Endelige merknader fra tematilsyn depotmottakers kontrollforpliktelser Skandinaviska Enskilda Banken AB (publ) Oslofilialen

SAKSBEHANDLER:
Leif Roar Johansen/Hege Bach Hande

VÅR REFERANSE:
13/1286

DATO:
11.11.2013

Endelige merknader fra tematilsyn depotmottakers kontrollforpliktelser

1 INNLEDNING

Som en del av et tematilsyn med depotmottakernes kontrollforpliktelser gjennomførte Finanstilsynet stedlig tilsyn hos Skandinaviska Enskilda Banken AB (publ) Oslofilialen (SEB) i Oslo 11. mars 2013. Under det stedlige tilsynet ble det ført samtaler med Head of GTS Banks & Financial Institutions Rune Eriksen, Head of Trustee Services Jessica Marshall, Trustee Service Specialist Kristin Berglöf, Product Manager Johan Lundgren, Business Manager Børge Skovli, Head of Group Compliance Norway Frede Aas Rognlien og Compliance Officer Peggy Bunæs. Fra Finanstilsynet deltok tilsynsrådgiver Leif Roar Johansen, seniorrådgiver Jon Ivar Sjåberg og seniorrådgiver Hege Bach Hande.

Formålet med tematilsynet var å gjennomgå depotmottakers oppfyllelse av kontrollforpliktelsene etter verdipapirfondloven (vpfl.) § 10-1 (3), samt vpfl. § 7-6 (1) hva angår spesialfond, og Finanstilsynets rundskriv 12/2006.

SEB mottok foreløpig rapport fra tematilsynet ved brev av 30. mai 2013 (Rapporten), og har gitt kommentarer til Rapporten i brev av 28. juni 2013 (Tilsvaret).

2 ORGANISERING OG RESSURSER

2.1 Depotmottakerfunksjonen i SEB
Under tematilsynet opplyste SEB at depotmottakerfunksjonen til SEB i Norge formelt er underlagt forretningsområdet GTS Banks and Financial Institutions og ledes av Rune Eriksen. Samtlige operative og administrative oppgaver, herunder kontrollfunksjonen, forestås imidlertid av SEB i Sverige. Kontrollfunksjonen i Sverige ledes av Jessica Marshall og det er Kristin Berglöf som i hovedsak er ansvarlig for kontroll av de norske fondene. Det fremgår av dokumentasjonen som SEB har fremlagt at det er i underkant av et halvt årsverk knyttet til depotmottakers kontrollfunksjon av norske fond.

SEB var på tidspunktet for det stedlige tilsynet depotmottaker for fire norske verdipapirfond, forvaltet av tre forvaltningsselskaper.

2.2 Faktisk ledelse
Etter verdipapirfondforskriften (vpff.) § 10-1 (2) skal faktisk leder av depotmottakervirksomheten ha ført en hederlig vandel og ha relevant erfaring i forhold til den type verdipapirfond som skal administreres. Depotmottaker plikter å melde fra til Finanstilsynet om endringer i ledelsen, jf. vpfl. § 10-3 (3). Finanstilsynet skal vurdere hvorvidt egnethetskravene anses oppfylt, jf. vpff. § 10-1 (1) og (4). Finanstilsynet legger til grunn at egnethetskravene gjelder for den som har det operative ansvaret for, og faktisk leder depotmottakervirksomheten.

Finanstilsynet har ikke mottatt melding om egnethetsvurdering av faktisk leder av SEBs depotmottakervirksomhet. SEB har derfor ingen faktisk leder for depotmottakervirksomheten som er egnethetsvurdert av Finanstilsynet. SEB beklager i Tilsvaret at det ikke er sendt søknad om godkjenning av faktisk leder, og informerer om at søknad vil sendes straks oppdatert politiattest er mottatt.

Finanstilsynet vil understreke viktigheten av at filialen har en faktisk leder av depotmottakervirksomheten som tilfredsstiller kravet til relevant erfaring. Denne personen skal ha det reelle ansvaret, og faktisk lede depotmottakervirksomheten fra filialen. Finanstilsynet forutsetter at SEB snarlig oversender dokumentasjon om den personen som skal være faktisk leder for depotmottakervirksomheten i filialen.

2.3 Organisering av depotmottakervirksomheten
Det følger av vpfl. § 10-3 (1) at depotmottaker skal være kredittinstitusjon med vedtektsfestet hjemsted i en EØS-stat, og etablert i Norge, jf. også 2009/65/EF (UCITS-direktivet) art. 23 (1).

SEB har organisert depotmottakerfunksjonen slik at alle de operative og administrative oppgavene utføres av en sentral enhet i Stockholm, Trustee Services Sverige, på vegne av GTS Banks Norge / Trustee Services Norge.

Det var Finanstilsynets foreløpige vurdering at kravene til tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i filialen ikke var betryggende ivaretatt gjennom Rune Eriksens formelle rolle som daglig leder for depotmottakerfunksjonen. Finanstilsynet stilte også spørsmål ved om det drives depotmottakervirksomhet gjennom filialen.

SEB skriver i Tilsvaret at den organisatoriske modellen, hvoretter alt praktisk arbeid utføres i Stockholm, etter SEBs oppfatning er betryggende så vel faglig som ressursmessig. Fordelingen av oppgaver er slik at det i Oslo forestås kunderelatert virksomhet og salg av verdipapirtjenester mens det i Stockholm/Riga besørges oppgjør mv. for alle typer kunder som kjøper slike tjenester. I Sverige er det lagt til grunn at det er konsernet SEB AB publ som har tillatelse fra Finansinspektionen til å være depotmottaker, og ikke den avdeling som faktisk er tillagt kontrollfunksjonene isolert sett. SEB anfører at tilsvarende må legges til grunn for virksomheten i Oslo, dvs. at det er konsernets faglige og operasjonelle kompetanse og ressurser som helhet som må vurderes.
  
Etter UCITS-direktivet (2009/65/EC) art. 23 (1) skal depotmottaker «either have its registered office or be established in the UCITS home Member State». Direktivkravet er gjennomført i vpfl. § 10-3 (1) som krever at depotmottaker skal være kredittinstitusjon med vedtektsfestet hjemsted i en EØS-stat og etablert i Norge. Dersom kredittinstitusjonen ikke har vedtektsfestet hjemsted i Norge, må depotmottakervirksomheten forestås gjennom en norsk filial. Kravet om etablering i fondenes hjemland forstås slik at depotmottakertjenester må utføres fra filialen. Det sentrale er at depotmottakers nærhet til fondene sikres gjennom krav om etablering og faktisk tilstedeværelse i det land verdipapirfondene er etablert. På denne måten legges det til rette for at depotmottakerfunksjonen generelt sett kan utøves mest mulig effektivt hensyntatt nasjonal lovgivning. Kravet har også en sammenheng med muligheten til å føre et effektivt tilsyn med virksomheten.

Det forutsettes at filialen har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å ivareta depotmottakerfunksjonen på en betryggende måte. Dette gir en viss fleksibilitet til blant annet å kunne trekke på ekspertise og ressurser, herunder tekniske systemer, i andre deler av organisasjonen. Kravet til lokal kapasitet og kompetanse ble blant annet satt som en forutsetning i SEB Asset Management AS´ tillatelse til å benytte SEB som depotmottaker, jf. tillatelse til å drive verdipapirfondsforvaltning datert 2. juni 2006.

Finanstilsynet kan ikke se at de salgs- og kunderelaterte oppgaver som utføres fra filialen er oppgaver som inngår som del av de kontroll- og oppbevaringsplikter som tilligger depotmottaker etter verdipapirfondloven. Finanstilsynet legger til grunn at all operativ depotmottakervirksomhet utføres utenfor den norske filialen. En slik organisering av virksomheten anses ikke å være i samsvar med kravene i verdipapirfondloven og de forutsetninger som ble satt i SEB Asset Management AS´ tillatelse til å benytte SEB som depotmottaker. For at SEB skal kunne yte depotmottakertjenester til norsketablerte verdipapirfond, må operativ virksomhet og reell ledelse av depotmottakertjenesten foregå fra den norske filialen.

3 KONTROLLRUTINER/PLAN; KONTROLLNIVÅ/RISIKOVURDERING

Det følger av vpfl. § 10-1 (3) hvilke kontrollforpliktelser depotmottaker har. Videre følger det av Finanstilsynets rundskriv 12/2006 at depotmottakers egne risikovurderinger skal ligge til grunn for omfang og frekvens av depotmottakers kontroller.

SEB har etablert en rutine for vurdering av forvaltningsselskaper før eventuell inngåelse av nye depotmottakeravtaler, og har en rutine for en mer omfattende kontroll med verdipapirfond med "hedgefond-egenskaper". SEB har vurdert det slik at ingen av de norske fondene er særlig avanserte, og de er derfor underlagt det normale kontrollnivået, som betyr at fondene kontrolleres to ganger i året. Finanstilsynets foreløpige vurdering var at kontrollnivået på de aktuelle fondene syntes lavt, og SEB ble bedt om å redegjøre for sitt valg av omfang og frekvens for kontrollene.

SEB har anført at de aktuelle fond har et slikt risikonivå at de kontroller som gjennomføres er tilstrekkelige, og viser til den generelle risikovurderingen SEB har for alle sine kunder internasjonalt.

Dersom valg av kontrollfrekvens kun er basert på hvorvidt fondene har "hedgefond-egenskaper" eller ikke, vil dette etter Finanstilsynets vurdering nødvendiggjøre en høy frekvens og grundighet på kontrollene for å sikre at kontrollbehovet dekker ethvert fond i risikoklassen. Fond uten "hedgefond-egenskaper" vil kunne innbefatte fond med svært forskjellige egenskaper, og hvor det vil kunne være behov for et høyt kontrollnivå. SEB er depotmottaker for et fåtall norske verdipapirfond. Enkelte av forvaltningsselskapene er nyetablerte og/eller små aktører med begrensede egne kontrollressurser. Finanstilsynet stiller spørsmål ved hvorvidt det på denne bakgrunn er forsvarlig med et så lavt kontrollnivå. Finanstilsynet finner det kritikkverdig at SEB ikke har en høyere frekvens på kontrollene når det ikke foreligger dokumentasjon på en risikovurdering som legitimerer et så lavt kontrollnivå.

SEB opplyser at det i forbindelse med implementering av AIFMD vil bli foretatt en ny gjennomgang av kontrollfrekvensene i relasjon til ulike typer instrumenter og fond.

Finanstilsynet stilte i foreløpig rapport også spørsmål ved det forhold at stikkprøvekontroller alltid ble gjennomført på dato for månedsslutt. Finanstilsynets vurdering er at kvaliteten på kontrollen forringes av at den gjennomføres på forutsigbare datoer.

I følge Tilsvaret oppfatter SEB det slik at kontroller med vilkårlig valgte månedsskifter tilfredsstiller Finanstilsynets anbefaling om at kontrollene skjer på et, for forvaltningsselskapet, ukjent tidspunkt. Selv om det ikke er kjent for forvaltningsselskapet hvilken månedsslutt det blir foretatt kontroll på, ser Finanstilsynet likevel at det systematisk vil være lange perioder innenfor en måned der det ikke vil gjennomføres kontroll.

4 RAPPORTERING

Det følger av Finanstilsynets rundskriv 12/2006 at brudd som depotmottaker avdekker skal rapporteres til forvaltningsselskapet så raskt som mulig. En oversikt over forvaltningsselskap som depotmottaker har rapportert brudd til, skal sendes til Finanstilsynet senest 20 dager etter kvartalsslutt. Depotmottaker bør også gi melding til Finanstilsynet dersom depotmottaker vurderer at kvaliteten på forvaltningsselskapets kontrollrutiner og system ikke er tilfredsstillende.

Finanstilsynet mottok ikke rapporter fra SEB i 2012. Finanstilsynet stilte under tematilsynet spørsmål ved om ikke enkelte av de brudd som fremgår av dets korrespondanse med forvaltningsselskapene burde ha vært rapportert til Finanstilsynet. Konstaterte brudd skal rapporteres uavhengig av størrelse. Finanstilsynet ba i foreløpig rapport SEB om å rapportere konstaterte brudd til Finanstilsynet uavhengig av bruddenes størrelse.

I følge Tilsvaret vil SEB for fremtiden rapportere konstaterte brudd uavhengig av bruddenes størrelse og forvaltningsselskapenes gjennomførte korrigeringer. Finanstilsynet tar dette til etterretning.

5 OPPSUMMERING OG VIDERE OPPFØLGING

Depotmottaker har en sentral funksjon i kontrollkjeden knyttet til verdipapirfondsforvaltning. At kontrollene utføres med tilstrekkelig hyppighet, kvalitet og omfang er svært viktig for å sikre at andelseiernes interesser ivaretas i tråd med lovens intensjon.

Finanstilsynet finner det kritikkverdig at SEB har lagt til grunn et så lavt kontrollnivå for fondene uten at det kan dokumenteres at det er gjennomført en risikovurdering som legitimerer et slikt lavt kontrollnivå. Videre er det Finanstilsynets vurdering at stikkprøvekontroller på vilkårlig valgte månedsskifter forringer kvaliteten på kontrollene.

Finanstilsynet ser alvorlig på at SEB ikke har en godkjent faktisk leder for den norske depotmottakervirksomheten. Finanstilsynet ber om at SEB snarlig oversender relevant dokumentasjon om den personen som skal ha det operative ansvaret og være faktisk leder for depotmottakervirksomheten i den norske filialen.

Finanstilsynet ser også alvorlig på at all operativ depotmottakervirksomhet knyttet til de norske fondene er lagt til SEBs sentrale enhet i Stockholm. En slik organisering av virksomheten anses verken å være i samsvar med kravene i verdipapirfondloven og verdipapirfondforskriften, eller forutsetningene for den initielle godkjenning av SEB som depotmottaker for norske verdipapirfond.

Finanstilsynet legger til grunn at faktisk (operativ) ledelse av depotmottakervirksomheten må forestås fra filialen slik at det sikres tilstrekkelig nærhet til fondene. Med hensyn til oppfyllelsen av kontrollforpliktelsene må det være tilstrekkelig kompetanse og ressurser i filialen til at det kan foretas kvalitative risikovurderinger knyttet til det enkelte fond, vurderinger og fastleggelse av premissene for det konkrete kontrollarbeidet og til gjennomføring av kontroller. Hvorvidt det er tilstrekkelig kompetanse og ressurser i filialen vil for øvrig bero på en konkret helhetsvurdering av hvordan depotmottakerfunksjonen er organisert.

Finanstilsynet ber om en tilbakemelding på hvorvidt SEB, i lys av det som fremgår av merknadene her, vil gjøre endringer i organiseringen av depotmottakervirksomheten. Det bes i så fall om en detaljert plan for organisering og ledelse av virksomheten, herunder hvilke funksjoner og oppgaver som vil forestås fra filialen i Norge. En slik tilbakemelding bes gitt innen 6. desember 2013.

For Finanstilsynet

Anne Merethe Bellamy
direktør
                                                                       Britt Hjellegjerde
                                                                       seksjonssjef