Merknader - endelig rapport etter stedlig tilsyn Oslomegleren AS

Oslomegleren AS
Henrik Ibsens gate 90
0255 OSLO

VÅR REFERANSE 16/9813

DERES REFERANSE

DATO 31.01.2017

Merknader - endelig rapport etter stedlig tilsyn

Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn ved Oslomegleren AS den 10. oktober 2016, foreløpig rapport etter stedlig tilsyn datert 9. desember 2017, samt Deres brev av 14. januar 2017.

Peter Skarbøvig er foretakets styreleder og Hedda Molteberg Nilsen er faglig- og daglig leder i foretaket.

Risikostyring og internkontroll

Generelt

Styret er ansvarlig for å påse at foretaket har en forsvarlig risikostyring og internkontroll i samsvar med forskrift nr. 1080 / 2008 om risikostyring og interkontroll og eiendomsmeglingsforskriften § 2‑8. ­De viktigste elementene i et forsvarlig internkontrollsystem er risikovurdering med angivelse av konkrete risikoer, arbeidsrutiner for gjennomføring av eiendomsmeglingsoppdrag basert på risikovurderingen og et system for kontroll av at rutinene følges, samt dokumentasjon av dette. Foretaket har ervervet risikostyrings- og internkontrollsystem fra ekstern leverandør.

Risikovurdering

Risikovurdering er en systematisk gjennomgang av hva som kan gå galt, hvilken sannsynlighet det er for at forholdet inntreffer, og hvilken konsekvens dette vil ha for foretaket. Risikovurderingen brukes for å vurdere om eksisterende tiltak er gode nok, og for å identifisere områder hvor ytterligere tiltak må iverksettes for å redusere risikoen. Foretakets risikovurdering manglet identifisering av relevante avvik og risiko ved eiendomsmeglingsoppdrag. Risikovurderingen manglet også angitt sannsynlighet og konsekvens for det enkelte avvik.

Foretaket har dokumentert at det påpekte forhold er utbedret og at det nå foreligger tilstrekkelig risikovurdering.

Kontrollrutiner

Fagansvarlig skal sørge for at internkontrollen blir gjennomført, dokumentert og overvåket på en forsvarlig måte, og at avvik rapporteres til foretakets styre. Dette innebærer at det skal foreligge skriftlige rutiner for å kontrollere at arbeidsrutinene er blitt fulgt (kontrollrutiner). Rutinene skal angi hva som kontrolleres og kontrollens intensitet, for eksempel et bestemt antall saker for hver ansvarlig megler innenfor et nærmere angitt tidsrom, og hvordan kontrollen skal gjennomføres. Avvik skal rapporteres til styret. Dokumentasjon av denne kontrollen og rapporteringen til styret må forefinnes skriftlig og kan f. eks. være kontrollrapporter hvor det fremgår hva som er kontrollert, om det er funnet avvik, samt dokumentasjon på hvordan evt. avvik er blitt fulgt opp.

Det er ikke tilstrekkelig at fagansvarlig og styrets leder har løpende dialog på bakgrunn av tett samarbeid og ingen øvrige ansatte. Kravet til kontrollrutiner og rapportering skal uansett overholdes.

Foretaket har opplyst at de anmerkninger Finanstilsynet hadde til foretakets risikostyring og internkontroll er eller vil bli utbedret.

Hvitvasking

Eiendomsmeglingsforetak er underlagt lov og forskrift om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering av 6. mars 2009 med tilhørende forskrift. Det vises til rundskriv 6/2016 "Veiledning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeglingsvirksomhet".

Foretaket hadde etablert hvitvaskingsrutiner, men det ble påpekt mangler ved disse. Det fremkom at foretaket blant annet ikke førte kontroll av reelle rettighetshavere. Styret har heller ikke mottatt rapport om etterlevelsen av hvitvaskingsregelverket.

Det vises for øvrig til bemerkninger av mangler i foretakets risikovurdering og hvitvaskingsrutiner. Foretaket har opplyst at risikovurdering og rutiner vil bli eller er oppdatert i samsvar med Finanstilsynets merknader.

Øvrige forhold

Finanstilsynet hadde for øvrig enkelte kommentarer til foretakets tilgang til klientkonto og behandling av klientmidler, sikring av oppgjørsdelen, foretakets oppdragsavtale samt ansattes rettigheter i fast eiendom i tillegg til utlevering av budjournal. Foretaket har gjort rede for i sitt tilsvar at endringer er foretatt i tråd med påpekningene.

For Finanstilsynet

Anne-Kari Tuv seksjonssjef

Marthe Oldernes førstekonsulent