Endelig rapport - merknader etter stedlig tilsyn Contar AS

Contar AS
Storgata 75
2609 LILLEHAMMER

VÅR REFERANSE 16/9695

DERES REFERANSE

DATO 18.01.2017

Endelig rapport - merknader etter stedlig tilsyn

Det vises til stedlig tilsyn avholdt ved foretakets lokaler den 6. oktober 2016, Finanstilsynets foreløpige rapport av 7. november 2016 og foretakets tilsvar i brev av 24. november 2016.

1. Generelt

Contar AS ble gitt fremmedinkassobevilling den 3. februar 2006. Faktisk og daglig leder er Erik Oscar Hoelli og styreleder er Knut Tore Jevnesveen.

Foretaket tilbyr og driver tradisjonell inkassovirksomhet i den forstand at det på vegne av kreditor, etter at denne har sendt faktura og evt. inkassovarsel, følger opp ubetalte pengekrav ved utsendelse av inkassovarsel, betalingsoppfordring og etterfølgende inkassotiltak. Foretaket driver også fakturaadministrasjon på vegne av noen få oppdragsgivere.

Under det stedlige tilsynet ble foretakets generelle saksbehandlingsrutiner for inndrivelsesprosessen gjennomgått, og saksbehandlingen i enkeltsaker ble kontrollert på stikkprøvebasis. Inkassators rutiner for behandling av klientmidler ble også gjennomgått. Videre kontrollerte Finanstilsynet foretakets etterlevelse av forskrift om risikostyring og internkontroll (risikostyringforskriften).

2. Saksbehandling

Anmodning om innbetaling til klientkonto ved egeninkasso.
Foretaket driver tidvis inn egne forfalte krav (egeninkasso). Vår kontroll viste at Contar AS ved enkelte tilfeller anmodet skyldner om innbetaling til foretakets klientkonto.

Det vises i denne sammenheng til inkassoloven § 16 annet ledd og inkassoforskriften § 4-1 første ledd hvor det fremgår at inkassator plikter å holde innkasserte midler og andre midler som tilhører klienter, adskilt fra egne midler og midler som ikke tilhører klienter.

Foretaket har redegjort for at det avviker fra ordinær rutine at det ved enkelte tilfeller er påført klientkontonummer i stedet for driftskontonummer på betalingsanvisningen ved inndrivelse av egne forfalte pengekrav. Det er opplyst om at foretaket fremover skal påse at det kun anmodes om innbetaling til foretakets driftskonto ved egeninkasso.

Overskrift i inkassovarsel
Enkelte av foretakets inkassovarsler var benevnt PURRING/INKASSOVARSEL. Justis- og beredskapsdepartementets Lovavdeling har i brev av 15. oktober 2007 uttalt seg om en slik benevning av inkassovarsler. Det følger av brevet at:

"Departementet vil særleg vise til at inkassolova § 9 ikkje berre stiller krav til innhaldet i eit inkassovarsel, men også til at varselet skal vere klart og utvitydig, jf. NOU 1983:8 Inkassovirksomhet s. 38. […] Når det særskilt gjeld forholdet til purringar, må det leggjast vekt på at inkassoforskrifta § 1-2 skil mellom purringar og inkassovarsel. Det er derfor viktig at kreditor er klar på dette punktet."

Når inkassator eller kreditor sender skyldner et kravbrev benevnt "Purring/inkassovarsel" vil dette kravbrevet ikke fremstå som et utvetydig varsel om inkasso da det også kan anses å være ordinær purring etter kravets forfall. Til orientering vil det imidlertid være innenfor departementets føringer å benevne et slikt brev "Inkassovarsel – eneste purring", forutsatt at det ikke sendes ytterligere purringer.

Foretaket bekrefter å ha endret benevnelsen slik at det nå står INKASSOVARSEL i overskriften i de aktuelle kravbrevene.

3. Risikostyring og internkontroll

Generelt
Forskrift om risikostyring og internkontroll (risikostyringsforskriften) omfatter inkassoforetak, jf. finanstilsynsloven § 4 og nevnte forskrift § 1.
 
Styret har det overordnede ansvaret for å påse at foretaket har hensiktsmessige systemer for risikostyring og internkontroll, jf. risikostyringsforskriften § 3. Herunder skal styret fastsette prinsipper for risikostyring og internkontroll, og påse at risikostyringen og internkontrollen er gjennomført og overvåket. I den grad foretaket benytter systemer eller "pakkeløsninger" fra bransjeorganisasjoner eller eksterne leverandører, må styret vurdere nødvendige tilpasninger til eget foretak.
 
I forskriften § 4 er det fastsatt plikter for daglig leder, blant annet at vedkommende skal etablere en forsvarlig risikostyring og internkontroll på basis av en vurdering av aktuelle risikoer etter retningslinjer fastsatt av styret og påse at denne er dokumentert, gjennomført og overvåket på en forsvarlig måte. I følge § 6 skal det minst en gang årlig foretas en gjennomgang av vesentlige risikoer for alle virksomhetsområder, og etter § 7 skal det minst en gang årlig foretas en oppsummerende vurdering av om internkontrollen har vært gjennomført på en tilfredsstillende måte. Vurderingene skal dokumenteres og være tilgjengelige for Finanstilsynet i minst tre år, jf. § 8. I foretak hvor det ikke er etablert internrevisjon skal styret sørge for at foretakets valgte revisor avgir en årlig bekreftelse til styret om det er foretatt vurderinger og at det foreligger dokumentasjon etter §§ 6 annet ledd, 7 annet ledd og 8, jf. § 10.
 
Risikovurdering er en systematisk gjennomgang av hva som kan gå galt i virksomheten, hvilken sannsynlighet det er for at forholdet inntreffer, og hvilken konsekvens dette vil ha for foretaket. Risikovurderingen brukes for å vurdere om eksisterende tiltak er gode nok, og for å identifisere områder hvor ytterligere tiltak må iverksettes for å redusere risikoen. 
 
Med bakgrunn i risikovurderingen skal det etableres hensiktsmessig risikohåndtering, det vil si håndtering for å unngå, akseptere, redusere eller dele risiko, i samsvar med virksomhetens risikotoleranse. De viktigste risikohåndteringstiltakene i et inkassoforetak når det gjelder innfordringsprosessen er å etablere saksbehandlings- og internkontrollrutiner. For å sikre en effektiv og forsvarlig risikohåndtering, må kontrollaktivitetene være etablert slik at de tar sikte på å avdekke inntrufne feil/avvik, men også slik at kontrollene kan forhindre at feil/avvik faktisk inntreffer. Herunder må kontrollene innrettes ved at både manuelle og systemmessige feil i strid med saksbehandlingsrutinene, kan avdekkes. 
 
Bestemmelsene i risikostyringsforskriften suppleres av inkassoloven § 6, hvor det følger at bevillingshaver plikter å "påse" at virksomheten utøves i henhold til nærmere angitte bestemmelser, herunder generalbestemmelsen om god inkassoskikk. Dette innebærer at faktisk leder har et selvstendig ansvar for virksomheten utover de krav som stilles i risikostyringsforskriften. Finanstilsynet har i rundskriv 9/2012 gitt kontrollansvaret et nærmere innhold, herunder at faktisk leder skal kartlegge risikoområder, etablere skriftlige rutiner for saksbehandling, etablere løpende kontroller for å avdekke systematiske feil, og ha en løpende gjennomgang og evaluering av fastsatte rutiner og kontrollaktiviteter. Dette innebærer at faktisk leder i inkassoforetak både er den som objektivt sett er ansvarlig for å etablere hensiktsmessige kontroller, og som har det objektive ansvaret for gjennomføringen av kontrollaktivitetene. Inkassoloven åpner for at hele eller deler av disse oppgavene delegeres, dersom det er etablert forsvarlige rutiner for at det rapporteres tilbake til faktisk leder. Daglig leder bør vurdere om pliktene etter § 6 etterleves av faktisk leder på en slik måte at kravene til risikohåndtering etter risikostyringsforskriften også oppfylles.

Foretakets risikostyring og internkontroll
Finanstilsynet hadde enkelte kommentarer til foretakets internkontroll. I stor grad gjaldt disse at det tilsynelatende var mangelfull dokumentasjon for utvalg og gjennomføring av kontrollene. Videre ble det påpekt i foreløpig rapport at det fremsto som at foretaket ikke hadde foretatt noen konkret risikovurdering av virksomheten, herunder de forskjellige stadier i inkassoprosessen.

Foretaket har nå bekreftet at det skal foretas en risikovurdering av virksomheten i henhold til de krav som stilles i risikostyringsforskriften. Det er videre oversendt et nytt dokument som beskriver den totale internkontrollsituasjonen i foretaket. Finanstilsynet tar dette til etterretning.

4. Avstemming av klientmidler

Inkassators avstemming av klientmidler i forhold til bokført klientansvar ved utgangen av juli og august 2016 ble gjennomgått med tanke på hvilke beløpsstørrelser, avstemmingspunkter og dokumentasjon som omtales i Finanstilsynets rundskriv 7/2013 ("Avstemming av klientmidler").

Fremlagt avstemmingsmateriale dokumenterer at inkassator hadde rutine for å foreta avstemminger, men Finanstilsynets gjennomgang avdekket imidlertid at avvikene ikke var forklart, slik retningslinjene forutsetter. Finanstilsynet tar til etterretning opplysningene fra Contar AS om at rutinene vil bli endret.      

For Finanstilsynet

Anne-Kari Tuv seksjonssjef

Oda Stensrud rådgiver