Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Regnskapshuset AS

Saksbehandler: Steinar Hopland
Dir. tlf.: 22 93 97 63
Vår referanse 14/5400
Dato: 03.11.2014

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 19. juni 2014 og til foreløpige merknader datert 15. oktober 2014, hvor tilsynsrapport datert 6. oktober 2014 fulgte vedlagt. Selskapets kommentarer er mottatt i brev datert 23. oktober 2014.

Tilsynet omfattet regnskapsførerselskapet Regnskapshuset AS og den virksomheten De driver i dette selskapet. De var på tilsynstidspunktet både styrets leder, daglig leder og eneste autoriserte regnskapsfører i selskapet. De er dermed oppdragsansvarlig for samtlige regnskapsføringsoppdrag, som på tilsynstidspunktet utgjorde ca. 100 oppdrag. De informerte om at ca. 25 av disse var under avvikling.

Formålet med tilsynet var å vurdere om De og regnskapsførerselskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også Deres arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

Det vises også til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.

Finanstilsynet har i det videre valgt å fokusere på de svakheter og mangler som det er viktig at De og selskapet prioriterer å få rettet opp.

2. Forhold i regnskapsførerselskapet

2.1 Bruk av yrkestittelen (tilsynsrapporten pkt. 1.8)
Det fremgår av regnskapsførerloven § 1 tredje ledd at alle autoriserte regnskapsførere skal benytte yrkesbetegnelsen "autorisert regnskapsfører" og at regnskapsførerselskap skal bruke betegnelsen "autorisert regnskapsførerselskap" i tilknytning til navnet.

Selskapet benytter ikke betegnelsen "autorisert regnskapsførerselskap" på brevark, e-post eller fakturaer. På tilsynstidspunktet brukte De ikke yrkesbetegnelsen "autorisert regnskapsfører" på
e-post eller på brevark. Finanstilsynet har i etterkant av tilsynet mottatt en e-post fra Dem hvor det fremgår at De nå benytter yrkestittelen på e-post.

Finanstilsynet legger til grunn at yrkestittelen i det videre benyttes iht. lovkravet.

2.2 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 1.13)
Det følger av hvitvaskingsloven § 4 andre ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap.

Iht. hvitvaskingsloven § 23 annet ledd kreves det at selskapet skal utpeke en hvitvaskingsansvarlig. Det skal foreligge dokumentasjon som viser hvem som er utpekt, selv om det i praksis er klart hvem som har denne rollen. Slik dokumentasjon forelå ikke under tilsynet.

Det var i regnskapsførerselskapet ikke utarbeidet eller iverksatt rutiner for følgende forhold:

• Risikobasert kundekontroll, jf. hvitvaskingsloven kapittel 2.
•  Tiltak for å sikre at ansatte er kjent med hvitvaskingsregelverket og foretakets rutiner, jf. hvitvaskingsloven § 23 tredje ledd.

Regnskapsførere har en viktig rolle når det gjelder å avdekke eventuelle forsøk på hvitvasking. Det er derfor avgjørende at autoriserte regnskapsførere er bevisste sine plikter etter hvitvaskingsloven og etterlever disse.

Finanstilsynet legger til grunn at det settes i verk tiltak som sikrer at de mangler som ble konstatert under tilsynet i tilknytning til hvitvaskingsregelverket blir rettet opp i.

2.3 Risikostyring og internkontroll (tilsynsrapporten pkt. 1.14)
I henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september 2008, gjeldende fra 1. januar 2009, skal regnskapsførerselskaper utarbeide en plan for hvordan kravene i forskriften skal gjennomføres og dokumenteres. Det følger videre av forskriften § 6 at foretaket løpende skal vurdere hvilke risikoer som er knyttet til virksomheten.

For 2013 har De foretatt en vurdering av hva De mener er virksomhetskritiske risikoområder for selskapet. Risikodokumentet er datert 15. april 2013 og behandlet av styret samme dag.  For 2014 foreligger det kun et brev datert 31. mai 2014 fra Dem til selskapet hvor det henvises til risikoanalysen 2013, og hvor det fremgår at risikosituasjonen ikke er vesentlig endret siden 2013. På tilsynstidspunktet var ikke dette brevet behandlet av styret. Det er innhentet en uavhengig bekreftelse fra revisor datert 31. mai 2014.

I risikodokumentet for 2013 har De foretatt en vurdering av risikoen knyttet til enkelte virksomhetskritiske områder.  Det fremgår ikke om De har vurdert sannsynligheten for at den enkelte risiko oppstår eller konsekvensen dersom risikoen oppstår.  For de vurderte områder er "risikoen" vurdert som lav eller moderat. Det fremkommer ikke hva som er grunnlaget for de enkelte vurderingene. Det fremgår heller ikke om De har vurdert behovet for nye tiltak for det enkelte virksomhetsområdet slik det følger av risikostyringsforskriften § 8.

Etter Finanstilsynets oppfatning er det ikke foretatt en fullstendig risikovurdering av alle virksomhetskritiske områder. For de områder som er vurdert, burde det for flere av de spørsmålene som er besvart i risikovurderingen foreligget en nærmere begrunnelse og dokumentasjon for de utførte vurderingene. Det burde likeledes vært beskrevet behovet for tiltak for det enkelte virksomhetsområdet og fastsettes tidsfrister for når tiltakene skal være gjennomført.

Finanstilsynet legger til grunn at selskapet fremover foretar en fullstendig gjennomgang av sin risikostyring og internkontroll, og at de vurderinger som blir gjort blir tilfredsstillende begrunnet og dokumentert. 

3. Regnskapsførerselskapets rutiner og utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten beskrives nærmere de forhold som ble avdekket under tilsynet. Regnskapsføreroppdragene skal gjennomføres i henhold til regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden "god regnskapsføringsskikk" utfylles av standarder utarbeidet av NARF, DnR og Økonomiforbundet. Følgende bransjestandarder gjelder:

Standardnr.:	Tittel:
GRFS 0	Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1	Bokføring og årsoppgjør

 

Finanstilsynet referer i det etterfølgende til standardene.

3.1 Intern kvalitetskontroll og overordnet kontroll på oppdragsnivå (tilsynsrapporten pkt. 2.1.1, 2.1.8 og 2.2)

Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1.6.3.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet. Dette innebærer at kvalitetskontrollen må utføres løpende gjennom året. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll må dokumenteres og korrigeres så snart som mulig.

Intern kvalitetskontroll
Det foreligger ingen skriftlig rutine som viser hva De skal gjennomgå i forbindelse med intern kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere eller på hvilken måte den skal dokumenteres. De opplyste under tilsynet om at De markerer med "J" på fremdriftsskjema på linjen "kontroll medarbeider". Det fremgår ikke av dokumentasjonen hva som er kontrollert, når dette er gjort, ev. feil som er funnet og/eller om disse er rettet opp.

Finanstilsynet gjennomgikk tre enkeltoppdrag under tilsynet. Gjennomgangen avdekket enkelte mangler i oppdragsdokumentasjonen. En fullt ut tilfredsstillende kvalitetskontroll ville etter Finanstilsynets oppfatning avdekket og rettet opp disse manglene.

Overordnet kontroll på oppdragsnivå
Finanstilsynet viser også til kravet i GRFS punkt 1.6.2 "Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå" om at oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører minst en gang årlig skal kontrollere følgende for hver oppdragsgiver:

a) Oppdragsavtale er ajour,
b) Fullmakter er skriftlig dokumentert,
c) Oversikt (logg) over mottak og utsendelse av regnskapsmateriale og annen informasjon henholdsvis fra og til oppdragsgiver oppdateres fortløpende,
d) Avstemminger utføres periodisk og dokumenteres tilfredsstillende,
e) Fremdriftsoversikt som viser hva som er utført for oppdragsgiver holdes â jour,
f) Oppdragsdokumentasjon er â jour.

Kravet om å foreta en overordnet og dokumentert intern kontroll på oppdragsnivå gjelder uavhengig av om det benyttes medarbeider på oppdraget eller ikke. Det er den oppdragsansvarlige sitt ansvar å påse at dette faktisk blir gjort.

Finanstilsynet kunne under tilsynet ikke finne at selskapet har etablert en rutine for å sikre at det blir foretatt en dokumentert intern kontroll på oppdragsnivå.

Finanstilsynet legger til grunn at selskapet utarbeider skriftlig rutiner for kontroll av uautoriserte medarbeiders arbeid og for overordnet kontroll på oppdragsnivå.  Det må også sikres at rutinene blir etterlevd.

3.2 Avstemminger og dokumentasjon (tilsynsrapporten pkt 2.1.7 og 2.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen samt nødvendige resultatkontoer skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig dokumentasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger også av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriftens kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde. Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og forsvarlig av regnskapsførervirksomheten i samsvar med regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.4.

For alle de tre kontrollerte oppdragene var det for flere balansekontoer enten ikke dokumentert at avstemmingene var utført eller at avstemmingen var mangelfull. Deler av avstemmingsdokumentasjonen var også returnert til oppdragsgiver sammen med bilagspermene. Når det heller ikke finnes andre holdepunkter for at avstemminger er utført, kan ikke Finanstilsynet legge til grunn at avstemmingene er gjennomført. En fullstendig avstemming skal inneholde en spesifikasjon av hva regnskapsposten består av og stemme med regnskapsført beløp per konto gjennom året og per 31. desember. Det vises til tilsynsrapporten pkt. 2.2.1 - 2.2.3.

Finanstilsynet legger til grunn at det settes i verk tiltak slik at avstemmingdokumentasjonen fullt ut tilfredsstiller kravene i regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk. 

3.3 Etablering av nye oppdrag (tilsynsrapporten pkt. 2.1.4)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.2.2 første ledd at regnskapsfører ved etablering av et oppdrag skal gjennomgå oppdragsgivers interne rutiner for å sikre at oppdragsgiver er innforstått med de krav som gjelder for virksomheten og som igjen sikrer at regnskapsføringen vil kunne skje på en forsvarlig måte.

De opplyste under tilsynet at De gjennomgår oppdragsgivers rutiner før oppstart av et nytt oppdrag, men at det ikke blir dokumentert hva som er gjennomgått med oppdragsgiver. Det er dermed ingen dokumentasjon som viser hva de nye oppdragsgivere blir informert om eller hvilke vurderinger som er gjort av oppdragsgivers interne rutiner ved etablering av et nytt kundeforhold.

Finanstilsynet legger til grunn at De fremover vil dokumentere hva som er gjennomgått med oppdragsgiver ved etablering av et nytt oppdrag, hvilke vurderinger som er gjort av oppdragsgivers rutiner og om gjennomgangen har ført til endringer i oppdragsgivers rutiner.

4. Finanstilsynets konklusjon
Det stedlige tilsynet viste at de formelle forhold rundt driften av regnskapsførerselskapet i hovedsak er oppfylt, herunder at selskapet på de fleste områder har innrettet sine rutiner etter de krav som følger av regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk.

Gjennomgangen avdekket imidlertid at det også er mangler i virksomheten. Selskapet opplyser i sitt tilsvar datert 23. oktober 2014 at de mangler som er påpekt i det foreløpige merknadsbrevet og i tilsynsrapporten er, eller vil bli, rettet opp i.

Med bakgrunn i tilsvaret legger Finanstilsynet til grunn at kravene i regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk og regnskapsførerregelverket for øvrig, vil bli oppfylt.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver

Steinar Hopland
 seniorrådgiver