Merknader - endelig rapport Østfold Forsikringsmegling AS

Styret i Østfold Forsikringsmegling AS
Strandgata 9
1724 SARPSBORG
 

VÅR REFERANSE

12/13200

Dato: 29.04.2013

Merknader - endelig rapport

Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn i forsikringsmeglerforetaket Østfold Forsikringsmegling AS (ØFM) 17. januar 2013, Finanstilsynets foreløpige rapport av 27. februar 2013 og styrets svar 15. mars 2013.

Finanstilsynet har følgende kommentarer etter det stedlige tilsynet.

1 Strategi og overordnede retningslinjer.

1.1. Eierforhold
Aksjene i ØFM er fordelt på styremedlemmer, ansatte og ØFM. Ingen av styremedlemmene er ansatt i foretaket.

1.2. Strategi og overordnede retningslinjer.
Finanstilsynet merker seg at "Strategidokument Østfold Forsikringsmegling mot 2016" skal styrebehandles i mai 2013. 

2 Organisering og ansvarsforhold.

2.1. Organisasjon. Fullmakter. Stillingsbeskrivelser.
ØFM har fire ansatte, to meglere og to porteføljeforvaltere. ØFM bekreftet under inspeksjonen at foretaket i den årlige rapporteringen til Finanstilsynet gjennom Altinn feilaktig oppga å ha fire meglere i 2011. Finanstilsynet merker seg at styret innskjerper at innrapporteringen er korrekt og at korrekt rapport er sendt inn for 2012.

Finanstilsynet mener at det klart skal fremgå av en arbeidsavtale hvilken funksjon den enkelte ansatte har. Finanstilsynet merker seg at ny arbeidsavtale for daglig leder er utarbeidet.

2.2. Ressurser og kompetanse.
Under inspeksjonen stilte Finanstilsynet spørsmål ved om utkontrakteringsavtalene sikrer Finanstilsynet tilgang til opplysninger fra og tilsyn med virksomheten der Finanstilsynet finner det nødvendig. Videre om ØFM i avtalene har sikret seg egen rett til innsyn og kontroll med den utkontrakterte virksomheten. Finanstilsynet merker seg at ØFM har oppdatert sine utkontrakteringsavtaler i henhold til risikostyringsforskriften § 5 om tilsyn fra Finanstilsynet og ØFM med utkontraktert virksomhet.

3 Uavhengighet. Sårbarhet.

3.1. Uavhengighet.
Et forsikringsmeglingsforetak har ikke adgang til å motta provisjon eller annen godtgjørelse for forsikringsformidlingen fra forsikringsgiver, jf. forsikringsformidlingsloven § 5-2a. Provisjonsforbudet er sentralt for forsikringsmeglingsforetakets stilling som uavhengig mellomledd. Finanstilsynet tar til etterretning at ØFM har utvidet dokumentet "Etiske regler og retningslinjer for ØFM" med følgende sitat: " Ikke motta annen godtgjørelse enn den som er avtalt mellom ØFM og oppdragsgiver. Dvs. at ØFM ikke mottar noen form for inntekt/provisjon fra leverandører direkte".

3.2. Provisjonsforbudet.
ØFM fakturer kundene direkte for formidlingsoppdragene med ett unntak. Det gjelder en samarbeidsavtale meglerforetaket har med en elektrikerkjede, hvor ØFM mottar momsbelagt honorar fra forsikringsagenten for å ta seg av tilbudsdelen overfor kjeden. Etter Finanstilsynets vurdering er avtalen med agenten i strid med provisjonsforbudet i forsikringsformidlingsloven § 5-2a, 2. ledd. Finanstilsynet legger til grunn at honoraret er knyttet til størrelsen på formidlet premie og at det gir megler insentiver til å formidle premie til agenten. Finanstilsynet merker seg at provisjonsavtalen med agenten er avsluttet.

Finanstilsynet viser til brev av 15. mars 2013 fra styret i Østfold Forsikringsmegling AS vedrørende den tidligere avtalen med Protector Forsikring AS. Samarbeidsavtalen var ikke under vurdering under tilsynet av ØFM da den allerede var avviklet. Finanstilsynet har besvart ØFMs nevnte brev i et eget brev.

4 Klientmidler.

Forsikringspremiene betales med ett unntak ikke via ØFM, men direkte av kundene til forsikringsselskapene/forsikringsagentene. Unntaket gjelder en avtale med 12 kommuner om et forsikringssamarbeid hvor ØFM håndterer klientmidlene. Det er kun daglig leder som har disposisjonsrett over klientkontoen i henhold til instruks fra styringsgruppa for det kommunale samarbeidet.

Fra og med 2012 innførte Finanstilsynet at revisor skal attestere gjennom Altinn dersom et foretak ikke behandler klientmidler. Tidligere var skjemaet i Altinn (KRT-1010) kun til bruk for de forsikringsformidlingsforetak som behandler klientmidler. Revisor rapporterte til Finanstilsynet pr. 30.6.2012 at ØFM ikke behandler klientmidler.

Forsikringsmeglerforetaket har i alle årsrapportene via Altinn siden 2007 rapportert at foretaket behandler klientmidler og revisor har helt frem til første halvår 2012 levert revisorerklæring om foretakets klientmiddelbehandling. Finanstilsynet registrerer at revisor fra og med 2008 i hver rapport oppgir null i beløp på klientkontoen. Revisor forklarer dette med at han i 2008 henvendte seg til Kredittilsynet og fikk bekreftet at en kontoordning ikke er en klientkonto. Finanstilsynets bekreftelse til revisor må blant annet ses i lys av at forsikringsselskapers håndtering av midler knyttet til kontoordninger ikke er regnet som klientmiddelhåndtering. 

Finanstilsynet legger etter en nærmere vurdering til grunn at kontoordningens midler må anses som klientmidler. Forsikringsformidlingsloven og forskriftens regler om klientmidler kommer etter Finanstilsynets vurdering likevel ikke til anvendelse fordi det ikke er tale om klientmidler som håndteres som ledd i utøvelsen av et meglingsoppdrag. Finanstilsynet har på denne bakgrunn ikke merknader til at foretaket ikke reiste innsigelser til revisors rapportering.  Finanstilsynet presiserer for orden skyld samtidig at kravet til god meglerskikk må anses å gjelde for hele virksomheten til meglerforetaket, herunder foretakets håndtering av klientmidler knyttet til kontoordninger.

5 Informasjonsplikt.

Finanstilsynet tok opp under tilsynet at ØFM på egen nettside og i rapporteringen til Finanstilsynet i enkelte tilfeller oppgir forsikringsagentforetak som forsikringsselskap. Finanstilsynet tar til etterretning at nettsiden vil bli korrigert og at ØFM i fremtidig rapportering til Finanstilsynet vil skille mellom forsikringsselskap og forsikringsagentforetak.

Finanstilsynet har gjennomgått forsikringsdokumentasjonen for to større kunder med hensyn på informasjonsplikten i forsikringsformidlingsforskriftens kap. 3 og forsikringsavtaleloven kap. 2 og 11. Opplysninger om ØFMs registeroppføring og om utenrettslige klageordninger manglet. Finanstilsynet merker seg at ØFM har utarbeidet et dokument som legges ved som tilleggsdokumentasjon til kundene med blant annet opplysninger om ØFMs registeroppføring og om utenrettslige klageordninger. Finanstilsynet gjør oppmerksom på at Forsikringsklagekontoret og Forsikringsklagenemnda ble erstattet av Finansklagenemnda fra 1. juli 2010. Finanstilsynet legger til grunn at ØFM i forsikringsdokumentasjonen erstatter "Forsikringsklagekontoret" med "Finansklagenemnda".

6 Risikostyring og internkontroll.

ØFM har i forkant av tilsynet levert en kort risikoanalyse for 2012 og ett udatert lengre dokument som tar for seg risikovurdering av ansatte, CRM og system, økonomi og likviditet. Foretaket har ikke utarbeidet skriftlige vurderinger av internkontrollen. Det skal minst én gang årlig foretas en gjennomgang av vesentlige risikoer og en oppsummerende vurdering av om internkontrollen har vært gjennomført på en tilfredsstillende måte, jf. risikostyringsforskriften § 6, § 7 og § 8. Finanstilsynet merker seg at styret vil påse at risikoanalysene blir datert og at risikoanalysene vil bli tatt opp i styremøtet i forbindelse med årsmøtet. Finanstilsynet legger til grunn at ØFM for fremtiden årlig vil utarbeide en oppsummerende vurdering av om risikostyringen og internkontrollen har vært gjennomført på en tilfredsstillende måte.

Finanstilsynet tok opp at risikoanalysene mangler tiltak for flere av risikoene. Finanstilsynet merker seg at ØFM skjematisk har utarbeidet en risikovurdering hvor vesentlige risikoer er tydelig identifisert med tilhørende konsekvenser og tiltak for å redusere risikoen. Risikovurderingen er styrebehandlet og vedtatt.

Daglig leder skal minst én gang årlig, utarbeide en samlet vurdering av risikosituasjonen som skal forelegges styret til behandling, jf. forskriften § 8. Daglig leder har utarbeidet en rapport til styret for 2012 "Risikostyring og internkontroll". Det er ikke tidligere utarbeidet en slik rapport til styret. Finanstilsynet merker seg at styret bekrefter at rutinen vil bli etablert. Daglig leders rapport for 2012 er etter Finanstilsynets oppfatning en rapport fra daglig leder om hvordan ØFM skal oppfylle risikostyringsforskriftens krav. Dokumentet sier ikke noe om foretakets risikosituasjon. Finanstilsynet legger til grunn at daglig leder i fremtidige rapporter vil fokusere på foretakets risikosituasjon.

Revisors uavhengige bekreftelse, jf. risikostyringsforskriftenes § 10, foreligger for 2012. Finanstilsynet tok opp at styret ikke tidligere har bedt revisor utarbeide en uavhengig bekreftelse. Finanstilsynet merker seg at styret har sørget for at avtalen med revisor er oppdatert med "uavhengig bekreftelse av foretakets risikostyring og internkontrollgjennomgang" som en av revisors oppgaver/plikter.

I forkant av inspeksjonen ba Finanstilsynet om kopi av korrespondanse med ansvarlig revisor de seneste 2 år. I og med at ØFM ikke har bedt revisor utarbeide en uavhengig bekreftelse hadde Finanstilsynet forventet at det ble sendt nummererte brev fra revisor som tok opp denne mangelen. Finanstilsynet merker seg at styret bekrefter at det ikke er mottatt nummererte brev og at styret har oppfattet det slik at revisor dermed ikke har hatt noe å påpeke.

Finanstilsynet merker seg at foretaket er i gang med å etablere og dokumentere et system for risikostyring og internkontroll. Finanstilsynet legger til grunn at styret påser at risikostyringsforskriftens krav til prosesser og dokumentasjon er oppfylt i løpet av første halvdel av 2013.

 

For Finanstilsynet

 

Runa K. Sæther
seksjonssjef

Hege M. Bogstrand
seniorrådgiver