Endelig rapport - merknader Bergvall Marine AS

Bergvall Marine AS
Fjordalléen 16
0250 OSLO
 

VÅR REFERANSE 
14/8157

 23.01.2015

 

Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn i Bergvall Marine AS 15. oktober 2014, Finanstilsynets foreløpige rapport 24. november 2014 og styrets svar 13. januar 2015.

Etter det stedlige tilsynet har Finanstilsynet følgende merknader:

1. Eierforhold og strategi

Bergvall Marine AS (Bergvall) ble etablert i 2008. Fra 17. desember 2013 er Bergvall eid av Arthur J. Gallagher (Norway) Holding AS (Gallagher).

Bergvall er forsikringsmeglingsforetak innen marine- og energiforsikring. Selskapet har kunder og forsikringsgivere i mange land. Selskapet har en uttalt strategi om å jobbe meget tett med kunden som en trusted advisor som bistår med mer enn bare å megle kundens forsikringer. Selskapet har ikke tidligere utarbeidet en skriftlig strategi. Finanstilsynet tar til etterretning at styret i styremøte 5. januar 2015 godkjente selskapets strategidokument for 2015-2017.

2. Organisering og ansvarsforhold

2.1 Organisering og fullmakter
Bergvall har en flat organisasjonsstruktur hvor alle rapporterer til daglig leder. Finanstilsynet merker seg at meglernes fullmakter er spesifisert i selskapets internkontrollmanual og at det er gjort enkelte forbedringer i fullmaktsmatrisen.

Finanstilsynet tar til etterretning at styret har utnevnt en stedfortreder for daglig leder.

2.2. Utkontraktering
Selskapet har utkontrakteringsavtaler for enkelte tjenester. Av risikostyringsforskriften § 5 fremgår det at selskapet har ansvar for risikostyring og internkontroll også der deler av virksomheten er utkontraktert. Det skal foreligge en skriftlig avtale som sikrer dette. Avtalen må sikre at foretaket gis rett til innsyn i og kontroll med den utkontrakterte virksomheten. Finanstilsynet legger til grunn at det er for de vesentligste utkontrakteringsavtalene forskriftskravet er viktig. Finanstilsynet tar til etterretning at selskapet går gjennom sine utkontrakterte avtaler.

2.3 Egnethet
Det er krav til egnethet og hederlig vandel for ledelse og forsikringsmeglere i et forsikringsmeglingsforetak Selskapet har ikke hatt skriftlige rutiner for kontroll av egnethet ved ansettelse av nye medarbeidere. Finanstilsynet tar til etterretning at skriftlige rutiner nå er utarbeidet.

3. Klager

Finanstilsynet anbefalte i den foreløpige rapporten at selskapet skulle utarbeide rutiner for klagebehandling etter Finanstilsynets rundskriv 4/2014 om behandling av klager på forsikringsformidlingsvirksomhet. Finanstilsynet tar til etterretning at selskapet har utarbeidet rutiner for klagebehandling.
 

4. Klientmidler

Enefullmakt ved utbetaling av klientmidler var tema under det stedlige tilsynet. Finanstilsynet tar til etterretning styrets redegjørelse for dette og at selskapet har endret rutinene slik at det nå kreves to signaturer ved utbetaling av klientmidler.

5. Risikostyring og internkontroll

Bergvall har fått flere nye styremedlemmer etter at selskapet ble kjøpt av Gallagher. I den foreløpige rapporten anbefalte Finanstilsynet at styret foretok en gjennomgang av selskapets rutiner og prosesser og at det ble utarbeidet en styreinstruks. Finanstilsynet tar til etterretning av styret har gått gjennom nåværende rutiner og prosesser og at selskapet vil ha et konsernsamarbeid om risikostyring og internkontroll.

Daglig leder har tidligere ikke utarbeidet en årlig rapport til styret om selskapets risikosituasjon. Finanstilsynet tar til etterretning at daglig leder utarbeidet en rapport og sendte til styret 30. desember 2014. Rapporten ble styrebehandlet og godkjent av styret 5. januar 2015. Finanstilsynet tar også til etterretning at daglig leder vil utarbeide og sende styret en ny rapport i løpet av annet kvartal 2015 på bakgrunn av den gjennomgangen av risikoer og internkontroll som nå gjøres i selskapet.

Selskapet har som rutine at meglere og meglerassistenter ved nytegning eller fornyelse fyller ut en sjekkliste. Finanstilsynet oppfattet at dette var kun en sjekkliste og etterlyste en skriftlig rutine for nytegning- og fornyelsesprosessen. Finanstilsynet tar til etterretning at selskapet har gått gjennom sjekklisten og finner at den dekker selskapets behov i prosessen. Finanstilsynet tar også til etterretning at styret har godkjent nåværende prosess på styremøte 5. januar 2015, men vil vurdere om andre rutiner og sjekklister vil være nødvendig.

Selskapet manglet en del skriftlige rutiner knyttet til risikostyring og internkontroll. Finanstilsynet tar til etterretning at styret i styremøte 5. januar 2015 godkjente internkontrollmanualen med medfølgende dokumenter som kontorrutiner. Finanstilsynet merker seg også at Arthur J. Gallagher International (AJGI) Corporate Risk Management Team går gjennom selskapets risiko- og internkontroll slik at selskapet vil ha samme standard som resten av AJGI, og at styret vil gjennomgå prosessen på neste styremøte.

Bergvall har utarbeidet en risikoanalyse, Risk Mapping, hvor selskapet vurderer vesentlige risikoer for selskapet. Enkelte risikoer kan imidlertid gi langt alvorligere konsekvenser for selskapets kunder enn for selskapet selv. Finanstilsynet tar til etterretning at selskapets Risk Mapping analyse har blitt utvidet til også å gjelde vesentlige risikoer for kunder, ikke bare for selskapet og at dette er godkjent av styret i styremøte 5. januar 2015.

Bergvalls inngåelse av megleravtaler gjøres ofte uformelt, noe som i følge selskapet er vanlig for marin forsikring. Finanstilsynet tar til etterretning at Bergvall har foretatt en del endringer i sitt megleravtaledokument og vil jobbe for å formalisere megleravtalene.

6. Hvitvasking

I henhold til hvitvaskingsloven skal selskapet ha forsvarlige kontroll- og kommunikasjonsrutiner tilpasset selskapets organisasjon og risiko for hvitvasking. Finanstilsynet tar til etterretning at Bergvall har foretatt en risikovurdering og utarbeidet rutiner i henhold til AJGI sin standard. Finanstilsynet tar også til etterretning at styret godkjente rutinen på styremøte 5. januar 2015.

Finanstilsynet tar til etterretning at Bergvall har utnevnt en medarbeider som er ansvarlig for internkontroll og rutiner for hvitvasking.

Finanstilsynet tar til etterretning at Bergvall har utarbeidet et opplæringsprogram om hvitvasking for de ansatte, og at de har gjennomført dette opplæringsprogrammet.

For Finanstilsynet

Ellen Jakobsen
tilsynsrådgiver

 Merete Hoel Bjanes
 seniorrådgiver

Dokumentet er godkjent elektronisk, og har derfor ikke håndskrevne signaturer.