Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn

Saksbehandler: Bernt Jan Aaland
Dir. tlf.: 22 93 99 98
Vår referanse 15/2253
Dato: 08.09.2015

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 18. mars 2015 og til Finanstilsynets foreløpige merknader som ble oversendt selskapet den 29. juni 2015 sammen med tilsynsrapporten. Selskapets tilsvar er mottatt i e-post datert 14. august 2015.  

Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet [...].

Bakgrunnen for det stedlige tilsynet var at De i 2014 ble innrapportert til Finanstilsynet av NARF etter bransjekontroller foreningen har avholdt med Deres regnskapsføringsvirksomhet. Det vises til pkt. 1.7.1 i tilsynsrapporten samt til pkt. 1.1. i dette brev, hvor innrapporteringen er gjennomgått.

De er eneeier, styreleder og daglig leder i regnskapsførerselskapet. Det er to heltidsansatte i selskapet i tillegg til en person som arbeider på deltid. I tillegg til Dem, har også den andre heltidsansatte i selskapet autorisasjon som regnskapsfører. Oppdragsporteføljen er fordelt mellom Dem og den andre autoriserte regnskapsføreren. Selskapet har en omsetning på ca. kr. 2,2. mill., og det har ca. 70 regnskapsføringsoppdrag.

Formålet med tilsynet var å vurdere om selskapet nå har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres det arbeidet som utføres i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

Det vises også til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.

 1.  Forhold i regnskapsførerselskapet

1.1  Innrapportering fra bransjeforening
De ble i 2014 innrapportert til Finanstilsynet av NARF som en følge av at bransjeforeningen hadde avdekket alvorlige svakheter i rutinene og systemene etter kontroller som var gjennomført med Deres regnskapsføringsvirksomhet.

Av de alvorligste svakhetene som ble konstatert, var at det ikke hadde vært tilstrekkelig kapasitet i regnskapsførerselskapet til å utføre regnskapsføreroppdragene i samsvar med de krav som stilles etter regnskapsførerloven, herunder GRFS, og dette ble også vurdert til å være hovedårsaken til at selskapet ikke hadde fått på plass tilfredsstillende rutiner ved de kontrollene NARF har gjennomført. Det vises til rapporten hvor det er foretatt en mer detaljert gjennomgang av innrapporteringen.

Det stedlige tilsynet viste at De forut for Finanstilsynets tilsyn har iverksatte tiltak i regnskapsførerselskapet på de områdene hvor NARF konstaterte mangler, herunder at De har ansatt en autorisert regnskapsfører som har overtatt som oppdragsansvarlig for deler av regnskapsføringsporteføljen. De kunne også fremvise at det fra og med 2014 er utarbeidet og iverksatt skriftlige rutiner på de aller fleste områder. Enkelte mindre forhold er imidlertid fortsatt ikke rettet opp. Det vises til det som er tatt opp i dette brev og i tilsynsrapporten.    

1.2  Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 1.13.)
Det må iverksettes rutiner for gjennomføring av risikobasert kundekontroll, jf. hvitvaskingsloven
§ 5 og hvitvaskingsforskriften kapittel 2, for at hvitvaskingsregelverkets krav til rutiner skal være oppfylt.

1.3  Presiseringer i revisors beretning for 2013 (tilsynsrapporten pkt. 1.3.1)
Revisor har i sin revisjonsberetning, datert 28. juni 2014, inntatt to presiseringer knyttet til behandling av skattetrekksmidler og lån til aksjonær i strid med aksjeloven. De fremla under tilsynet dokumentasjon som viste at forholdene er rettet opp i 2014.

Finanstilsynet forventer at en autorisert regnskapsfører og et autorisert regnskapsførerselskap fullt ut og til enhver tid innretter sin virksomhet etter de krav som stilles etter regnskaps- og skatteregelverket. Det skal ikke være slik at forholdet først ordnes etter at revisor har bemerket det i revisjonsberetningen.

2.  Regnskapsførerselskapets rutiner og utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I tilsynsrapporten beskrives utøvelsen av regnskapsføreroppdrag og om det er etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i forhold til kravene i regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden «god regnskapsføringsskikk» utfylles av standarder utarbeidet av NARF, DnR og Økonomiforbundet. Ny bransjefastsatt standard er utarbeidet, gjeldende fra 1. januar 2015. Finanstilsynet har lagt ny standard til grunn for merknadene. Fordi det var de tidligere standardene som gjaldt for de oppdragene som ble kontrollert under tilsynet, er det vist til disse i tilsynsrapporten der Finanstilsynet kommenterer oppdragene.

2.1 Avstemminger og oppdragsdokumentasjon 
Det forelå rutiner for oppbevaring av oppdragsinformasjon som bidrar til å sikre at den inneholder vesentlige opplysninger om oppdragsgiver og regnskapsføreroppdraget, herunder det arbeidet regnskapsfører har utført for oppdragsgiver. Dette er krav som har vært gjeldende siden 2001. Finanstilsynet mener det er alvorlig når dette kravet først er oppfylt for regnskapsåret 2014.  

2.2 Oppdragsgivers interne rutiner (tilsynsrapporten pkt. 2.1.5 og 2.2)
Det følger av GRFS pkt. 5.2 at regnskapsfører skal vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som er vesentlige for forsvarlig oppdragsutførelse i samsvar med oppdragsavtale og krav gitt i eller i medhold av lov. Vurderingen skal dokumenteres som en del av oppdragsdokumentasjonen. Dersom regnskapsfører i utførelsen av sitt oppdrag oppdager svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner, skal svakhetene tas opp med oppdragsgiver.

Daglig leder opplyste under tilsynet at det gjennomføres et møte i forkant av at selskapet påtar seg et oppdrag, hvor bl.a. oppdragsgivers interne rutiner blir gjennomgått. Referat fra disse møtene eller sjekklister hvor det fremgår hva som er tatt opp blir i liten grad benyttet, og det blir heller ikke utarbeidet annen dokumentasjon som viser hva som blir gjennomgått i dette møtet.

Daglig leder informerte om at det fra og med 2015 er iverksatt skriftlig rutine for å dokumentere den gjennomgangen som foretas med oppdragsgiver, herunder det skjemaet som skal benyttes ved gjennomgangen.

2.3  Rutiner ved remitteringsoppdrag (tilsynsrapporten pkt. 2.1.2)
Daglig leder opplyste om at regnskapsførerselskapet foretar utbetalinger fra oppdragsgivers bankkonto for 11 oppdragsgivere. Det er innhentet remitteringsfullmakt fra alle disse oppdragsgiverne. Det er kun daglig leder som har fullmakten. Det er ikke iverksatt noen form for arbeidsdeling i regnskapsførerselskapet.

Finanstilsynet mener en forsvarlig risikovurdering i henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll tilsier at det innføres en rutine med arbeidsdeling for remitteringsoppdrag eller at det iverksettes andre tiltak som reduserer risikoen for feil eller misbruk av fullmakten. 

3  Finanstilsynets konklusjon
Det stedlige tilsynet viste at regnskapsførerselskapet, etter NARFs siste kontroll høsten 2013, har etablert skriftlige rutiner i samsvar med de krav som stilles etter regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk, på de fleste områdene. Finanstilsynets tilsyn avdekket at det fortsatt er noen mangler på enkelte områder, jf. det som er fremhevet i brevet her og tilsynsrapporten.

Finanstilsynet fremhever at de krav som gjelder for regnskapsførerselskaper og regnskapsføreroppdrag skal være oppfylt til enhver tid. Det er derfor ikke slik at det er tilstrekkelig å rette opp i feil og mangler etter at de er påpekt fra NARF eller fra Finanstilsynet. De forholdene som er avdekket etter Finanstilsynets stedlige tilsyn og de feil og mangler som var rettet opp i før Finanstilsynets tilsyn, vil kunne være av betydning dersom det på et senere tidspunkt skulle bli mottatt signal eller innrapporteringer om kritikkverdige forhold ved selskapets drift eller ved et eventuelt nytt tilsyn med selskapets regnskapsføringsvirksomhet fra Finanstilsynet.

Selskapet har i sitt tilsvar anført at det er satt i verk rutiner på de områder hvor Finanstilsynet har hatt merknader, noe Finanstilsynet tar til etterretning.

For Finanstilsynet

Kjersti Elvestad
seksjonssjef

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver