet var ferdigstilt. Videre forelå det ingen dokumentasjon av vurderingene rundt omfanget av kontrollene.

Det fremgår av tilsvaret at selskapet har innført nye rutiner for kvalitetskontroll og dokumentasjon av denne. Finanstilsynet legger til grunn at det nå foreligger tilfredsstillende rutiner på området.

4. Finanstilsynets konklusjon
Finanstilsynet finner, på grunnlag av de forhold som er tatt opp ovenfor, at selskapet ikke har hatt tilfredsstillende rutiner på enkelte sentrale områder. Finanstilsynet legger spesielt vekt på manglende betaling av merverdiavgift, manglende utarbeidelse og dokumentasjon av avstemminger, samt at rutiner rundt kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere ikke fullt ut har vært tilfredsstillende.

Finanstilsynet legger til grunn at i et autorisert regnskapsførerselskap med flere autoriserte regnskapsførere og flere ansatte, skulle det vært iverksatt rutiner for samtlige av de forhold som er omtalt i dette merknadsbrevet og i tidligere tilsendte rapport på et tidligere tidspunkt. Det var videre forventet at rutinene ble etterlevd. Finanstilsynet er imidlertid innforstått med at selskapet har vært i en prosess for å endre og iverksette nødvendige rutiner.

Finanstilsynet forutsetter at de tiltak regnskapsførerselskapet har redegjort for, nå er i funksjon.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver

Wenche Falch-Hennum
spesialrådgiver