Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Teamøkonomi DA

Saksbehandler: Steinar Hopland
Dir. tlf.: 22 93 97 63
Vår referanse 13/9658
Dato: 22.07.2014

1. Bakgrunn

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 31. oktober 2013 og til Finanstilsynets foreløpige merknader datert 2. juni 2014, hvor tilsynsrapport datert 10. april 2014 fulgte vedlagt.  Selskapets kommentarer er mottatt i brev datert 27. juni 2014.

Tilsynet omfattet Dem og det autoriserte regnskapsførerselskapet Teamøkonomi DA (org. nr. 985 142 793).

Bakgrunnen for tilsynet er at Finanstilsynet i februar 2013 mottok en innrapportering fra Skatteetaten etter et bokettersyn som er avholdt med en av regnskapsførerselskapets tidligere oppdragsgivere. De var oppdragsansvarlig for dette oppdraget. Innrapporteringen er nærmere beskrevet i punkt 1.3 i tidligere tilsendt tilsynsrapport og i punkt 2.4 i dette brev.

Finanstilsynet gjennomførte et stedlig tilsyn med regnskapsførervirksomheten i februar 2012. Etter dette tilsynet fikk selskapet særlig kritikk for at det ikke hadde innrettet sin virksomhet etter de krav som stilles etter hvitvaskingsregelverket samt forskrift om risikostyring og internkontroll. Manglende kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere ble også påpekt.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                I tillegg til å gjennomgå innrapporteringen fra Skatteetaten, var formålet med tilsynet å vurdere om De og selskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlov, forskrift og god regnskapsføringsskikk, og at de mangler som ble tatt opp ved det forrige stedlige tilsynet var rettet opp i. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også Deres arbeid i forhold til regnskapslov, bokføringslov og annen relevant lovgivning.

2. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tidligere tilsendt tilsynsrapport beskrives nærmere de forhold som ble avdekket under tilsynet.
Regnskapsføringsoppdragene skal gjennomføres i henhold til regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden ”god regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende bransjefastsatte standarder gjelder:

Standardnr.:	Tittel:
GRFS 0	Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1	Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til disse standardene.

2.1 Intern kvalitetskontroll på oppdragsnivå (tilsynsrapporten pkt. 2.1.1)

Det er krav om overordnet intern kontroll på oppdragsnivå. Det følger av GRFS 1 pkt. 1.6.2 at
oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører minst en gang årlig skal kontrollere
følgende for hver oppdragsgiver:

a. Oppdragsavtale er ajour
b. Fullmakter er skriftlig dokumentert
c. Oversikt (logg) over mottak og utsendelse av regnskapsmateriale og annen informasjon henholdsvis fra og til oppdragsgiver oppdateres fortløpende
d. Avstemminger utføres periodisk og dokumenteres tilfredsstillende 
e. Fremdriftsoversikt som viser hva som er utført for oppdragsgiver holdes ajour
f. Oppdragsdokumentasjon er ajour

Kravet om å foreta en overordnet kontroll på oppdragsnivå gjelder uavhengig av om det benyttes medarbeider på oppdraget eller ikke. Det er den oppdragsansvarlige sitt ansvar å påse at dette faktisk blir gjort.

I følge selskapets rutine 2.8.1 "Rutine for kvalitetskontroll nr. 3", som ble iverksatt fra 1. februar 2013, skal det foretas en årlig kontroll av de forhold som fremgår av punktene a) til f) over. Av den dokumentasjon (sjekkliste) som er fremlagt under tilsynet som dokumentasjon for gjennomført kontroll på oppdragsnivå og som ble gjennomført i første halvår 2013, er det ikke dokumentert at det er foretatt kontroll av punktene c) til f).

Finanstilsynet legger til grunn at selskapet fremover fullt ut vil etterleve rutinen som ble etablert i februar 2013.

2.2 Avstemminger og annen oppdragsdokumentasjon (tilsynsrapport pkt. 2.1.5, 2.1.7 og 2.2)
 
Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.3.5 og 1.3.3, at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig dokumentasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve.  Det følger også av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokførings-forskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres.

Selskapet innførte per 1. februar 2013 en rutine med betegnelsen "2.7.2 Rutine for avstemming av regnskap".

Ved det stedlige tilsynet gjennomgikk Finanstilsynet fire oppdrag som vedrørte regnskapsåret 2012. For to av de kontrollerte oppdragene forelå det vesentlige mangler i oppdragsdokumentasjonen, mens for de to andre kontrollerte oppdragene ble det konstatert mindre mangler. Det vises til tilsynsrapporten. For de regnskapsposter det ikke finnes dokumentasjon for avstemminger av i oppdragsdokumentasjonen, må dette likestilles med at avstemmingene ikke er gjennomført.

Forholdene innebærer brudd på regnskapsførers plikter til å utføre, dokumentere og oppbevare avstemmingsdokumentasjon. Finanstilsynet ser det som svært viktig at kravene i regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk, på disse helt sentrale områdene blir etterfulgt av autoriserte regnskapsførere og regnskapsførerselskap. Det legges derfor til grunn at den rutinen selskapet har utarbeidet i det videre fullt ut etterleves.

2.3 Kommunikasjon med oppdragsgiver og oppfølging av oppdragene (tilsynsrapporten pkt. 2.1.4, 2.1.5 og 2.2)

Etablering av nytt oppdrag
Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.2.2 første ledd at regnskapsfører ved etablering av et oppdrag skal gjennomgå oppdragsgivers interne rutiner for å sikre at oppdragsgiver er innforstått med de krav som gjelder for virksomheten og som igjen sikrer at regnskapsføringen vil kunne skje på en forsvarlig måte.

Selskapet har etablert en rutine med betegnelsen "2.5.1 Rutine for gjennomgang av oppdragsgivers rutiner". Rutinen er iverksatt fra 1. februar 2013. De opplyste under tilsynet om at rutinen er ment som en "huskeliste", og at det ikke blir dokumentert hva som er gjennomgått med oppdragsgiver. Det er dermed ingen dokumentasjon som viser hva nye oppdragsgivere blir informert om, eller hvilke vurderinger som er gjort av oppdragsgivers interne rutiner ved etablering av et nytt kundeforhold. 

Oppdraget som er omtalt i innrapporteringen fra Skatt Øst, jf. pkt. 2.4. nedenfor, viser etter Finanstilsynets oppfatning hvilke negative konsekvenser en slik manglende vurdering av oppdragsgivers rutiner kan medføre.

Finanstilsynet legger til grunn at selskapet fremover vil dokumentere hva som er gjennomgått med oppdragsgiver ved etablering av et nytt oppdrag, hvilke vurderinger som er gjort av oppdragsgivers rutiner og om gjennomgangen har ført til endringer i oppdragsgivers rutiner.

Bruk av fremdriftskjemaet (logg)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.1 at regnskapsfører må utarbeide en oversikt som følger hvert oppdrag gjennom regnskapsåret, der alle vesentlige handlinger i regnskapsprosessen blir loggført.

Selskapet har etablert en rutine med betegnelsen "post - mottak av kundebilag" for loggføring av mottatte bilag. I begynnelsen av 2013 ble det også innført et fremdriftsskjema med betegnelsen
"Journal/ kvitteringsliste/bilagslogg/arbeidsrutine". På dette skjemaet skal det for hver oppdragsgiver registreres mottak, sortering, kontering, bokføring og periodisering av bilag. I tillegg skal andre oppgaver som blant annet avstemminger og rapporteringer registreres på skjemaet. 

Oppdragsgiver signerer ved tilbakelevering av bilag. Et eksempel på dette ble fremvist under tilsynet.

De opplyste under tilsynet om at fremdriftskjemaet kun ble tatt i bruk for noen oppdragsgivere i 2013. Dette ble også bekreftet ved kontroll av enkeltoppdrag. 

Finanstilsynet legger til grunn at fremdriftskjemaet fremover blir benyttet for alle oppdragsgiverne.

2.4 Innrapportering fra Skatteetaten (tilsynsrapporten pkt. 1.3)

Finanstilsynet mottok den 28. februar 2013 en innrapportering fra Skatteetaten etter bokettersyn (arbeidsgiverkontroll) hos en av TeamØkonomi DA sine tidligere oppdragsgivere.

Bokettersynet ble gjennomført hos [...] i perioden fra november 2010 til februar 2011 og vedrørte årene 2007 - 2009.

Innrapporteringen vedrørte det arbeidet som var utført av TeamØkonomi DA og Dem som ekstern regnskapsfører for [...]. TeamØkonomi DA fratrådte som regnskapsfører for selskapet den 1.1.2013.

Bokettersynet avdekket feil og mangler i selskapets regnskap for de kontrollerte periodene. Selskapet har for de tre årene samlet fått økt grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgift med ca. kr 500 000,-. 14.1 % av dette beløpet utgjør ca. kr 70 000,- i arbeidsgiveravgift.  Selskapet er også ilagt en tilleggsavgift på ca. kr 21 000,- for unndratt avgift.

Selskapet er for 2011 også ilagt en tilleggsavgift med 30 prosent av avgift som kunne vært unndratt. Tilleggsavgiften utgjør kr 75 088,-.  Beregningsgrunnlaget er på kr 1 775 139,-. Skatteetaten har beregnet seg frem til tilleggsavgiften ved å ta 30 % av beregningsgrunnlaget og deretter 14.1 % av dette beløpet.

På bakgrunn av de forhold som ble avdekket ved ettersynet har Skatteetaten bedt Finanstilsynet vurdere om regnskapsføringsoppdraget er utført i samsvar med bestemmelsene i og i medhold av lov og i samsvar med god regnskapsføringsskikk, jf. lov om autorisasjon av regnskapsførere § 2.

Skatteetaten har også bedt Finanstilsynet om å vurdere om TeamØkonomi DA og De har bidratt til at [...] har unndratt skatt, jf. lov om autorisasjon av regnskapsførere § 7 tredje ledd. Finanstilsynet viser til punkt 1., 6., og 8 i innrapporteringen. Finanstilsynet bes videre om å vurdere om regnskapsfører burde frasagt seg oppdraget tidligere, jf. forskrift til lov om autorisasjon av regnskapsførere § 3-1 tredje ledd.

Kontrollen avdekket følgende:

1. Det er fradragsført vesentlige kostnader som synes å være av privat karakter for daglig leder i [...] og hans familie.
2. Daglig leder har store lån i selskapet uten at låneavtale er fulgt opp.
3. Selskapet har ikke fulgt gjeldende regelverk for oppbevaring av forskuddstrekk på egen konto.
4. Selskapet har ikke sendt inn årsoppgave samt lønns- og trekkoppgaver for 2010.

Korrespondanse med regnskapsfører har avdekket følgende:

1. Det foreligger ikke signert oppdragsavtale mellom selskapet og regnskapsfører.

Andre momenter som har fremkommet under saksbehandlingen av rapporten fra Kemneren i Drammensregionen:

1. Hytte i [...] (kto.1180 i regnskapet) er aktivert og avskrevet i [...] sitt regnskap. Saldo på konto pr. 31.12.2007 var på kr 2 711 000,-. Hytta eies ifølge SERG av daglig leder i [...] og lignes som formue på han. Det er også en konto benevnt "LCD-TV" i regnskapet, denne blir avskrevet, saldo pr. 31.12.2007 var kr 232 300,-.
2. Kjøp av båt (konto 1240 i regnskapet) har inngående saldo kr 288 000,- i 2007, det blir aktivert kr 400 000,- i 2008. Kontoen avskrives noe årlig, utgående saldo pr. 31.12.2009 var på kr 480 000,-. Kostnader til båten fradragsføres i resultatregnskapet.
3. Underleverandører (kto. 4500 i regnskapet for 2008) har pr. 31.12.2008 en utgående saldo på kr 309 350,-. Sønnen til daglig leder [...] har fakturert selskapet for kr 229 000,- av utgående saldo.

I innrapporteringen er det også medtatt eksempler på fradragsførte kostnader som synes å være av privat karakter. Her kan nevnes:

• Kostnader til julebord i 2008 og 2009 selv om det kun var en ansatt i selskapet.
• Kostnader til strøm til privatbolig daglig leder, taxiregninger for daglig leder og hans familie i helger og ferier og til vannlekkasje i daglig leders privatbolig.
• Kostnader til studietur til [...] med datter og ektefelle. Kostnadene er ikke dokumentert med originalbilag /kvittering, kun med faktura til daglig leder fra kredittkortselskap. Kostnadene gjelder fly, tog, hotell, bekledning, leiebil og mat.
• Kostnader til øvrige reiser er ikke dokumentert med kvittering eller annet originalbilag. Dokumentasjonen består av kopi av kontoutskrifter og noen fakturaer fra daglig leders kredittkortselskap. På flere av reisene har daglig leders kone og sønn deltatt. I følge arbeidsgiverrapport utgjør udokumenterte reiser i årene 2007-2009 ca. kr. 515 000,-

I forkant av det stedlige tilsynet ba Finanstilsynet Dem om å sende inn en skriftlig redegjørelse for de forhold som Skatteetaten anfører i innrapporteringen. Redegjørelsen ble mottatt i et brev datert 30. september 2013. Det vises til tilsynsrapporten pkt. 1.3.

Finanstilsynets vurdering er at De ikke har utført dette oppdraget etter de krav som stilles etter regnskapsførerloven, herunder god regnskapsførerskikk.  Finanstilsynet viser i den forbindelse til Deres redegjørelse, hvor De anfører at De har hatt et tett samarbeid med revisor, og at De selv i ettertid er av den oppfatning at De i for liten grad har tatt selvstendig stilling til kvaliteten på bilagene til oppdragsgiveren, herunder bokføringen av disse. 

Finanstilsynet presiserer at en autorisert regnskapsfører har et selvstendig ansvar for å vurdere om bilag og annet materiale som blir mottatt til bokføring er av tilfredsstillende kvalitet og hvilken betydning eventuelle mangler har for bokføringen. Det fremgår av Deres tilsvar at De ikke bestrider dette ansvaret.

Finanstilsynet ser alvorlig på at De ikke på et langt tidligere tidspunkt frasa Dem oppdraget. Når en oppdragsgiver over lang tid og etter en lang rekke purringer ikke innretter seg etter de lover og regler som gjelder for regnskap og regnskapsføring, plikter De å frasi Dem oppdraget, jf. regnskapsførerforskriftens § 3 siste ledd.  

De opplyser videre i Deres tilsvar til innrapporteringen, datert 30. september 2013, at selskapet har iverksatt nye internkontrolltiltak som skal sikre at kritikkverdige forhold, som de som fremgår av innrapporteringen, ikke vil oppstå i det videre. Finanstilsynet legger i den forbindelse bl.a. til grunn at det inngås oppdragsavtaler med samtlige oppdragsgivere, jf. regnskapsførerlovens § 3. Det vises i den forbindelse til at oppdragsavtalen for det innrapporterte oppdraget var inngått mellom [...] og Deres tidligere enkeltpersonforetak. Ny avtale skulle vært inngått når regnskapsføringsvirksomheten ble overført til TeamØkonomi DA.

3. Finanstilsynets konklusjon

Det stedlige tilsynet viste at de formelle forhold rundt driften av regnskapsførerselskapet i hovedsak er oppfylt, herunder at det forelå rutiner for hvordan regnskapsføringen for oppdragsgiverne skal gjennomføres på de fleste områder. Gjennomgangen avdekket imidlertid at det fortsatt er enkelte mangler i virksomheten. Selskapet må derfor sørge for at følgende blir utført:

• At selskapets rutine for overordnet kontroll på oppdragsnivå blir etterlevd på alle punkter.
• At selskapets rutiner for å sikre fullstendighet i avstemmingdokumentasjonen gjennomgås.
• At gjennomgang av nye oppdragsgivers rutiner blir dokumentert.
• At fremdriftsskjema blir benyttet for alle oppdragsgiverne.

Finanstilsynet viser også til tidligere tilsendt tilsynsrapport, hvor det fremgår at det fortsatt er noen forhold vedrørende hvitvaskingsregelverket og forskrift om risikostyring og internkontroll som kan forbedres.

I selskapets tilsvar datert 27. juni 2014 fremgår det at den foreløpige rapporten er tatt til etterretning og at den ble behandlet i et eget styremøte den 19. juni 2014.  Referatet fra styremøtet er vedlagt tilsvaret. I styrereferatet er det beskrevet en handling- og fremdriftsplan for de fire ovennevnte kulepunktene, samt for hvitvaskingsregelverket og internkontrollforskriften. I planen fremgår det også hvem i selskapet som er ansvarlig for gjennomføringen av den enkelte oppgave og tidsfrist for ferdigstillelse.  Det fremgår av styremøtereferatet at styret vil avholde et nytt styremøte i slutten av august 2014 for å avstemme og følge opp handlingsplanen.

Basert på tilsvaret legger Finanstilsynet til grunn at kravene i regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk og regnskapsførerregelverket for øvrig, vil bli oppfylt.

For Finanstilsynet

Tore Johan Berg
tilsynsrådgiver

Steinar Hopland
 seniorrådgiver