Foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn

Comwire Distribusjon AS

Saksbehandler: Jo-Kolbjørn Hamborg
Dir.tlf.: 22 93 99 06
Vår referanse 12/9860
Dato 18.03.2013

 1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn 20. november 2012. Vedlagt følger egen rapport som beskriver gjennomføringen av tilsynet.

Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet og de autoriserte regnskapsførerne [navn på personer tatt ut av publisert versjon av brevet].

Bakgrunn for tilsynet er at regnskapsførerselskapet er innrapportert til Finanstilsynet av Skatt Vest, og senere også av bostyrer for konkursboene etter to foretak Skatt Vest har hatt bokettersyn i og som er grunnlag for deres innrapportering. Forholdene er imidlertid ikke blitt gjennomgått nærmere i sammenheng med tilsynet. Dette fordi regnskapsførerselskapet har fått nye aksjonærer, nytt styre, ny daglig leder og nye ansvarlige autoriserte regnskapsførere siden forholdene som ga grunnlag for innrapporteringen skjedde. Regnskapsførerselskapet har også innført nye systemer, retningslinjer og rutiner. Ved tilsynet er det derfor heller tatt utgangspunkt i virksomheten slik den da ble drevet.

Det stedlige tilsynets formål var å vurdere om selskapet hadde etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, -forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også regnskapsførerselskapets arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

2. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I vedlagt tilsynsrapport beskrives regnskapsførerforetakets utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerloven og -forskriften, herunder god regnskapsføringsskikk, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet.

Selskapet har i 2012 innført nye systemer og rutiner, et arbeid som ikke var avsluttet da tilsynet ble avholdt. Gjennomgang av selskapets retningslinjer og rutiner ved tilsynet indikerte at det tidligere har vært en del svakheter og mangler, jf. også innrapportering fra Skatt Vest som omtalt over, men at det meste av dette da allerede hadde blitt tatt hensyn til og var rettet opp.

Forhold som ble avdekket ved tilsynet og som kan gi fortsatt grunnlag for endringer i/vurdering av rutinene, er:

- Oppdragsavtalene skal være gjennomgått i 2012. Ved tilsynet ble det likevel funnet avtaler der utpekt, ansvarlig autoriserte regnskapsfører ikke var oppdatert etter at det i 2012 var utpekt nye ansvarlige autoriserte regnskapsførere på oppdragene.

Det til regnskapsførerloven § 6 annet ledd, om at utpekt, ansvarlig autorisert regnskapsfører på oppdraget skal fremgå av oppdragsavtalen.

- Regnskapsførerselskapet hadde ikke opprettet logg for registrering av innlevering og utlevering av dokumentasjon.

Det vises til regnskapsføringsloven § 2 annet ledd og god regnskapsføringsskikk om bokføring og årsoppgjør (GRFS 1) punkt 1.2.3.3, om kravene til å opprette slik logg som nevnt.

- Det er avdekket en del mangler ved dokumentasjon av oppdragene. Dette synes i noe grad å ha sammenheng med at alle nye rutiner i regnskapsførerselskapet ikke var fullt innarbeidet da tilsynet ble avholdt. Det synes imidlertid ikke å være en fast rutine for å innhente underskrifter på varetellingslister mv. Driftsmiddelkartotek, beregning av avskrivninger og skatter mv. var ikke alltid innhentet i tilfellene hvor revisor har bistått med teknisk avslutning av regnskapet og utarbeidelse av årsregnskap og ligningsoppgaver.

Regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.3.5 og 1.3.3 krever at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Dokumentasjonen skal være tilstrekkelig til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. I bokføringsforskriften gir kapittel 6 ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres.

- For ett av regnskapsføreroppdragene som ble kontrollert under tilsynet ble det konstatert uttak i strid med aksjeloven § 8-7. Videre hadde egen skattetrekkskonto ikke blitt benyttet i samsvar med skattebetalongslovens krav. Det kunne ikke ses at forholdene er blitt tatt opp skriftlig med oppdragsgiver.

Det følger av regnskapsførerforskriften § 3-1 siste ledd at regnskapsfører skal si fra seg oppdrag dersom oppdragsgivere vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at regnskapsfører ikke har mulighet til å oppfylle sin avtalte oppgave ved lovbestemt rapportering. Av regnskapsførerforskriften § 3-2 første ledd fremgår det blant annet at regnskapsfører skal kunne legge frem kopi av brev og annen korrespondanse med oppdragsgiver der regnskapsfører har påpekt feil eller mangler.

- Ved gjennomgang av regnskapsføreroppdrag kunne det synes som om regnskapsførerselskapet ikke har retningslinjer og noe fast rutine for å periodisere regnskapsposter gjennom året.

Regnskapsførerselskapet bør gjennomgå sine rutiner for å periodisere regnskapsposter gjennom regnskapsåret, for å sikre at kravene etter god regnskapsføringsskikk tilfredsstilles. Det vises til regnskapsførerloven § 2 annet ledd og GRFS 1 punkt 1.4.

Regnskapsførerselskapet må innarbeide rutiner som sikrer at oppdragsgiveres brudd på lover og forskrifter følges opp på forsvarlig måte, og at dette dokumenteres.

Det vises ellers til kommentarer i rapporten.

3. Finanstilsynets foreløpige konklusjon

Det var utarbeidet rutiner for de fleste sentrale forhold som autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskaper plikter å følge. Ved blant annet gjennomgang av enkeltoppdrag ble det konstatert at disse i de vesentligste synes å bli etterlevd, selv om en del nye rutiner ikke var innført fullt ut på alle regnskapsføreroppdrag da tilsynet ble avholdt. På noen områder fremstod det fremdeles å være enkelte mangler ved rutinene. Det vises til kommentarer over om oppdragsavtaler som ikke var oppdatert om utpekt, ansvarlig regnskapsfører, manglende loggføring av innlevering og utlevering av bilag/dokumentasjon, mangelfull dokumentasjon av oppdrag og spesielt der revisor har bistått med tekniske avslutning av oppdragsgivers regnskap, og at lovbrudd ikke er tatt opp med oppdragsgiver på tilfredsstillende måte skriftlig.

Finanstilsynet ber om regnskapsførerselskapets kommentarer til foreløpige merknader og vedlagte rapport innen 12. april 2013.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver

 Jo-Kolbjørn Hamborg
 spesialrådgiver

Vedlegg: Rapport etter stedlig regnskapsførertilsyn [rapporten er unntatt offentlighet og publiseres ikke]