Foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn

Vold Regnskap AS

Saksbehandler: Jo-Kolbjørn Hamborg
Dir. tlf.: 22 93 99 06
Vår referanse: 12/9861
Dato: 25.03.2013 

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 19. november 2012 og til vedlagte tilsynsrapport datert 25. mars 2013. Tilsynet omfattet de autoriserte regnskapsførerne [navn på de autoriserte fjernet i publisert brev] og det autoriserte regnskapsførerselskapet Vold Regnskap AS.  

Tilsynet er oppfølgning av stedlig tilsyn avholdt 7. september 2011. Finanstilsynet rettet etter dette tilsynet sterk kritikk mot mangelfulle rutiner og til måten oppdrag var gjennomført og dokumentert. 

Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om regnskapsførerselskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, -forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også autoriserte regnskapsføreres arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

Finanstilsynet fant under sitt nye stedlige tilsyn fortsatt vesentlige mangler ved virksomheten. Dette er forhold Finanstilsynet forutsetter straks blir rettet opp i.

2. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I vedlagte tilsynsrapport datert 25. mars 2013 beskrives regnskapsførerselskapets utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

2.1 Fullmakter (tilsynsrapporten pkt. 3.1.1 og 3.2.1)

Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.4 at det skal foreligge skriftlige fullmakter dersom regnskapsførervirksomheten skal ivareta oppdragsgivers fullmaktsavhengige interesser.

For ett av oppdragene som ble valgt ut for kontroll og som det leveres offentlige oppgaver for, forelå det ikke underskrift fra oppdragsgiver på fullmakt til å levere offentlige oppgaver via AltInn.

Forholdet indikerer at det ikke er innhentet fullmakter for oppgavelevering fra alle oppdragsgiverne dette er aktuelt for. Finanstilsynet forventer at forholdet bringes i orden.

2.2 Oppdragsdokumentasjon og avstemminger (tilsynsrapporten pkt. 3.1.4, 3.1.5 og 3.2)

2.2.1 Generelt om avstemminger og dokumentasjon
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva dokumentasjonen for oppdraget skal inneholde. Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og forsvarlig av regnskapsførervirksomheten i samsvar med regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.4.

Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.4 at ved hver periodiske regnskapsavslutning skal minimum følgende kontoer avstemmes:

a) kunde- og leverandørreskontro
b) bankkontoer
c) kasse
d) skyldig skattetrekk
e) oppgjørskonto merverdiavgift
f) skyldig arbeidsgiveravgift

Gjennomgangen av fire enkeltoppdrag under tilsynet avdekket at det fortsatt er mangler i rutiner for å gjennomføre avstemminger og å dokumentere disse.

Finanstilsynet ser svært alvorlig på at regnskapsførerselskapet fortsatt ikke har innført rutiner som tilfredsstiller kravene til dokumentasjon. Finanstilsynet forventer at regnskapsførerselskapets avstemmings- og arkiveringsrutiner straks gjennomgås for å sikre at disse oppfyller alle lovkrav, herunder god regnskapsføringsskikk.

2.2.2 Kvalitetskontroll (tilsynsrapporten pkt. 3.1.7)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.3.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig.

Det forelå fortsatt ingen (ferdig) skriftlig rutine hos regnskapsførerselskapet som viste hva som skal gjennomgås i forbindelse med intern kvalitetskontroll. Den kvalitetskontroll som var utført, tilfredsstiller ikke minimumskravene og er ikke alltid dokumentert. Regnskapsførerselskapet har tre autoriserte regnskapsførere som skal være oppdragsansvarlige for alle oppdrag i selskapet.

Finanstilsynet ser alvorlig på at kontrollen av uautoriserte medarbeidere ikke er gjennomført og dokumentert godt nok. Finanstilsynet forutsetter at det snarest blir utarbeidet skriftlige rutiner for kvalitetskontroll som gir tilstrekkelig sikkerhet for at alt arbeid som utføres av regnskapsførerselskapet blir gjennomført og dokumentert på en tilfredsstillende måte.

3. Finanstilsynets foreløpige konklusjon

Finanstilsynet finner, på grunnlag av de forhold som er tatt opp ovenfor, på ny å rette sterk kritikk mot regnskapsførerselskapet. Finanstilsynet legger spesielt vekt på manglende utarbeidelse og dokumentasjon av avstemminger, samt manglende kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere.

Finanstilsynet legger til grunn at i et autorisert regnskapsførerselskap med flere autoriserte regnskapsførere og flere ansatte, skulle det vært iverksatt rutiner for samtlige av de forhold som er omtalt i dette merknadsbrevet og i vedlagte rapport. Det var videre forventet at disse rutinene var innført og ble etterlevd, siden dette er forhold som ble tatt opp av Finanstilsynet etter tilsyn i 2011.

Finanstilsynet sin oppfatning er at det foreligger både grove og gjentatte brudd på regnskapsførers plikter, og har derfor vurdert om autorisasjonen som regnskapsførerselskap og/eller regnskapsfører skal kalles tilbake. Etter en konkret vurdering har Finanstilsynet kommet til at dette ikke skal skje nå. I vurderingen legger Finanstilsynet vekt på at det til tross for de alvorlige manglene som er påpekt, har skjedd forbedringer siden forrige tilsyn.

Finanstilsynet forventer at selskapet umiddelbart setter i verk tiltak slik at rutinene sikrer at lovens krav blir oppfylt. Det gjøres oppmerksom at det kan bli foretatt nytt tilsyn hos selskapet. Skulle forholdene ikke da være brakt i orden, vil Finanstilsynet måtte vurdere å iverksette særlige tiltak.

Kommentarer til Finanstilsynets tilsynsrapport og foreløpige merknader må sendes Finanstilsynet innen 19. april 2013.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver 

 Jo-Kolbjørn Hamborg
 spesialrådgiver

Vedlegg: Rapport etter stedlig tilsyn [Dokumentet er unntatt offentlighet og blir ikke publisert]