Merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Tulip Regnskap AS

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Dir. tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse 14/8013
Dato: 12.02.2015

1. Innledning

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn den 10. september 2014, avholdt med det autoriserte regnskapsførerselskapet Tulip Regnskap AS og Dem. Finanstilsynets foreløpige merknader og tilsynsrapport ble sendt i brev datert 2. desember 2014. Deres tilsvar er mottatt i brev datert 12. januar 2015. Det vises også til Finanstilsynets e-post sendt 4. november 2014 og dokumentasjon innsendt i e-poster mottatt 18., 20. og 26. november 2014. 

De var på tilsynstidspunktet daglig leder og eneste autoriserte regnskapsfører i Tulip Regnskap AS. Det er fire ansatte i selskapet. Ut fra oversikt innsendt forut for tilsynet er det oppgitt at virksomheten hadde ca. 60 regnskapsføreroppdrag.

Bakgrunnen for tilsynet var at det høsten 2012 ble gjennomført et stedlig tilsyn med virksomheten. Det ble avdekket alvorlige svakheter i virksomhetsutøvelsen. Det vises til merknadsbrev datert 22. april 2013 hvor det fremgår at det måtte påregnes at det ville bli gjennomført et nytt tilsyn med regnskapsførervirksomheten for å kontrollere at det var satt i verk rutiner som var i samsvar med kravene som stilles etter regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk.

Formålet med tilsynet var å vurdere om regnskapsførerselskapet og De nå har etablert organisasjon, rutineopplegg og internkontroll i samsvar med regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. Ved gjennomgang av utvalgte enkeltoppdrag ble også Deres arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning kontrollert. Det vises til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov, samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn mangler og svakheter ved måten selskapet hadde innrettet sin virksomhet på. De har i tilsvaret bekreftet at forholdene er blitt gjennomgått, og at det er satt i verk tiltak for å rette opp de mangler og svakheter som ble avdekket under tilsynet.

2.   Forhold i regnskapsførerselskapet

2.1 Bruk av skattetrekkskonto og betaling av offentlige avgifter (tilsynsrapporten pkt. 1.4)
Det følger av skattebetalingslovens § 5-12 nr. 2 at saldo på skattetrekkskonto til enhver tid skal dekke løpende trekkansvar, alternativt at det kan stilles garanti av en finansinstitusjon.

Folketrygdloven § 24-2 første ledd angir at arbeidsgiver på eget tiltak skal beregne arbeidsgiveravgiften etter lovens § 23-2. Oppgave over beregnet avgift skal leveres sammen med og til samme tid som oppgave over foretatt forskuddstrekk etter skattebetalingsloven § 5-11 første ledd. Det følger videre av skattebetalingsloven § 10-10 nr. 1 at forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift for en periode forfaller til betaling samme dag som det skal leveres oppgave over skatte- og avgiftsplikten.

Det fremkom under det stedlige tilsynet at skattetrekkskonto ikke er blitt benyttet i samsvar med kravene i skattebetalingsloven. Selskapets manglende bruk av skattetrekkskonto er også påpekt av revisor i nummerert brev. Det fremgår av oversikt innsendt etter tilsynet at innlevering av oppgave for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift og betaling av dette, er utført rettidig kun for 5. termin 2014. 

Det følger av lov om merverdiavgift § 15-8 første ledd nr. 1 at oppgavefristen er en måned og ti dager etter utløpet av hver oppgavetermin. Det følger videre av skattebetalingsloven § 10-30 nr. 1 at merverdiavgift for en periode forfaller til betaling samme dag som det skal leveres omsetningsoppgave til avgiftsmyndighetene.

Ved kontroll av betaling av merverdiavgift for 1.-4. termin 2014, ble det konstatert at 2. termin ikke var blitt betalt før 18. november 2014. Opprinnelig forfall var 10. juni 2014. Finanstilsynet ba i etterkant av tilsynet om dokumentasjon for at alle offentlige avgifter var oppgjort. Innsendt attest for skatt og merverdiavgift datert 26. november 2014 viste at alle restansene for selskapet var oppgjort. Det fremgår av tilsvaret at regnskapsførerselskapet nå fullt ut har innrettet seg etter lovkravene.

Finanstilsynet ser svært alvorlig på at et selskap som driver autorisasjonspliktig regnskapsføring ikke har overholdt skattebetalingslovens krav og ikke sørget for å betale offentlige avgifter rettidig. Finanstilsynet legger til grunn at tiltakene som er satt i verk innebærer at selskapet for fremtiden overholder skattebetalingslovens bestemmelser om bruk av skattetrekkskonto, samt at fastsatte frister for betaling av offentlige avgifter overholdes.

2.2 Utfakturering og kapasitet i regnskapsførerselskapet (tilsynsrapporten pkt. 1.3.3)
Det følger av bokføringsforskriften § 5-2-2 første ledd at salgsdokument skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering. Leveranser som leveres månedlig, kan faktureres innen femten virkedager i måneden etter leveransemåneden, jf. bokføringsforskriften § 5-2-3.

Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.2.4 at regnskapsførervirksomheten skal ha tilstrekkelig kapasitet til å utføre oppdrag i samsvar med oppdragsavtale og de krav som stilles til kvalitet på oppdragsutførelsen. Virksomheten skal vurdere sin kapasitetsmessige sårbarhet og legge til rette tiltak slik at oppdragsgivere og egen virksomhet ikke blir skadelidende ved eventuelle situasjoner hvor kapasiteten er lavere enn normalt.

Det fremkom under tilsynet at regnskapsførerselskapet ikke var á jour med fakturering av regnskapstjenester til oppdragsgiverne. Blant annet var ikke arbeidet i forbindelse med oppdragsgivernes årsoppgjør fakturert ut. Som følge av dette hadde regnskapsførerselskapet svært anstrengt likviditet som igjen førte til at offentlige avgifter ikke ble betalt ved forfall. Det vises til pkt. 2.1. Det ble opplyst under tilsynet at utfaktureringen ikke var utført som en følge av kapasitetsproblemer. Kapasitet i regnskapsførerselskapet var også et problem ved forrige stedlige tilsyn.

Finanstilsynet ser svært alvorlig på at regnskapsførerselskapet på tilsynstidspunktet fortsatt hadde kapasitetsproblemer og mener at tiltak burde ha vært satt i verk på et langt tidligere tidspunkt for å avhjelpe situasjonen. Finanstilsynet er imidlertid kjent med at bemanningen i selskapet har blitt styrket med to nye medarbeidere, noe som også er bekreftet i tilsvaret. Finanstilsynet legger til grunn at tiltakene som er satt i verk sørger for at kapasiteten i selskapet for fremtiden er god nok.

2.3 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 1.13)
Det følger av hvitvaskingslovens § 4 andre ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap har etter hvitvaskingsloven og -forskriften blant annet følgende plikter:

• Plikt til å foreta identitetskontroll
• Plikt til å foreta nærmere undersøkelser ved mistanke om en transaksjon har tilknytning til utbytte fra en straffbar handling eller terrorfinansiering
• Rapporteringsplikt til Økokrim
• Plikt til å etablere interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, herunder opplæringstiltak
• Plikt til å foreta en risikobasert kundekontroll
• Plikt til å gjennomføre løpende oppfølging

Det kunne under det stedlige tilsynet ikke dokumenteres at det var gjennomført en risikobasert kundekontroll i samsvar med kravene i hvitvaskingsloven.

Finanstilsynet legger til grunn at regnskapsførerselskapet har iverksatt nødvendige tiltak for å oppfylle alle de pliktene det er pålagt etter hvitvaskingsregelverket.

3.    Regnskapsførerselskapets rutiner og utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tidligere tilsendte tilsynsrapport beskrives utøvelsen av regnskapsføreroppdrag og om det er etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i forhold til kravene i regnskapsførerloven og
-forskriften, herunder god regnskapsføringsskikk, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. "God regnskapsføringsskikk" utfylles av standarder utarbeidet av NARF, Økonomiforbundet og Den norske Revisorforening. Følgende standarder gjaldt på tilsynstidspunktet:

Standardnr.:	Tittel:
GRFS 0	Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1	Bokføring og årsoppgjør

Tilsynet ble avholdt i september 2014, dvs. før ny "god regnskapsføringsskikk" (GRFS) trådte i kraft 1. januar 2015. Alle henvisninger til GRFS vil derfor være til de standardene som gjaldt på tilsynstidspunktet. 
  
3.1 Intern kvalitetskontroll (tilsynsrapporten pkt. 2.1.8)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk, og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av medarbeidere uten autorisasjon som regnskapsfører må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring.

Kvalitetskontrollen av arbeidet som medarbeidere uten autorisasjon som regnskapsfører utfører, skal gi tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontrollen skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.3.

Det forelå på tilsynstidspunktet ingen rutine som viste hva De skulle gjennomgå ved kvalitetskontroll av arbeid utført av medarbeidere uten autorisasjon som regnskapsfører. Gjennomgang av enkeltoppdrag viste også at kvalitetskontrollen ikke ble utført, i det minste forelå det ikke dokumentasjon på en slik gjennomgang. Det ble opplyst at dokumentasjon på kvalitetskontrollen kun vises ved utført oppgave i oppdragsstyringssystemet. Det anføres i tilsvaret at regnskapsførerselskapet har innført endrede rutiner for å dokumentere kvalitetskontrollen. 
Finanstilsynet legger til grunn at de innførte rutinene vil sikre at kvalitetskontroller blir gjennomført og dokumentert på den måten som det er forutsatt i regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk.

3.2 Plikten til å ta opp feil og mangler med oppdragsgiver og plikten til å frasi seg regnskapsføreroppdrag (tilsynsrapporten pkt. 2.2)
Regnskapsførervirksomheten skal kunne dokumentere hva som er utført for hver enkelt oppdragsgiver. Kopi av brev og annen korrespondanse med oppdragsgiver hvor regnskapsfører har påpekt feil og mangler skal kunne fremlegges, jf. regnskapsførerforskriften § 3-2 første ledd. Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.4.1.3 at regnskapsfører skal ta opp uklarheter og spørsmål med oppdragsgiver. Brudd på regnskaps-, bokførings-, skatte- og avgiftslovgivningen skal tas opp skriftlig. Det følger av regnskapsførerforskriften § 3-1 tredje ledd at dersom oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at regnskapsfører ikke har mulighet til å produsere eller gi grunnlag for avtalt lovbestemt rapportering, plikter regnskapsfører å frasi seg oppdraget.

For ett av de kontrollerte oppdragene manglet regnskapsførerselskapet dokumentasjon fra oppdragsgiver på kostnadsføring av et relativt høyt beløp. Ved det stedlige tilsynet kunne det heller ikke fremlegges dokumentasjon som viste at dette var tatt opp med oppdragsgiveren. Det er i etterkant av tilsynet innsendt dokumentasjon på at forholdet er tatt opp med oppdragsgiver og beløpet er innberettet som lønn på oppdragsgiver. Det er videre innsendt korrigert årsregnskap og ligningspapirer som dokumenterer at forholdet er rettet opp.

Å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på feil og mangler, og i ytterste konsekvens frasi seg oppdraget, er en viktig del av rollen som regnskapsfører. Hvis ikke regnskapsfører korrigerer oppdragsgiver, vil det svekke kvaliteten på regnskapene også fremover. Finanstilsynet legger til grunn at selskapet har innført rutiner som sørger for at alvorlige mangler og lovbrudd hos oppdragsgiver blir tatt opp skriftlig i tråd med regnskapsførerlovens bestemmelser. 

4. Finanstilsynets konklusjon

Det stedlige tilsynet viste at formelle forhold rundt driften av regnskapsførervirksomheten i hovedsak er oppfylt i forhold til de krav som stilles etter regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk, og at det forelå rutiner for hvordan regnskapsføringen for oppdragsgiverne skulle gjennomføres for de fleste områder. Gjennomgangen avdekket imidlertid også mangler.

Finanstilsynet legger til grunn at i et autorisert regnskapsførerselskap med flere ansatte, skulle det vært iverksatt rutiner for samtlige av de forhold som er omtalt i merknadsbrevet og tidligere tilsendte rapport. Finanstilsynet legger spesielt vekt på forholdene rundt betaling av offentlige avgifter, kapasiteten i regnskapsførerselskapet, manglende dokumentasjon av kvalitetskontroll, manglende etterlevelse av hvitvaskingsregelverket, samt plikten til å ta opp feil og mangler skriftlig med oppdragsgiver.

Med bakgrunn i innsendt dokumentasjon og tilsvaret fra selskapet, legger Finanstilsynet til grunn at manglene i regnskapsførerselskapet langt på vei er rettet opp. Finanstilsynet anser med dette saken som avsluttet.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver

Wenche Falch-Hennum
 spesialrådgiver