Merknader - endelig rapport Forvaltningshuset AS

SAKSBEHANDLER:
Elise Ødegård

VÅR REFERANSE:
15/3183

DATO:
18.12.2015

 

Merknader - endelig rapport

1 INNLEDNING
Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn hos Forvaltningshuset AS (Foretaket) den 28. april 2015. Fra Finanstilsynet deltok spesialrådgiver Margrete Øvrebø, førstekonsulent Henrik Rådal og spesialrådgiver Elise Ødegård.

Foretaket har tillatelse til å yte investeringstjenester som nevnt i verdipapirhandellovens (vphl.) § 2-1 (1) nr. 1, 4 og 5, samt tilknyttede tjenester etter vphl. § 2-1 (2) nr. 3 og 5. Foretakets tillatelse til å yte investeringstjeneste 4, aktiv forvaltning, ble gitt den 27. januar 2015, og var ikke tatt i bruk enda på tidspunktet for det stedlige tilsynet.

Finanstilsynet har i vedtak av 24. juni 2012 i medhold av vphl. § 10-2 (2) gitt Foretaket dispensasjon til å drive følgende virksomhet: 

• formidle Foretakets kunder til eksterne samarbeidspartnere som driver med forretnings- og regnskapsførsel,
• årlig foreta en enkel gjennomgang av mulige besparelser for Foretakets kunder innenfor vanlige faste husholdningskostnader som strøm, banklån, forsikringer, telefoni og tilsvarende produkter og
• yte generell rådgivning overfor kunden knyttet til skatte- og arvelovgivning, samt vurdering/analyse av kundenes pensjon.

Foretakets hovedvirksomhet er investeringsrådgivning rettet mot ikke-profesjonelle kunder. Foretaket har hovedkontor i Oslo og filialer i Bergen, Stavanger og Stjørdal. På tidspunktet for det stedlige tilsynet hadde Foretaket 39 årsverk, herunder 22 rådgivere som yter investeringsrådgivning.

Foretaket mottok foreløpig rapport etter tilsynet i brev av 29. oktober 2015 (Rapporten), og har gitt sine kommentarer til Rapporten i brev av 22. november 2015 (Tilsvaret).    

2 KORT OM FORETAKETS INVESTERINGSTJENESTEVIRKSOMHET
Foretakets kunder må tegne en rådgivningsavtale med Foretaket ved oppstart av kundeforholdet. Privatpersoner kan velge mellom tre ulike rådgivningskonsepter; henholdsvis mini, standard og utvidet, som varierer med hensyn til omfanget av de rådgivningstjenester som tilbys og størrelsen på årlig honorar. Foretaket har i tillegg et rådgivningskonsept rettet mot bedriftskunder.

Foretaket tilbyr tre modellporteføljer med ulik risiko; henholdsvis FH40 (forsiktig), FH60 (moderat) og FH80 (offensiv). Modellporteføljene består av ulike rente-, obligasjons- og aksjefond (nasjonale og UCITS-fond). Formidling av verdipapirfond, og investeringsrådgivning i den forbindelse, stod etter det opplyste for mer enn 90 % av Foretakets omsetning på tidspunktet for det stedlige tilsynet.

Kunder som oppfyller gitte krav kan også få tilbud via Foretaket om deltakelse i eiendomsprosjekter som en del av porteføljen. I løpet av de siste fire årene har Foretaket formidlet tilbud om deltakelse i to slike prosjekter til et begrenset antall kunder.

Foretaket forestår også formidling av salgsordre i unoterte verdipapirer som Foretakets kunder har kjøpt gjennom andre verdipapirforetak. Foretaket har opplyst at dette skjer etter forutgående investeringsrådgivning.

3 FORETAKETS IKKE-KONSESJONSBELAGTE VIRKSOMHET

3.1 Rettslig utgangspunkt
Det følger av vphl. § 10-2 at verdipapirforetak ikke kan, (utover det som følger av vphl. §§ 9-1, 9-6 eller tillatelse til å drive finansieringsvirksomhet), drive annen næringsvirksomhet uten at dette har naturlig sammenheng med utøvelsen av investeringstjenestevirksomheten, likevel slik at Finanstilsynet i særlige tilfeller kan gjøre unntak fra dette.

 

3.2 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
I tillegg til investeringstjenestevirksomhet tilbyr Foretaket privatøkonomisk bistand og rådgiving innenfor blant annet pensjon, forsikring, arv og skatt.

Finanstilsynet har som nevnt i vedtak av 24. juni 2012 gitt Foretaket dispensasjon til blant annet å yte generell rådgiving overfor kundene knyttet til skatte- og arvelovgivningen. Finanstilsynet har i vedtaket lagt til grunn at dette vil være "råd av mer generell karakter, så som å forklare hvordan arveavgift beregnes, generelle skattetips mv, gitt som ledd av en helhetlig økonomisk rådgiving". Finanstilsynet viser i vedtaket også til at Foretaket har opplyst at "foretakets rutiner tilsier at man henviser til en advokat dersom kunden ønsker juridisk rådgiving, og at foretaket har "hatt avklaringsmøte med [dets] faste advokatforbindelse for å gå opp linjene i forhold til advokatmonopolet"".

Når det gjelder det nærmere innholdet i Foretakets ikke-konsesjonsbelagte virksomhet heter det i Foretakets instruksverk at Foretaket "[…] bistår kunden med å avdekke behov for testament, samboerkontrakt og ektepakt. Vi gir kunden standardiserte dokumenter som kunden kan fylle ut i samarbeid med rådgiver. Vi bistår kunden å gi dokumenter som skal sendes inn ifm skilsmisse. [...] Vi skal ikke tilpasse dokumentene. Vi skal ikke drive rådgiving, kun bistå med å fremskaffe nødvendige dokumenter og gjøre kunden oppmerksom på hva som trengs i de forskjellige situasjoner. Videre heter det at "[v]ed dødsfall kan vi hjelpe kunden med å fremskaffe nødvendige dokumenter og vi kan hjelpe kunden med å beregne arveavgift. Vi kan hjelpe kunden med det praktiske å fordele arv etter kundens eget ønske. Ved forskudd på arv kan vi bistå kunden med ideer som minimerer arveavgift. Vi kan hjelpe kunden med å overføre fast eiendom fra en generasjon til en annen." I Foretakets kundepresentasjoner kan det synes som at Foretaket går enda noe lengre i sin bistand, da det her heter at Foretaket "[…] bistår med å avdekke behov for samt utfylling og innsending av rettslige avtaler som testament, samboerkontrakt og ektepakt. Vi vil bistå med papirarbeidet ifm dødsfall, beregning av arveavgift og fordeling av arv. Ved forskudd på arv vil vi gi råd om løsninger som kan minimere arveavgift. Tilsvarende heter det i Foretakets opplæringsmateriale at Foretaket yter "[b]istand til opprettelse av testament og samboerkontrakt slik at de er gyldig etter arveloven og ekteskapsloven", og at det "[k]oster mye å få en advokat til å fikse dette, og det juridiske er såpass enkelt at vi klarer å få satt det opp på en grei[t] måte. Sparer dermed kunden for en advokatregning, i tillegg til at vi kan bistå innen andre viktige områder og". I opplæringsmaterialet heter det også at Foretaket yter bistand ved "opprettelse av AS" og "til å strukturere bedriftene slik at man får holdingselskap på topp med driftsselskap under (dette er skattemessig gunstig […])".

Finanstilsynet ga basert på dette uttrykk for at det synes som at Foretaket yter individuell rådgiving og bistand overfor kundene knyttet til blant annet utferdigelse av rettslige avtaler som testament og ektepakt, inngåelse/opphør av samboerforhold, arv- og arveavgiftsplanlegging, samt etablering av konsernstrukturer. Finanstilsynet viste til at det første underbygges av kundedokumentasjonen for en av kundene i Finanstilsynets kontrollutvalg (se punkt 4.2 nedenfor) hvor det fremgår at Foretaket har satt opp samboerkontrakt på vegne av kunden. Finanstilsynet ga uttrykk for at individuell rådgiving og bistand overfor kundene knyttet til de ovenfor listede forholdene faller utenfor dispensasjonen Foretaket er innvilget ved vedtak av 24. juni 2012, og er således i strid med vphl. § 10-2.

 

3.3 Foretakets kommentarer
Foretaket opplyser i Tilsvaret at rådgiverne kun skal yte rådgiving av generell karakter innen de angitte fagområdene, og at rådgiverne skal henvise kunder med behov for individuell rådgiving videre til advokater, revisorer og/eller regnskapsførere.

Foretaket skriver at "[d]en rådgivingen som Foretaket yter skjer innenfor de rammer og vilkår som er gitt av dispensasjonen den 24. juni 2012, men vi ser at det er et behov for en tydeliggjøring av innhold i kundeavtaler, markedsføringsmateriell, skriftlig materiell og instrukser for [at] det ikke skal oppstå misforståelser. Det har forekommet avvik og feilvurderinger hos enkelte rådgivere, som har blitt håndtert av Foretakets complianceansvarlige når dette har blitt avdekket eller gjort kjent for Foretakets ledelse på annen måte". Foretaket opplyser videre at det har foretatt presiseringer i presentasjoner og opplæringsmateriale, samt at det vil bli foretatt endringer i Foretakets kunde-avtaler i løpet av desember 2015. Videre skriver Foretaket at compliancefunksjonen har foretatt gjennomgang av slik rådgiving med samtlige rådgivere og møtebookere, og at særskilt kontroll av denne rådgivingen er inntatt i Foretakets reviderte complianceplan. 

 

3.4 Finanstilsynets endelige merknader

Finanstilsynet presiserer at Foretaket kun er gitt dispensasjon til å yte generell rådgiving knyttet til skatte- og arvelovgivningen. Bistand til opprettelse og utfylling av rettslige avtaler (standardiserte eller ikke) som ektepakt, testament og samboerkontrakt, samt individuell rådgiving knyttet til blant annet arveplanlegging og skifte av bo faller etter Finanstilsynets syn utenfor dispensasjonen. Som det fremgår av vedtaket er dispensasjonen kun ment dekke "råd av mer generell karakter, så som å forklare hvordan arveavgift beregnes, generelle skattetips mv, gitt som ledd av en helhetlig økonomisk rådgiving".

Finanstilsynet tar til etterretning at rekkevidden av Foretakets ikke-konsesjonsbelagte virksomhet i tråd med dette nå er tydeliggjort både i Foretakets kunde-, markedsførings- og opplæringsmateriell, samt at Foretaket har økt compliancemessige fokus på dette.     

 

4 DOKUMENTASJON AV VIRKSOMHETEN

4.1 Rettslig utgangspunkt
Av vphl. § 9-11 (1) nr. 7 følger det at verdipapirforetak skal dokumentere alle investeringstjenester, herunder investeringsrådgivning, og alle utførte transaksjoner, og at dokumentasjonen skal være minst så fyllestgjørende at Finanstilsynet kan kontrollere om de regler Finanstilsynet har ansvar for, herunder kravene til god forretningsskikk, er overholdt.

Finanstilsynet har lagt til grunn at dette innebærer at dokumentasjonen må være fullstendig. Det vil si at dokumentasjonen må dekke både grunnlaget for rådgivningen, innholdet av rådgivningen og (i den grad det ikke fremgår av sammenhengen) begrunnelsen for det rådet som gis. Dokumentasjonen må videre være tilstrekkelig detaljert og forståelig til at den kan kontrolleres av andre. Det vises her til ESMAs "Guidelines on certain aspects of the MiFID suitability requirements" av 6. juli 2012 guideline 9 punkt 61-63 hvor det blant annet heter at "Record-keeping arrangements adopted by investment firms must be designed to enable firms to track ex-post why an investment was made.[…] Therefore, an investment firm is required to record all relevant information about the suitability assessment, such as information about the client […]. Those records should include […] (b) the types of financial instruments that fit that profile and the rationale for such an assessment […]".

Finanstilsynet har gjennom tilsynspraksis lagt til grunn at verdipapirforetak har en generell plikt til å dokumentere hele virksomheten, også virksomhet som ikke er knyttet til ytelse av investeringstjenester. 

 

4.2 Dokumentasjon av investeringsrådgivning

4.2.1 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
Foretakets investeringsrådgivning foregår hovedsakelig i personlige kundemøter. Rådgiverne kan etter det opplyste også yte investeringsrådgivning på telefon.

Foretakets dokumentasjon på egnethetstester og investeringsrådgivning gjøres primært i et standardisert skjema kalt "Formuesplan", samt i referat fra årlig gjennomgang med kunden. Finanstilsynet har gjennomgått slik dokumentasjon, samt ordredokumentasjon og dokumentasjon på eventuell øvrig kundekontakt i perioden januar 2014 til april 2015, for et utvalg på 35 kunder (Utvalget).

Det var Finanstilsynets foreløpige vurdering i Rapporten at Foretakets dokumentasjon av investeringsrådgivningen var mangelfull for en stor del av kundene i Utvalget. Finanstilsynet trakk i Rapporten fram eksempler på kunder i Utvalget der Foretakets investeringsrådgivning, etter Finanstilsynets syn, ikke var tilstrekkelig dokumentert. Finanstilsynet viste til at Foretaket ved interntilsyn gjennomført i 2014 også hadde konkludert med at Foretakets investeringsrådgivning ikke var tilstrekkelig dokumentert. 

4.2.2 Foretakets kommentarer
Foretaket skriver i Tilsvaret at Formuesplanen er ment å dokumentere Foretakets råd til en kunde på en lettfattelig måte, samtidig som det har vært en målsetning å sikre en standardisering av rådgivningsprosessen. Foretaket viser til at det har vært "praksis at dokumentasjonskravet for bruk av modellporteføljene historisk tillot bruk av standardiserte begrunnelser ettersom produktenes egenskaper er lett kommuniserbare og likvide instrumenter". I forbindelse med evalueringen etter Foretakets interntilsyn i 2014 ble det ifølge Foretaket besluttet at samtlige investeringsråd skulle begrunnes med fritekst og individuell tilpasning. Foretaket opplyser at dette kravet ble innført i oktober 2014, og at det etter opplæring og implementering av endringen ble gjennomført en utvidet compliancekontroll. Foretaket skriver videre at formuesplanene for kundene som i Rapporten er trukket frem som mangelfulle, var utarbeidet før Foretakets nye krav til dokumentasjon av rådgivingen ble innført.

Foretaket opplyser videre at det er utarbeidet og vedtatt nye retningslinjer for dokumentasjon av investeringsrådgivning i august 2015, samt at det er foretatt ytterligere presiseringer i rutineverket senhøsten 2015. Finanstilsynet har mottatt de nye retningslinjene.

4.2.3 Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet presiserer viktigheten av at Foretaket dokumenterer investeringsrådgivningen. Hensikten med dokumentasjonen er at den skal vise hvordan virksomheten utøves, herunder at rådgivningen er i samsvar med kravene til god forretningsskikk. Dokumentasjonen må derfor være av en slik kvalitet at rådgivningsprosessen kan etterprøves. Dette har en side både mot Foretakets internkontroll og mot Finanstilsynets mulighet til å etterprøve Foretakets rådgivning.

Finanstilsynet tar til etterretning at Foretaket skjerpet dokumentasjonskravene til investerings-rådgivning fra oktober 2014, samt at Foretaket vedtok nye retningslinjer for slik dokumentasjon høsten 2015.

 

4.3 Dokumentasjon av ikke-konsesjonsbelagt rådgivning

4.3.1 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
I tillegg til å yte investeringstjenester tilbyr Foretaket som nevnt over også rådgivning innenfor flere andre privatøkonomiske områder. Foretaket opplyste på stedlig tilsyn at slik rådgiving skal dokumenteres. Foretaket hadde imidlertid ingen skriftlige rutiner eller instrukser som skisserte hverken at slik rådgivning skal dokumenteres, hvordan slik dokumentasjon skal skje eller hvilke krav som stilles til dokumentasjonen.

Det var Finanstilsynets vurdering at Foretaket i liten grad hadde dokumentert slik rådgivning i kundedokumentasjonen for kundene i Utvalget. Finanstilsynet viste til at det fremgår implisitt av kundedokumentasjonen for tre av kundene i Utvalget at det er ytt slik rådgiving uten at rådgivingen er dokumentert i kundedokumentasjonen.

Det var basert på dette Finanstilsynets foreløpige vurdering at dokumentasjonen på dette området er mangelfull, og at det er behov for å formalisere kravene til dokumentasjon av slik rådgiving. 

4.3.2 Foretakets kommentarer
Foretaket skriver i Tilsvaret at retningslinjene hele tiden har vært at all rådgivning skal dokumenteres, også ikke-konsesjonsbelagt rådgivning. Rådgivningen har i følge Foretaket blitt dokumentert i ulike medier (e-post, møtereferater og kommentarer i SuperOffice), noe som har medført at etterkontroll krever sammenstilling av informasjon fra ulike kilder. Foretaket opplyser at det med virkning fra 5. november 2015 har innført en ny rutine vedrørende dokumentasjon av ikke-konsesjonsbelagt rådgivning. Foretaket har også utarbeidet et standardisert skjema for dokumentasjon av ikke-konsesjonsbelagt rådgivning som Foretakets rådgivere skal benytte. Dette skal muliggjøre en mer effektiv sporbarhet og etterkontroll.

Foretaket opplyser videre at det har gjennomført opplæring av Foretakets rådgivere vedrørende det forsterkede dokumentasjonskravet, samt at oppfølging og særskilt kontroll av dette er tatt inn i Foretakets complianceplan.

4.3.3 Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet tar til etterretning at Foretaket har formalisert kravene til dokumentasjon av rådgivningstjenester som ikke faller inn under den regulerte verdipapirvirksomheten. Finanstilsynet presiserer at dette er særlig viktig siden slik rådgivning (som ikke ender opp med investeringer i finansielle produkter) normalt ikke er synlig på annen måte, og derfor ikke vil være mulig å kontrollere med mindre den dokumenteres særskilt.

Finanstilsynet tar videre til etterretning at Foretakets compliance skal følge opp med særskilt kontroll av dokumentasjon av ikke-konsesjonsbelagt rådgivning.

 

5 GOD FORRETNINGSSKIKK – UNOTERTE VERDIPAPIRER

5.1 Rettslig utgangspunkt
Verdipapirforetak skal utøve sin virksomhet i samsvar med kravene til god forretningsskikk. Etter vphl. § 10-11 (1) skal verdipapirforetak som et overordnet prinsipp påse at kundenes interesser og markedets integritet ivaretas på beste måte. Bestemmelsene i vphl. § 10-11 med forskrifter gir videre anvisning på enkelte konkrete forpliktelser foretaket har i denne forbindelse, for å sikre investorbeskyttelse og en minimumsstandard for kundebehandling.

Kravet til god forretningsskikk innebærer blant annet at foretak som yter tjenesten investeringsrådgivning plikter å gjennomføre en egnethetsvurdering for å anbefale den investeringstjenesten og de finansielle instrumenter som er egnet for kunden, jf. vphl. § 10-11 (4) og verdipapirforskriften (vpf.) § 10-16. Kravet gjelder for investeringsrådgiving knyttet til både kjøp og salg av finansielle instrumenter.

5.2 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
Finanstilsynet skrev i Rapporten at Foretaket blant annet benytter aksjonærlister for unoterte selskaper (typisk illikvide porteføljeselskaper innen eiendom og liknende konstruksjoner) som utgangspunkt for sin prospekteringsvirksomhet. Finanstilsynet har mottatt en oversikt over Foretakets transaksjoner av denne type produkter i annenhåndsmarkedet i perioden 2014 – april 2015, og skrev i Rapporten at denne oversikten viser at en stor andel av Foretakets kunder selger slike produkter gjennom Foretaket tidlig i kundeforholdet. Det er Foretaket som kontakter kundene med tilbud om porteføljegjennomgang og rådgivning, og kundens salg av unoterte verdipapirer skjer etter Foretakets forutgående investeringsrådgivning.  

Finanstilsynet skrev videre at Foretakets råd om salg av kundens unoterte verdipapirer (ervervet før etablering av kundeforholdet med Foretaket), samt begrunnelsen for dette, i liten grad fremkommer av kundedokumentasjonen, ref. punkt 4.2 over. Der hvor det fremkommer av kundedokumentasjonen at kundens unoterte verdipapirer skal realiseres, henvises det normalt til kundens ønsker om realisasjon av papirene. Finanstilsynet skrev at det ikke syntes som Foretaket foretar noen konkret vurdering hverken av de enkelte produktene eller den enkelte kundes særskilte forhold ved råd om salg. Etter Finanstilsynets vurdering blir dette også underbygget av Foretakets informasjonsskriv "Informasjon om kjøp og salg av unoterte eiendeler" hvor Foretaket skriver at "Det er ikke det enkelte prosjekts egenskaper som Forvaltningshuset vurderer ved en anbefaling av salg av slike prosjektandeler, da Forvaltningshuset ikke har noen konkret mening om kvaliteten i det enkelte prosjekt, men derimot investeringstypens egenskaper som egnethetsvurderes sammen med kunden."

Det var Finanstilsynets foreløpige vurdering at Foretaket ikke hadde gjennomført reelle egnethetsvurderinger ved dets rådgivning overfor kundene knyttet til salg av kundenes unoterte verdipapirer og reinvestering av midlene i Foretakets porteføljer, jf. vphl. § 10-11 (4). Finanstilsynet skrev at Foretaket ved investeringsrådgivning knyttet til disse produktene må sette seg inn i (i) det enkelte produkts egenskaper (herunder eksempelvis vurdere verdiutvikling, sannsynlighet og tidsplan for prosjektrealisering, samt løpende utbyttebetalinger), og (ii) hvordan dette møter den enkelte kundes behov. 

5.3 Foretakets kommentarer
Foretaket redegjør i Tilsvaret for andelen plassert kapital som har sin direkte opprinnelse fra salg av unoterte verdipapirer, og viser til at denne har vært fallende utover i 2015.

Foretaket skriver videre at svært mange av de såkalte alternative investeringsfondene som ble etablert i perioden 2006-2009 ikke har de nødvendige forutsetninger for å skape merverdier for sine aksjonærer, og at kombinasjonen av høye løpende honorarer, fravær av skattemessige vurderinger i struktureringen av selskapene og ineffektive kapitalstrukturer gjør at Foretaket ikke anser disse som hensiktsmessig å eie. Foretaket skriver at Foretakets vurderinger, av grunner som nevnt over, ofte består i om det skal gi råd til kunden om å realisere tap umiddelbart eller vente å se om tapet blir mindre med tiden. Foretaket skriver at det i denne forbindelse vurderer kundens situasjon og produktets egenskaper individuelt.

Foretaket redegjør videre for at 77 % av Foretakets omsetning av unoterte verdipapirer som Finanstilsynet har gjennomgått er knyttet til syv verdipapirer fra samme leverandør, mens Foretakets kunder samlet sett er investert i mer enn hundre slike produkter. Foretaket mener dermed at det ikke er grunnlag for å hevde at Foretaket behandler samtlige slike produkter under ett. Foretaket erkjenner imidlertid at "det foreligger et forbedringspotensial på dokumentasjonen for når Foretaket gir råd om at investorene ikke bør selge, samt detaljgraden på de individuelle vurderingene kan økes."

Foretaket viser til at det i oktober 2014 forbedret sin formuesplan (jf. punkt 4.2 over) og at ytterligere tiltak for utvidet dokumentasjon og forsterket kontroll er innført. Dette er, etter det opplyste, særskilt tatt inn i utdanningsplanen for rådgiverne, samt at Foretakets compliancefunksjon har økt kontrollfrekvensen av disse forholdene.  

5.4 Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning. Finanstilsynet vil presisere at Foretaket, ved rådgivning knyttet til unoterte produkter kundene har i sin portefølje, må foreta en egnethetsvurdering ut i fra situasjonen kundene befinner seg i på rådgivningstidspunktet. Foretaket må kunne dokumentere at det er foretatt en vurdering av (i) det enkelte produkts egenskaper og (ii) hvordan dette møter den enkelte kundes behov. Det å selge seg ut av et produkt og kjøpe seg inn i et annet produkt må gi et bedre resultat samlet sett for kunden, hensyntatt kostnader og forventet avkastning, enn det å bli værende i det eksisterende produktet, skal investeringsrådet være egnet.

Nettopp fordi det er i Foretakets interesse at kunden selger ut eksisterende investeringer og kjøper Foretakets investeringsløsninger, må Foretaket være ekstra påpasselige med å sørge for klare retningslinjer, rutiner og kontrollmekanismer for å sikre objektiv rådgivning.

 

6 BESTE RESULTAT – UNOTERTE VERDIPAPIRER

6.1 Rettslig utgangspunkt
Verdipapirforetak skal ved mottak og formidling av ordre for utførelse i et annet foretak gjennomføre ethvert rimelig tiltak for å oppnå det best mulige resultat for kunden med hensyn til pris, kostnader, hurtighet, sannsynlighet for gjennomføring og oppgjør, størrelse, art og andre relevante forhold, jf. vphl. § 10-12 (1) og vpf. § 10-26 (2). Verdipapirforetak skal ha retningslinjer for å sikre overholdelse av disse forpliktelsene, jf. vpf. § 10-26 (4). 

6.2 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
I forbindelse med internt tilsyn i Foretaket i 2014 ble det av Foretaket og dets juridiske rådgiver identifisert behov for tydeligere instrukser og retningslinjer for Foretakets omsetning av unoterte verdipapirer i annenhåndsmarkedet, jf. Foretakets rapport "Utvidet compliancegjennomgang vinteren 2014" av 10. mars 2014. Det fremgår av denne rapporten at Foretaket formidlet ordre i slike unoterte produkter til en fast ordreutfører, uten å sette seg inn i priser og likviditet i annenhåndsmarkedet for øvrig. 

I følge Foretakets rutine for beste resultat (sist revidert 4. mars 2014) skal Foretaket "halvårlig gjøre en vurdering av identifiserte markedsplasser for illikvide verdipapirer og vurdere hvilke eller hvilken markedsplass som er best egnet å formidle ordre til". Kontroll av rutine for beste resultat, herunder kontroll av (i) om ordremottaker har blitt vurdert og (ii) om Foretaket har identifisert hvilke markedsplasser som er best egnet for omsetningen av illikvide verdipapirer, er i Foretakets "Kontrolliste rutiner", inkludert fra desember 2014 som en årlig kontroll.   

Finanstilsynet viste i Rapporten til at Foretaket i følge mottatt oversikt i perioden januar – mars 2015 videreformidlet samtlige ordrer i unoterte verdipapirer til ett og samme verdipapirforetak. Finanstilsynet viste videre til at Foretaket i kundeinformasjonen kalt "Informasjon om kjøp og salg av unoterte eierandeler" skrev at det benyttet dette bestemte verdipapirforetaket til den faktiske ordreutførelsen, og at det "[…] har ikke oversikt over kurser, volumer eller evne til å selge ut andeler i illikvide prosjekter hos alle aktører i det norske markedet. Forvaltningshuset har erfart at det kan være store forskjeller i evne til å omsette annenhåndsandeler, og også kurser. Forvaltningshuset kan derfor ikke ta ansvar for at kunden får den høyeste mulige kurs på sine andeler da det er mulig at det finnes aktører som omsetter tilsvarende andeler til en annen kurs på samme tidspunkt". 

Finanstilsynet presiserte i Rapporten at kravene om beste resultat er absolutte, og at Foretaket ikke kan fri seg fra dette generelt ved å vise til kundens aksept. Finanstilsynet vurderte det slik at halvårlige/årlige vurderinger av de ulike aktørene i markedet ikke er tilstrekkelig for å sikre oppnåelse av best mulig resultat for kunden. Det var basert på dette Finanstilsynets foreløpige vurdering at Foretakets ordreformidling av unoterte verdipapirer ikke synes å tilfredsstille bestemmelsene om tiltak for å oppnå best mulige resultat for kunden, jf. vphl. § 10-12 og vpf. § 10-26. 

6.3 Foretakets kommentarer
Foretaket viser i Tilsvaret til at annenhåndsmarkedet for denne type produkter er preget av at få aktører representerer markedsplasser med tilstrekkelig likviditet. Foretaket opplyser at det nå har inngått avtale om ordreformidling av unoterte verdipapirer med ytterligere en aktør, slik at det nå har avtale med to aktører. Foretaket opplyser videre at det våren 2015 reviderte sine rutiner slik at Foretakets rådgivere nå skal foreta kontroll av likviditet og priser fra begge disse aktørene i forkant av ordreformidling.

Foretaket skriver at det har vært dets vurdering at den informasjonen som har vært tilgjengelig har muliggjort best mulig resultat, til tross for at løpende transparens på transaksjoner kun blir gitt på et fåtall av de tilgjengelige markedsplassene. Foretaket skriver videre at "Foretaket erkjenner at dette markedet krever en løpende dokumentasjon av de tiltakene som blir gjort for å sikre etterprøvbarheten av Foretakets tiltak og at en periodisk kontroll ikke nødvendigvis er den mest hensiktsmessig[e] organiseringen". Foretaket opplyser at det har vedtatt nye rutiner for å sikre dokumentasjon av de tiltak som blir gjort for å sikre oppnåelse av beste resultat. Videre er teksten i det ovennevnte dokumentet "Informasjon om kjøp og salg av unoterte eierandeler" som utleveres kunden, endret for å klargjøre Foretakets ansvar for beste resultat.  

6.4 Finanstilsynets endelige merknader
Bestemmelsene om beste resultat forutsetter, etter Finanstilsynets syn, at Foretaket, i forbindelse med omsetning av unoterte verdipapirer i annenhåndsmarkedet, holder seg løpende orientert og har et bevisst forhold til de ulike aktørene i markedet, samt deres priser og øvrige vilkår.

Det er Finanstilsynets endelige vurdering at Foretaket på tilsynstidspunktet ikke kunne vise til tilstrekkelige dokumenterte tiltak for å oppnå best mulig resultat for kunden, jf. vphl. § 10-12 og vpf. § 10-26. Finanstilsynet tar til etterretning at Foretaket har gjennomført tiltak, herunder inngått avtale med ytterligere en aktør og endret rutiner for beste resultat, for å sikre overholdelse av forpliktelsene om beste resultat for kunden.
 

7 FORETAKETS COMPLIANCEFUNKSJON

7.1 Rettslig utgangspunkt
Verdipapirforetak skal ha en effektiv og uavhengig kontrollfunksjon (compliance) med nødvendig autoritet, ekspertise og ressurser, jf. vphl. § 9-11 (1) nr. 5 og vpf. § 9-8. Kontrollfunksjonen skal gjennom løpende kontroll, regelmessige vurderinger, iverksetting av eventuelle tiltak og løpende råd og veiledning sikre at foretaket oppfyller sine forpliktelser etter verdipapirhandelloven og forskrifter. Foretaket skal tilpasse kravene til virksomhetens art, omfang og kompleksitet, jf. vpf. § 9-11 (1). Compliancearbeidet må være av en slik art at det er mulig for Finanstilsynet å føre tilsyn med foretaket, jf. vpf. § 9-1 (1) i.f.

7.2 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
Organisering av compliancefunksjonen
Foretaket har filialer i henholdsvis Bergen, Stavanger og Stjørdal. I følge oversikten over oppgaver som tilligger compliancefunksjonen skal filialene besøkes hvert halvår. I følge den fremlagte compliancedokumentasjonen ble imidlertid filialen i Bergen i 2014 kun besøkt i februar måned (to besøk), mens de øvrige filialene ikke synes å ha blitt besøkt i 2014 (Stavanger-filialen ble først opprettet i oktober 2014). Finanstilsynet presiserte basert på dette at en effektiv compliancefunksjon krever at compliance er regelmessig tilstede i de ulike delene av virksomheten for å undersøke hvordan rutiner og retningslinjer fungerer og etterleves i praksis.

Struktur på kontrollarbeidet
Finanstilsynet har mottatt Foretakets complianceplan for 2014 og 2015. Planene gir ikke et fullstendig bilde av funksjonens arbeidsoppgaver. Basert på dette var det Finanstilsynets anbefaling at Foretaket utarbeider en fullstendig plan (med både kontrollerende og forebyggende tiltak), samt at planen utvikles med tanke på å gi en mer konkret beskrivelse av de enkelte planlagte kontrollhandlinger.

Finanstilsynet viste videre til at Foretakets compliancedokumentasjon gir liten informasjon om hva som faktisk er kontrollert i de enkelte kontrollene. Tilsvarende observasjon er gjort under Foretakets interntilsyn gjennomført våren/sommeren 2014. Finanstilsynet ga basert på dette i Rapporten uttrykk for at Foretaket må sørge for å dokumentere samtlige gjennomførte kontrolltiltak og aktiviteter på complianceområdet. Finanstilsynet viste også til at Foretakets hendelsesregister ikke fremstår som fullstendig hva gjelder hendelser og avvik på complianceområdet. 

Kontroller og stikkprøver
Finanstilsynet la videre i Rapporten foreløpig til grunn at flere deler av Foretakets virksomhet ikke har vært gjenstand for dokumentert compliancekontroll. Finanstilsynet baserte dette blant annet på følgende forhold: 

• Foretaket opplyste under det stedlige tilsynet at compliance ikke gjennomførte stikkprøver av lydopptak av kundesamtaler, da slike kontroller etter Foretakets oppfatning ikke kunne gjennomføres av personvernhensyn.
• Foretaket har identifisert ulike interessekonflikter og høyrisikoområder som (i) incentiv til å selge dyrere rådgivningsavtaler enn kunden har behov for, (ii) kunden følges ikke opp i forhold til den rådgivingsavtale som er inngått og (iii) innholdet i den ikke-konsesjonsbelagte rådgivingen holder ikke faglig forsvarlig nivå, uten at disse områdene – basert på mottatt dokumentasjon – synes å ha vært gjenstand for compliancefokus.

Finanstilsynet ga i Rapporten uttrykk for at det vanskelig kan se at Foretaket er løpende i stand til å sikre at lov og forskrifter etterleves dersom det ikke gjennomføres kontroller og stikkprøver i større omfang og på flere områder enn det som fremgår av mottatt dokumentasjon. Videre presiserte Finanstilsynet at personvernhensyn ikke er til hinder for at compliance gjennomfører stikkprøver av kundesamtaler.

Særlig om styring og kontroll med prospekteringsvirksomheten
På tidspunktet for det stedlige tilsynet hadde Foretaket 33 deltidsansatte (20-40 % stillinger), samt innleide eksterne callsentre, som jobbet med prospektering (møtebookere). Foretakets deltidsansatte og callsentrene skal ifølge Foretaket kun foreta sondering av om det er interesse hos de potensielle kundene for et møte med Foretaket, og ikke anbefale kjøp eller salg av instrumenter. Foretaket foretar ikke lydopptak av prospekteringssamtalene. Foretaket opplyste under tilsynet at ordningen med å benytte eksterne callsentre var under avvikling.

Foretakets rutineverk inneholder ingen rutiner eller retningslinjer som regulerer prospekteringsvirksomheten. Foretaket har imidlertid utarbeidet såkalte "eksempel-pitcher" som beskriver hvordan møtebookerne skal tilnærme seg ulike potensielle kundegrupper og legge opp (formulere seg i) prospekteringssamtalene.

Foretaket har opplyst at møtebookerne får opplæring i form av en gjennomgang av Foretakets tjenesteutvalg og markedsstrategi, samt telefonatferd. Finanstilsynet har mottatt foilsett som benyttes i denne opplæringen. Foilsettet inneholder ingen redegjørelse hverken for (i) grensen mot ytelse av investeringstjenester, herunder investeringsrådgivning, eller (ii) kravene til god forretningsskikk, herunder kravene til markedsføring.

Det var Finanstilsynets foreløpige vurdering at det mottatte materialet ("eksempel-pitcher" og foilsett fra opplæring) ikke ga tilstrekkelig veiledning for møtebookerne hverken om grensen for ytelse av investeringstjenester eller kravene til god forretningsskikk. Finanstilsynet ga videre uttrykk for at det vanskelig kan se at Foretaket kan føre effektiv kontroll med prospekteringsvirksomheten når Foretakets compliance hverken kan overhøre samtalene direkte (sitter ikke i samme rom) eller kontrollere lydopptak av samtalene i ettertid.

Særlig om styring og kontroll med Foretakets ikke-konsesjonsbelagte rådgiving
Hva gjelder Foretakets ikke-konsesjonsbelagte virksomhet har Foretaket i samtlige compliance-rapporter utgitt i perioden januar til desember 2014 skissert risiko for at de ansatte rådgir på områder de mangler kompetanse. I styreprotokoll fra 10. september 2014 fremgår det videre at compliance anbefaler hva gjelder denne virksomheten at instrukser og retningslinjer utarbeides, samt at omfattende opplæring igangsettes, for å sikre at rådgiverne vet konkret hvilke områder de kan rådgi innen, samt hvordan. 

Foretaket har imidlertid ikke fremlagt dokumentasjon på opplæring av de ansatte innen disse områdene. Foretaket har kun fremlagt en instruks som konkret siterer hva rådgiverne kan – og ikke kan – gi råd om. Det var Finanstilsynets foreløpige vurdering at denne instruksen ikke ga tilstrekkelig veiledning til de ansatte i forhold til de ulike områder Foretaket åpner for at de kan rådgi på. Det var basert på dette Finanstilsynets anbefaling at Foretaket utarbeider skriftlig opplæringsprogram og retningslinjer som regulerer denne virksomheten i detalj.

Basert på de nevnte forholdene var det Finanstilsynets foreløpige vurdering at Foretaket ikke har hatt en tilstrekkelig effektiv compliancefunksjon, jf. vphl. § 9-11 (1) nr. 5 og vpf. § 9-8.

7.3 Foretakets kommentarer
Organisering av compliancefunksjonen
Foretaket skriver i Tilsvaret at compliancefunksjonen gjennomførte tre besøk til Bergensfilialen i 2014 (to i februar og ett i mars). I 2015 er filialene i Bergen og Stavanger i følge Tilsvaret besøkt fire ganger hver (henholdsvis i januar, mai, august og november). Når det gjelder filialen i Stjørdal viser Foretaket til at det her kun arbeider en person som regelmessig besøker hovedkontoret i Oslo og i den forbindelse har samtaler med compliance.  

Foretaket opplyser at Foretaket vil påse at de periodiske stedlige tilsynene av filialene skjer i henhold til complianceplan og med nødvendig frekvens. Videre opplyser Foretaket at compliance vil periodisk gjennomgå kontrollrutinene pålagt filiallederne for å sikre at det ikke oppstår områder som kun kontrolleres lokalt. 

Struktur på kontrollarbeidet
Foretaket opplyser at planlegging og dokumentasjon av Foretakets compliancearbeid på detaljert nivå er utarbeidet etter Finanstilsynets kommentarer på det stedlige tilsynet. Foretaket viser videre til tidligere meddelt inngåtte avtale om levering av et komplett system for dokumentasjon av kontroller, opplæring og hendelsesregister. Systemet skal være ferdig implementert innen utgangen av 2015.  

Kontroller og stikkprøver
Foretaket skriver at det som et mindre verdipapirforetak har hatt en operativ tilnærming til løpende kontroller, noe som har medført at mange tangeringspunkter mellom Foretakets medarbeidere og compliancefunksjonen ikke nødvendigvis har blitt løpende dokumentert. Tiltak for å sikre kvalitet og gjennomgående kontroller, samt dokumentasjon av kontrollarbeidet, er ifølge Foretaket iverksatt. Foretaket opplyser også at det har tatt Finanstilsynets råd om løpende stikkprøver av opptak av rådgivernes kundesamtaler til etterretning.   

Særlig om styring og kontroll med prospekteringsvirksomheten
Foretaket opplyser i Tilsvaret vedrørende styring av prospekteringsvirksomheten at "[m]ateriellet som brukes til opplæring av markedsstøttefunksjonen (møtebookere) er revidert høsten 2015. Markedsstøttefunksjonen gjennomgår felles opplæring og deltar periodisk i videokonferanser på tvers av kontorene, hvor sentrale medarbeidere i Foretaket gir informasjon. Det blir lagt vekt på grensegangene mot investeringstjenester, herunder investeringsrådgiving, god forretningsskikk og markedsføringsreglene i denne dokumentasjonen og opplæring. […]".

Videre skriver Foretaket når det gjelder kontroll at det "har omorganisert markedsstøttefunksjonen slik at en ansatt på hvert kontor har fått ansvar som teamleder. Disse har fått et særskilt ansvar for å gjøre løpende medlytt og korrigere uønsket atferd, samtidig som filialleder skal opprettholde sitt personalansvar og løpende tilsyn med medlytt. Både teamleder og filialleder skal rapportere periodisk til complianceansvarlig. Complianceansvarlig skal foreta periodisk medlytt".    

Særlig om styring og kontroll med Foretakets ikke-konsesjonsbelagte rådgiving
Foretaket tar ifølge Tilsvaret Finanstilsynets anbefaling til etterretning, og har utarbeidet ny rutine for den ikke-konsesjonsbelagte virksomheten. 

7.4 Finanstilsynets endelige merknader
En effektiv compliancefunksjon krever etter Finanstilsynets syn at compliance er regelmessig tilstede i Foretakets filialer for å undersøke hvordan Foretakets rutiner og retningslinjer fungerer og etterleves i praksis. Det vil ikke være tilstrekkelig kun å basere seg på dokumentbasert tilsyn eller kontroller utført av filiallederne. Finanstilsynet tar til etterretning at Foretaket for fremtiden vil påse at compliancefunksjonens stedlige tilsyn av filialene vil skje med nødvendig frekvens.  
 
Finanstilsynet tar videre til etterretning at Foretaket nå har strukturert compliancearbeidet på detaljert nivå, iverksatt tiltak for gjennomgående kontroller, samt inngått avtale om leveranse av system for dokumentasjon av compliancearbeidet. Finanstilsynet presiserer viktigheten av at verdipapirforetak strukturerer compliancearbeidet (både forebyggende og kontrollerende) etter en periodisk plan og gjennomfører løpende kontroller tilpasset foretakets virksomhet. Dette for å sikre at hele virksomheten underlegges kontroll. Dokumentasjon av compliancearbeidet er videre viktig for hensiktsmessig compliancerapportering, og for å skape notoritet over hvilket compliancearbeid som faktisk er utført – både internt og overfor Finanstilsynet. 

Det faktum at flertallet av Foretakets møtebookere (studenter og ansatte på callsentrene) har liten eller ingen erfaring med/kunnskap om regelverket for grensen mot ytelse av investeringstjenester og overholdelse av god forretningsskikk tilsier etter Finanstilsynet et særskilt behov for opplæring og kontroll av denne gruppen. Finanstilsynet tar til etterretning at Foretaket i sitt reviderte opplærings-regime for møtebookerne vektlegger disse regelsettene. Hva gjelder kontroll av denne virksomheten og overholdelse av de nevnte regelsettene registrerer Finanstilsynet at Foretaket legger opp til et regime med "medlytt". Finanstilsynet understreker at Foretaket må foreta en vurdering av om dette gir Foretaket tilstrekkelig kontroll med denne delen av virksomheten.

Hva gjelder Foretakets nye rutine for ikke-konsesjonsbelagt virksomhet er det Finanstilsynets anbefaling at denne gir en mer detaljert regulering av virksomheten.

 

8 FORETAKETS IKT-VIRKSOMHET

8.1    Rettslig utgangspunkt
I henhold til "Forskrift om bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT)" (IKT-forskriften) § 12 (1) har foretaket ansvar for at IKT-virksomheten oppfyller alle krav som stilles etter denne forskrift. Dette gjelder også der hele eller deler av virksomheten er utkontraktert. Det skal foreligge en skriftlig avtale som sikrer dette. Avtalen må sikre at foretak under tilsyn også gis rett til å inspisere og kontrollere de av leverandørens aktiviteter som er knyttet til avtalen. Avtalen skal også sikre håndtering av taushetsbelagt informasjon.

Videre følger det av IKT-forskriften § 5 at foretaket skal utarbeide prosedyrer som skal sikre beskyttelse av utstyr, systemer og informasjon av betydning for foretakets virksomhet, jf. IKT-forskriften § 1, mot skader, misbruk, uautorisert adgang og endring, samt hærverk. Videre skal prosedyrene inneholde retningslinjer for tildeling, endring, sletting og kontroll med autorisasjon for tilgang til IKT-systemene. Kravene til IKT-sikkerhet skal så langt det er praktisk mulig være målbare.

8.2    Finanstilsynets vurdering i Rapporten
Foretaket utkontrakterer all sin IKT-virksomhet. Finanstilsynet viste i Rapporten til at det i Foretakets rutine for utkontraktering står at "Foretaket utkontrakterer ingen viktige operasjonelle funksjoner". Finanstilsynet skrev at dette ikke er forenlig med situasjonen slik den ble beskrevet under det stedlige tilsynet.

Finanstilsynet skrev videre at det ikke kan se at Foretakets fremlagte driftsavtale for IKT-systemer, og avtale om lisensiering av programpakke, inneholder lovpålagte klausuler som dekker IKT-forskriften § 12 om adgang til inspeksjoner hos leverandøren for å sikre Foretakets mulighet for styring og kontroll med data og systemer ved utkontraktering. Finanstilsynet viste videre til at Foretaket under det stedlige tilsynet opplyste at det har rutiner for tilgangsstyring for applikasjoner og filer, men at det ikke alltid har blitt gjennomført rutinemessig oppfølging av brukertilganger i form av tilgangsrapporter til systemeierne. Finanstilsynet skrev at det forventer at rollebeskrivelser og rutiner for godkjenning av fil- og applikasjonstilganger er etablert i skriftlig form, samt at rutinebeskrivelsene følges og dokumenteres. 

8.3    Foretakets tilsvar
Foretaket skriver i Tilsvaret at det i forbindelse med utkontraktering av IKT-virksomheten engasjerte et selskap som leverer IKT-ledelse og rådgivning, og som blant annet skal bistå Foretaket med ekspertise for å føre et betryggende tilsyn med utkontrakteringen. Foretaket opplyser at det har oppdatert rutinen for utkontraktering i henhold til Finanstilsynets kommentarer i Rapporten, samt at det har avtalt å revidere avtalen med sin leverandør for å sikre Foretaket rett til stedlige inspeksjoner i henhold til kravene i IKT-forskriften § 12 (1). Dette forventes formalisert i løpet av kort tid. Foretaket opplyser videre at kontroll av tilgangsstyring og filer sist ble gjennomført i oktober 2015, og at gjennomgang av tilgangsstyringen inngår i den årlige risikoanalysen av IKT-virksomheten. I e-post av 15. desember 2015 bekrefter Foretaket at dets rollebeskrivelser og rutiner for godkjenning av fil- og applikasjonstilganger foreligger i skriftlig form.

8.4    Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet tar Foretakets Tilsvar til orientering.

 

For Finanstilsynet

Geir Holen
seksjonssjef                                                                              Elise Ødegård
                                                                                               spesialrådgiver