Merknader - endelig rapport Kontor & Økonomiservice AS og Økonomiservice Vaksdal AS

Saksbehandler: Bernt Jan Aaland
Dir. tlf.: 22 93 97 36
Vår referanse 15/8396
Dato: 28.01.2016

1. Sakens bakgrunn
Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 29. og 30. september 2015 med de autoriserte regnskapsførerselskapene Kontor & Økonomiservice AS og Økonomiservice Vaksdal AS. Tilsynet omfattet den virksomheten De driver i disse selskapene. Finanstilsynets foreløpige merknader ble sendt i brev datert 10. desember 2015, hvor tilsynsrapporten fulgte vedlagt. Deres tilsvar er mottatt i brev datert 11. januar 2016.

De var på tilsynstidspunktet styrets leder og daglig leder i begge selskapene. De er eneste autoriserte regnskapsfører og dermed oppdragsansvarlig for alle regnskapsføringsoppdragene i begge selskapene. Kontor & Økonomiservice AS hadde på tilsynstidspunktet 73 regnskapsfører-oppdrag. Det var seks ansatte, utgjørende ca. tre årsverk. I Økonomiservice Vaksdal AS var det 67 regnskapsføreroppdrag og fire ansatte, utgjørende ca. tre og et halvt årsverk. En person med bakgrunn som statsautorisert revisor og autorisert regnskapsfører blir innleid i begge selskaper i forbindelse med årsoppgjøret.

Bakgrunnen for det stedlige tilsynet var at Regnskap Norge (tidligere NARF) høsten 2013 avholdt kvalitetskontroll med den regnskapsføringsvirksomheten De driver i Kontor & Økonomiservice AS. Regnskap Norge gjennomførte også en etterkontroll høsten 2014. Begge kontrollene avdekket alvorlige mangler i Deres yrkesutøvelse. Som en følge av dette ble De innrapportert til Finanstilsynet. Finanstilsynet mener at de feilene og manglene som ligger til grunn for innrapporteringen er av en slik art at de kan danne grunnlag for tilbakekall av autorisasjonen som regnskapsfører.

I Finanstilsynets inspeksjonsvirksomhet er det lagt til grunn at de krav som følger av lovgivningen skal være oppfylt til enhver tid. Grove eller gjentatte brudd på de krav som gjelder for å være autorisert regnskapsfører eller for regnskapsførervirksomheten kan gi grunnlag for tilbakekall av godkjenningen som regnskapsfører eller regnskapsførerselskap. Dette gjelder selv om det er første gang Finanstilsynet gjennomfører tilsyn. Det er derfor svært uheldig at ikke regnskapsførere benytter den muligheten som ligger i bransjeforeningens kvalitetskontrollsystem til å rette opp i de svakheter som avdekkes ved en slik kontroll, slik at oppdragsgiverne sikres den kvaliteten i tjenestene som kan forventes når autorisert regnskapsfører benyttes. 

For å få et bredt bilde av Deres regnskapsføringsvirksomhet valgte Finanstilsynet å gjennomføre stedlig tilsyn både i Kontor & Økonomiservice AS og Økonomiservice Vaksdal AS. Tilsynet dekket blant annet krav til regnskapsførerselskapene, herunder økonomiske forhold, krav til rutiner og andre tiltak som skal bidra til å sikre at regnskapsføringen gjennomføres i samsvar med regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk, og at hvitvaskingslovgivningen etterleves. Også regnskapsførers arbeid blant annet i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annet relevant regelverk kontrolleres i de enkeltoppdragene som velges ut for kontroll.

Finanstilsynets tilsyn viste at De på tilsynstidspunktet hadde iverksatt tiltak som innebar at de feil og mangler som Regnskap Norge avdekket i sine kvalitetskontroller i det vesentligste var rettet opp. Finanstilsynet har derfor vurdert det slik at det ikke skal fattes vedtak om tilbakekall av Deres godkjenning som autorisert regnskapsfører.   

2. Forhold i regnskapsførerselskapet

2.1. Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 2.13 og 3.2)
Det følger av hvitvaskingsloven § 4 andre ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap.

Iht. hvitvaskingsloven § 23 annet ledd kreves det at selskapet skal utpeke en hvitvaskingsansvarlig, og at det skal foreligge dokumentasjon som viser hvem som er utpekt til å inneha denne rollen. At slik dokumentasjon var utarbeidet ble ikke fremvist under tilsynet. 

Det var i regnskapsførerselskapet ikke utarbeidet eller iverksatt rutiner for å gjennomføre en risikobasert kundekontroll av oppdragsgiverne, jf. hvitvaskingsloven kapittel 2.

Regnskapsførere har en viktig rolle når det gjelder å avdekke eventuelle forsøk på hvitvasking. Det er derfor avgjørende at autoriserte regnskapsførere er bevisste sine plikter etter hvitvaskingsloven og etterlever disse.

2.2 Risikostyring og internkontroll (tilsynsrapporten pkt. 2.14) 
I henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september 2008, gjeldende fra 1. januar 2009, skal regnskapsførerselskaper utarbeide en plan for hvordan kravene i forskriften skal gjennomføres og dokumenteres. Det følger videre av forskriften § 6 at foretaket løpende skal vurdere hvilke risikoer som er knyttet til virksomheten. Vurderingene skal dokumenteres, og et sammendrag med konklusjoner om risikosituasjonen og om det er behov for nye tiltak skal foreligge, jf. forskriften § 8 første ledd. Vurderingen skal årlig forelegges styret til behandling.

Forut for tilsynet ble det innsendt dokumentasjon som viste at det var foretatt en vurdering av selskapenes risikostyring og internkontroll for 2014. Begge dokumentene er datert 6. januar 2015 og styrenes behandling av dokumentene er datert samme dag. Selskapenes revisor har avgitt sin uavhengige bekreftelse henholdsvis den 5. mai og 13. februar 2015. 

Finanstilsynet savner en nærmere vurdering av hva som ligger til grunn for den konklusjonen som er trukket for de forskjellige forhold. Konsekvensen dersom risikoen inntreffer er vurdert enten som lav, middels eller høy. Sannsynligheten for at risikoen inntreffer er i begge selskapene for de fleste risikoområder vurdert som lav, med unntak av for tre områder som er vurdert som middels. Det fremgår imidlertid ikke hva som er grunnlaget for de enkelte vurderinger/konklusjoner. Det synes også noe mangelfullt beskrevet hvilke tiltak som vil bli satt i verk i de tilfeller hvor det er vurdert behov for slike tiltak. Det fremgår heller ikke tidsfrister eller ansvarlig person for å gjennomføre tiltakene.

Basert på resultater fra de stedlige tilsynene så er det i risikovurderingene ikke foretatt en reell vurdering av risikoen for at selskapene oppfyller kravene i hvitvaskingsloven og risikoen for misligheter ved utførelse av remitteringsoppdrag. 

Finanstilsynet forutsetter at risiko- og internkontrollgjennomgangen for 2015 i større grad dokumenterer hva som er grunnlaget for de enkelte vurderinger/konklusjoner. Det må også angis hvilke internkontrolltiltak som er, eller som vil bli, iverksatt for å redusere risikoene til et akseptabelt nivå. Det må også angis tidsfrist og ansvarlig person for iverksetting og ferdigstillelse av nødvendige internkontrolltiltak. 

3. Forholdet til oppdragsgiverne 
I tilsynsrapporten er beskrevet utøvelsen av regnskapsføreroppdrag, og om det er etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i forhold til kravene i regnskapsførerloven og 
-forskriften, herunder god regnskapsføringsskikk, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. "God regnskapsføringsskikk" utfylles av standarder utarbeidet av Regnskap Norge, Økonomiforbundet og DnR. Ny standard er gjort gjeldende fra 1.1.2015. Finanstilsynet har i det vesentligste vist til denne standarden, men det kan i tilsynsrapporten være vist til de tidligere standardene for de arbeidsoppgavene som ble utført i 2014.

3.1. Overordnet kontroll på oppdragsnivå (tilsynsrapporten pkt. 2.1.1) 
Det følger av GRFS punkt 7.1 «Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå» at oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører minst en gang årlig skal kontrollere følgende for hver oppdragsgiver:

• At oppdragsavtale er à jour. 
• At fullmakter er skriftlig dokumentert og à jour.
• At oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale er à jour.
• At vurdering av oppdragsgivers interne rutiner er gjennomført og dokumentert.
• At avstemminger utføres og dokumenteres tilfredsstillende.
• At handlinger i forbindelse med årsoppgjør er gjennomført.
• At rapportering gjennomføres i henhold til oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov.
• At fremdriftsoversikt er à jour.
• At oppdragsdokumentasjon er à jour.

Kravet om å foreta en overordnet og dokumentert intern kontroll på oppdragsnivå gjelder uavhengig av om det benyttes medarbeider på oppdraget eller ikke. Det er den oppdragsansvarlige sitt ansvar å påse at dette faktisk blir gjort.

De bekreftet også under tilsynet at det ikke forelå en særlig rutine for dette. Finanstilsynet finner imidlertid å legge til grunn at regnskapsfører i praksis følger opp punktene som fremgår av a) – i).

3.2. Avstemminger (tilsynsrapporten pkt. 3.1.6 og 3.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS pkt. 5.8.3 at samtlige kontoer i balansen skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningspapirer med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et korrekt regnskap. Det skal foreligge tilstrekkelig dokumentasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger også av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres.

Under de to stedlige tilsynene kontrollerte Finanstilsynet avstemminger og oppdragsdokumentasjonen for til sammen seks oppdrag. For de kontrollerte oppdragene ble det kun avdekket mindre mangler. Det synes derfor som om det i alt vesentlige nå er iverksatt tilfredsstillende rutiner på dette området.

3.3. Arbeidsdeling ved remitteringsoppdrag (tilsynsrapporten pkt. 3.1.2 og 3.2.4)
Det fremkom under tilsynet at begge regnskapsførerselskapene utfører remittering for sine oppdragsgivere. Det er ikke utarbeidet noen rutiner eller retningslinjer i selskapene i forhold til arbeidsdeling slik at det i noen tilfeller er samme person som både legger inn og godkjenner utbetalinger på oppdragsgivers vegne. Dette øker risikoen for misligheter.

4. Finanstilsynets konklusjon
Det stedlige tilsynet viste at formelle forhold rundt driften av regnskapsførervirksomheten i Kontor & Økonomiservice og Økonomiservice Vaksdal AS i hovedsak er oppfylt i forhold til de krav som stilles etter regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. Finanstilsynet har i den forbindelse lagt vekt på at det i 2015 er iverksatt systematiske rutiner for kvalitetskontroll av ikke autoriserte medarbeidere, noe som ble påpekt som en svakhet ved de kontrollene Regnskap Norge gjennomførte. Det fremkom videre at det nå sendes perioderapporter til oppdragsgiverne, og at dette også synes å bli gjort på en systematisk måte. Finanstilsynet ser det imidlertid som kritikkverdig at dette ikke har vært gjort på et tidligere tidspunkt. Det vises i den forbindelse til at det legges til grunn at regnskapsførere fra det tidspunktet de blir tildelt autorisasjon iverksetter tiltak som sikrer at regnskapsføringen skjer på en forsvarlig måte.

De fremgår av Deres tilsvar den 11. desember 2015 at det nå skal være iverksatt rutiner for samtlige av de forhold hvor det ble avdekket svakheter ved det stedlige tilsynet og som er tatt opp i punktene overfor i dette merknadsbrev. Finanstilsynet tar Deres tilsvar til etterretning og anser med dette saken for avsluttet.

For Finanstilsynet 

 

Kjersti Elvestad 
seksjonssjef  

Bernt Jan Aaland
 tilsynsrådgiver