Merknader - endelig rapport Forum Securities AS

SAKSBEHANDLER:
Elise Ødegård og
Nina Hidle Langseth

VÅR REFERANSE:
16/1838

DATO:
27.01.2017

Merknader - endelig rapport

1 Innledning
Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn hos Forum Securities AS (Foretaket) den 16. mars 2016.

Foretaket har tillatelse til å yte investeringstjenester som nevnt i verdipapirhandellovens (vphl.) § 2-1 (1) nr. 1 og 5, samt tilknyttede tjenester etter vphl. § 2-1 (2) nr. 5. På tilsynstidspunktet var Foretakets hovedvirksomhet handel i norske børsnoterte aksjer på handelsplattformene til samarbeidspartnerne Netfonds Bank AS og Nordnet Bank AB, samt salg av strukturerte produkter (warrants og autocalls) etter avtale med Garantum Fondkommission AB (Garantum). Foretaket har kontor i Oslo, og på tilsynstidspunktet var det 11 ansatte i Foretaket, herunder fire aksjemeglere, tre investeringsrådgivere ("ringebordet") og en analytiker.

Foretaket mottok foreløpig rapport etter tilsynet i brev av 28. september 2016 (Rapporten), og ga sitt svar til denne i brev av 14. november 2016 (Tilsvaret). Det har i etterkant vært noe korrespondanse mellom Foretaket og Finanstilsynet, og Foretaket oversendte ytterligere dokumentasjon (lydopptak) den 1. desember 2016. 

2 Foretakets kundedokumentasjon

2.1  Rettslig utgangspunkt
Verdipapirforetak skal klassifisere sine kunder som henholdsvis ikke-profesjonelle kunder, profesjonelle kunder, eller kvalifiserte motparter, jf. verdipapirforskriften (vpf.) § 10-1 (1). Fremgangsmåten og kriteriene for kundeklassifisering følger av vpf. §§ 10-1 til 10-6 og vphl. § 10-14.

Før det ytes investeringstjenester skal et verdipapirforetak, avhengig av hvilken tjeneste som ytes, i utgangspunktet gjennomføre enten egnethetstest eller hensiktsmessighetstest av sine kunder, jf. vphl. § 10-11 (4) og (5). Bestemmelsen er ytterligere presisert i vpf. §§ 10-16 til 10-18. Overfor profesjonelle kunder gjelder reduserte krav, jf. vpf. § 10-7 (2) og (3).
I tillegg skal foretak som yter andre tjenester enn investeringsrådgivning inngå rammeavtale med kunden før det ytes investeringstjenester, jf. vpf. § 10-20. Bestemmelsen får ikke anvendelse overfor profesjonelle kunder, jf. vpf. § 10-7 (1) bokstav b.

Foretakets plikt til å oppbevare den dokumentasjon som kreves etter verdipapirhandelloven følger av vpf. § 9-21. Opplysningene skal oppbevares på et medium som gjør at (a) Finanstilsynet til enhver tid kan få tilgang til opplysningene og rekonstruere hovedfasene i verdipapirforetakets behandling av enhver transaksjon, (b) eventuelle rettelser eller andre endringer i opplysningene fremkommer, herunder opplysningenes innhold før eventuelle rettelser eller endringer, og (c) det ikke er mulig å manipulere eller endre opplysningene på en illegitim måte, jf. vpf. § 9-22.   

2.2 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
Finanstilsynet har gjennomgått Foretakets kundedokumentasjon for totalt 33 av Foretakets kunder, herunder 24 aksjehandelskunder og ni kunder innenfor strukturerte produkter. Syv av disse var klassifisert som profesjonelle. Kundedokumentasjon for Foretakets kunder i strukturerte produkter behandles nærmere i punkt 3.2 nedenfor.

Finanstilsynets gjennomgang viste at det var store mangler ved Foretakets kundedokumentasjon, blant annet var det for en rekke kunder ikke dokumentert at det var innhentet opplysninger som skal ligge til grunn for egnethets- eller hensiktsmessighetsvurderinger i forkant av handel. For flere av kundene manglet det også kundeavtale.

Videre stilte Finanstilsynet spørsmål ved grunnlaget for Foretakets klassifisering av de syv profesjonelle kundene.

2.3 Foretakets kommentarer
Foretaket har i forbindelse med Tilsvaret ettersendt supplerende kundedokumentasjon for noen av de kundene Finanstilsynet kommenterte i Rapporten. For enkelte av kundene i utvalget har Foretaket imidlertid ikke kunnet fremskaffe egnethets- eller hensiktsmessighetstest. Foretaket opplyser at de aktuelle dokumentene må ha blitt feilarkivert i forbindelse med Foretakets to flytteprosesser.

Foretaket har til nå ført fysisk kundearkiv, noe som kan medføre en risiko for at ansatte har feilarkivert kundedokumentasjonen. Foretaket erfarer at dette er ulempen med å bruke fysisk kundearkiv, og har nå endret sin "Rutine for oppbevaring av dokumentasjon". Rutineendringen innebærer at Foretaket heretter skal føre både fysisk og elektronisk kundearkiv, og at kundeavtalen for alle aktive eller nye kunder blir scannet og lagret elektronisk. Tilgangen til det fysiske arkivet er videre innskjerpet til kun å gjelde complianceansvarlig og daglig leder. Foretaket har også ansatt to kontormedarbeidere innen Backoffice som blant annet skal ha som oppgave å styrke Foretakets kundedokumentasjon. 

Hva gjelder kundeklassifisering skriver Foretaket at det innser at dets forståelse av klassifiseringsreglene ikke har vært i tråd med den prosedyre som kreves etter loven. Foretaket har nå korrigert sine rutiner på dette punktet. Foretaket presiserer at det ikke har praktisert et skille mellom profesjonelle og ikke-profesjonelle kunder, og at de aktuelle kundene dermed ikke har hatt lavere investorbeskyttelse. Foretaket vurderer det slik at det lave antallet profesjonelle kunder, sammenholdt med at Foretaket ikke praktiserer forskjell i kundebehandlingen, har ført til at Foretakets fokus på klassifiseringsreglene nok har vært for svak. 
 
2.4 Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet presiserer at papirbaserte arkiv gir stor risiko for dokumentasjonstap. Papirbaserte arkiv er heller ikke hensiktsmessig i forhold til kravet om at dokumentasjonen skal oppbevares på et medium som gjør at det ikke er mulig å manipulere eller endre opplysningene på en illegitim måte. Finanstilsynet tar til etterretning at Foretaket har oppdatert sine rutiner og supplerer sitt papirbaserte arkiv med et elektronisk kundearkiv.

Det er videre Finanstilsynets endelige vurdering at Foretaket har hatt for lav bevissthet og kunnskap om kundeklassifisering, og at dette har medført at syv kunder feilaktig har blitt klassifisert som profesjonelle. Finanstilsynet presiserer at regelverket om klassifisering av kunder ikke åpner for at flere kundeforhold, for eksempel privatperson og dennes selskap, kan vurderes samlet. Feilaktig klassifisering er alvorlig, da det kan medføre at kunder ikke får tilstrekkelig grad av investorbeskyttelse, jf. vpf. § 10-7. Finanstilsynet tar for øvrig Foretakets redegjørelse til etterretning.

 

3 God forretningsskikk

3.1 Investeringsrådgivning – meglerbordet

3.1.1 Rettslig utgangspunkt
Verdipapirforetak skal utøve sin virksomhet i samsvar med kravene til god forretningsskikk. Etter vphl. § 10-11 (1) skal verdipapirforetak som et overordnet prinsipp påse at kundenes interesser og markedets integritet ivaretas på beste måte. 

Kravet til god forretningsskikk innebærer blant annet at verdipapirforetak ved ytelse av investeringsrådgivning plikter å gjennomføre en egnethetsvurdering, jf. vphl. § 10-11 (4) og vpf. § 10-16. Kravet til å gjennomføre en egnethetsvurdering, sammen med kravet til en effektiv compliancefunksjon, jf. vpf. § 9-8, medfører at foretaket må ha måleverktøy som setter det i stand til å overvåke at kundene ikke får anbefalt hyppige transaksjoner i strid med god forretningsskikk. Dette inkluderer blant annet informasjon om den enkelte kundes handelsmønster og kostnader, samt informasjon som gjør at foretaket i rimelig utstrekning kan vurdere hvordan investeringsrådgivningen påvirker kundens forventede avkastning.     

3.1.2 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
Finanstilsynet har gjennomgått samtlige lydopptak av meglerbordets kundesamtaler for februar 2016. Grunnet lav aktivitet i februar for en nyansatt megler har Finanstilsynet i tillegg gjennomgått kundesamtaler for uke 14 og 15 i 2016 for denne megleren.

Finanstilsynets gjennomgang viste at Foretakets kunder hadde generelt lav handelsaktivitet i kontrollperioden. Det ble, med enkelte unntak, ikke funnet eksempler på hyppige, kortsiktige investeringsråd fra Foretakets meglere.

Det fremgikk imidlertid av transaksjonsoversikter at flere av kundene som hadde mottatt investeringsrådgivning fra Foretaket hadde hatt et handelsmønster med stor grad av kortsiktige transaksjoner i deler av 2015, og Foretakets compliancefunksjon, som gjennomfører regelmessige kontroller av meglerbordets investeringsrådgivning (ved gjennomgang av meglersamtaler), hadde i 2015 tatt opp flere tilfeller av mulige brudd på god forretningsskikk knyttet til kortsiktige investeringsråd. Finanstilsynet kommenterte også at mottatt dokumentasjon viste at "daytrading" skulle være en del av investeringsstrategien for flere av Foretakets kunder, selv om dette i liten grad ble praktisert i kontrollperioden.

Finanstilsynet presiserte i Rapporten at når Foretaket utarbeider investeringsstrategier for kunder som innebærer kortsiktige og hyppige investeringsråd, må Foretaket også føre kontroll for å påse at dette er i samsvar med kundenes interesse. Finanstilsynet etterlyste i denne forbindelse dokumentasjon på at Foretakets compliance og ledelse har hatt fokus på, og gjennomført, regelmessig kontroll av kundenes avkastning og resultater.  
  
3.1.3 Foretakets kommentarer
Foretaket skriver i Tilsvaret at Foretaket har fokus på utfordringer knyttet til hyppig handel. Dette understøttes i følge Foretaket av at compliance har gjennomført regelmessige kontroller av meglerbordets investeringsrådgivning, og at Foretaket i flere tilfeller har tatt initiativ til å endre kunders investeringsstrategi og redusere deres handelshyppighet. Foretaket skriver videre at når compliance ettergår meglervirksomheten og fokuserer på hyppig handel er det nettopp fordi denne strategien er utfordrende på kostnadssiden, hvilket påvirker kundens avkastning og resultater negativt.

3.1.4 Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet har ved flere anledninger uttalt seg om god forretningsskikk i tilknytning til å gi investeringsråd om kortsiktig handel. Kortsiktige og hyppige transaksjoner vil medføre høye transaksjonskostnader for kunden, og slik virksomhet vil dermed ikke være i kundenes interesse og lett komme i strid med kravet om god forretningsskikk. Finanstilsynet tar for øvrig Foretakets redegjørelse til etterretning. 

3.2  Egnethetsvurdering - strukturerte produkter

3.2.1  Rettslig utgangspunkt
Før det yter investeringstjenester skal et verdipapirforetak, avhengig av hvilken tjeneste som ytes, i utgangspunktet gjennomføre enten egnethetstest eller hensiktsmessighetstest av sine kunder, jf. vphl. §§ 10-11 (4) og (5) jf. vpf. 10-16 – 10-18. Verdipapirforetak som tilbyr investeringsrådgivning knyttet til strukturerte produkter til ikke-profesjonelle kunder har plikt til å foreta en egnethetstest av kunden jf. vphl. §10-11 (4) og vpf. §§ 10-16 og 10-18. Det skal innhentes nødvendige opplysninger om kundens kunnskap om og erfaring med de aktuelle produkter, samt informasjon om kundens finansielle situasjon. Foretaket skal påse at produktet er i samsvar med kundens investeringsmål, at kunden finansielt er i stand til å håndtere risikoen, samt at kunden har nødvendig erfaring og kunnskap til å forstå den iboende risikoen. Dersom verdipapirforetaket ikke får opplysninger som er påkrevd fra kunden, eller opplysningene er mangelfulle, kan investeringsrådgivning ikke ytes. Foretaket må kunne dokumentere at slike undersøkelser er foretatt.

Det følger av vphl. § 9-11 (1) nr. 7, jf. kommisjonsforordning (EF) nr. 1287/2006 art. 7 og 8, at verdipapirforetak skal dokumentere alle investeringstjenester. Dokumentasjonen skal være minst så fyllestgjørende at Finanstilsynet kan kontrollere om de regler Finanstilsynet har ansvar for, herunder kravene til god forretningsskikk, er overholdt.

3.2.2 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
Finanstilsynet har gjennomgått Foretakets kundedokumentasjon for de kunder som har handlet strukturerte produkter, samt på stikkprøvebasis lyttet til flere hundre samtaler Foretaket har hatt med de samme kundene. Finanstilsynets gjennomgang avdekket en rekke mangler ved Foretakets kundedokumentasjon, herunder at det ikke var tilstrekkelig dokumentert at Foretaket, i forkant av kundes handel, har innhentet de opplysninger som i følge vpf. §§ 10-16 og 10-18 skal ligge til grunn for en egnethetsvurdering. Finanstilsynet fant også at de kundeavtaler og kundeprofilskjemaer Foretaket benytter i sin virksomhet ikke syntes å være egnet til å gi tilstrekkelige opplysninger om kunder som handler strukturerte produkter.

3.2.3 Foretakets kommentarer
Foretaket opplyser at det har utført egnethetstest av sine kunder som påkrevet i vphl. §10-11(4). Informasjonen foreligger riktignok for mange kunders del ikke i skriftlig form, men lovpålagt informasjon er innhentet muntlig ved hjelp av kartleggingssamtaler på tapet telefon med de aktuelle kundene i forkant av at det er inngått avtale om kjøp av strukturerte produkter. Skriftlig dokumentasjon foreligger som regel først i etterkant av at tegning har funnet sted, som følge av at flere kunder bruker lang tid på å returnere kundeavtalen. Det anføres at det ikke gjelder noen formkrav til den dokumentasjon som skal danne grunnlag for egnethetsvurderingen, utover at den skal finnes tilgjengelig slik at Foretaket og Finanstilsynet kan føre kontroll med virksomheten. Foretaket legger derfor til grunn at lovens krav vil være oppfylt så lenge informasjonen foreligger i muntlig i form av lydopptak.

Foretaket erkjenner imidlertid at innhenting av informasjon over telefon har svakheter, idet informasjonsinnhentingen ikke blir like systematisk som når den skjer skriftlig. Foretaket har derfor endret sin praksis slik at alle opplysninger nå skal dokumenteres skriftlig før salg til kunder finner sted.  Det vil bli utarbeidet en rutine som skal beskrive alle stegene i kundeetableringsprosessen, og som også vil presisere hvilken dokumentasjon som skal lagres på hver enkelt kunde.

Når det gjelder Foretakets kundedokumentasjon har Foretaket merket seg Finanstilsynets kommentar om at Foretakets kundeprofilskjemaer og tegningsblanketter ikke gir et tilstrekkelig grunnlag for kartlegging av hvilke aktivaklasser kunden har erfaring med. Dette er nå korrigert i Foretakets rutiner, og Foretaket vil formidle Finanstilsynets oppfatning til Garantum for å sikre lik praksis.

3.2.4 Finanstilsynets endelige merknader
Ved ytelse av investeringstjenester skal Foretaket gjøre en selvstendig vurdering av kunden, ut fra de opplysningene som innhentes. Egnethetstesten skal gjøre Foretaket i stand til å anbefale den tjenesten som egner seg best for kunden. Foretaket må kunne dokumentere at de påkrevde undersøkelser er foretatt. Dokumentasjonskravet har som overordnet målsetning at det skal være mulig for Finanstilsynet og Foretakets egen kontrollfunksjon i etterkant å kunne vurdere hvorvidt rådgivningen er gitt på et riktig og relevant grunnlag. Foretaket har også en egeninteresse i å oppfylle dokumentasjonskravet for slik sett å stå bedre rustet ved eventuelle klagesaker. Foretaket har i Tilsvaret gjort rede for hvordan det innhenter informasjon om kundenes økonomi, erfaring og investeringsmål i hovedsak gjennom samtaler på telefon. Finanstilsynet har i forbindelse med det stedlige tilsynet gjennomgått de aktuelle kartleggingssamtalene. Opplysningene som Foretaket opplyser ligger til grunn for kundenes egnethetsvurderinger er spredt på flere telefonsamtaler per kunde, flere av disse er også innhentet over et lengre tidsrom, og informasjonen er ikke sammenstilt eller nedfelt i noe skriftlig dokument. Foretaket har heller ingen rutine eller noe form for "talk sheet" som kan bidra til en mer systematisk innhenting av kundeinformasjon.

Finanstilsynet fant etter gjennomgangen at det for de fleste kunder samlet sett var innhentet tilstrekkelig informasjon til å gjennomføre en egnethetstest, men at det for enkelte kunder manglet opplysninger om deres finansielle situasjon. Informasjonen var imidlertid så vanskelig tilgjengelig, både for Foretaket selv og for Finanstilsynet, at forholdet ikke ansees å være i samsvar med dokumentasjonskravene i verdipapirhandelloven.

Finanstilsynet påpeker videre at det er viktig at den kundedokumentasjon som Foretaket benytter i sin virksomhet er egnet til å gi tilstrekkelige opplysninger til bruk for egnethetsvurderinger av kunder som handler strukturerte produkter. Ved salg av komplekse finansielle instrumenter må Foretaket, etter Finanstilsynets vurdering, kartlegge ikke bare hvilke aktivaklasser kundene har erfaring med, men også kundens erfaring med ulike varianter innen samme aktivaklasse.

Med bakgrunn i ovenstående finner Finanstilsynet at Foretakets dokumentasjon av gjennomførte hensiktsmessighets- og egnethetstester har vært kritikkverdig. Finanstilsynet registrerer at Foretaket erkjenner svakheter ved dets kundedokumentasjon og tar til etterretning de tiltak som er igangsatt for å avhjelpe dette.  

3.3 Markedsføring og opplysninger til kunder

3.3.1 Rettslig utgangspunkt 
Det følger av vphl. § 10-11 (2) at kravet til god forretningsskikk blant annet innebærer at kunder og potensielle kunder skal gis relevante opplysninger i en forståelig form om blant annet (i) finansielle instrumenter og foreslåtte investeringsstrategier, herunder hensiktsmessig veiledning og advarsel om risiko forbundet med investeringer i de aktuelle instrumenter eller de foreslåtte strategier, og (ii) omkostninger og gebyrer. Videre følger det av vphl. § 10-11(3) at all informasjon gitt til kunder og potensielle kunder skal være korrekt, klar og ikke villedende. Bestemmelsen er ytterligere presisert i vpf. §§ 10-9 til 10-15.

3.3.2 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
Finanstilsynet vurderte det i Rapporten slik at informasjonen som gis om de strukturerte produktene til kundene på telefon fremstår som lite balansert, og at det fokuseres ensidig på produktenes såkalte fortrinn. Rådgiverne markedsfører flere av produktene som om det ikke er mulig å tape penger på investeringen, og at man er tilnærmet sikret gevinst. Finanstilsynet fant heller ikke at kunden er blitt gitt tilstrekkelig informasjon om risiko og kostnader knyttet til de aktuelle produktene i den muntlige markedsføringen. Finanstilsynet fikk også inntrykk av at kundene ikke alltid har lest eller forstått den skriftlige informasjonen knyttet til produktene før de tegner seg. Det var Finanstilsynets foreløpige konklusjon at Foretakets salg og markedsføring av strukturerte produkter representerer brudd på god forretningsskikk, jf. vphl. § 10-11 (1) jf. vpf. § 10-11 (1).

I forbindelse med Finanstilsynets gjennomgang av lydopptak av megler- og prospekteringssamtaler kom det også frem at enkelte av Foretakets medarbeidere opplyser til potensielle kunder at Foretaket leverte henholdsvis 22 % avkastning i 2015, og at Foretakets avkastningsprofil de siste 10 årene viser en gjennomsnittsavkastning på over 40 % for Foretakets portefølje. Slik tallene ble presentert var det rimelig å forstå det slik at kunder som har fulgt Foretakets anbefalinger har oppnådd ovennevnte avkastning. Finanstilsynet ba i Rapporten om en redegjørelse for beregningsgrunnlaget for den markedsførte avkastningen.

Finanstilsynet kommenterte også at en nyansatt medarbeider i Foretaket ga feilaktige opplysninger til potensielle kunder om Foretakets størrelse og virksomhet.

3.3.3 Foretakets kommentarer
Foretaket erkjenner at det har vært problemer knyttet til salg av strukturerte produkter. Dette skyldes i hovedsak hyppig utskiftning av deltidsansatte på ringebordet, og at nyansatte som regel begår de samme feilene. Foretaket har nå gått over til kun å ansette investeringsrådgivere på heltid. Det legges stor vekt på at informasjon til kunder skal være balansert og grundig. Informasjonen gis dels over telefon, dels ved at kunde mottar dokumentasjon om produktene i forkant av tegning. Den skriftlige dokumentasjonen gir et balansert bilde og sikrer at kunden får tid til å områ seg og mulighet til å fatte en informert beslutning. Foretaket legger også stor vekt på opplæring og trening for de ansatte som skal betjene ringebordet for å sikre at kommunikasjon med kunden er balansert og god, og vil fortsatt vektlegge dette fremover. Ansettelsen av en ny operasjonell mellomleder (COO) vil ytterligere styrke Foretakets tilgjengelige ressurser for å sikre dette.  

Om den markedsførte avkastningen opplyser Foretaket at de aktuelle avkastningstallene er interne måltall som ikke er ment for å benyttes i markedsføringssammenheng, da de ikke er korrigert for transaksjonskostnader. Foretaket skriver at "selv med tall som korrigeres for kostnader, er Foretaket på generelt grunnlag svært forsiktige med denne type markedsføring, da Foretaket vet at kundene ikke følger Foretakets råd slavisk." Foretaket opplyser videre at tallene feilaktig har blitt brukt av nyansatte medarbeidere, og at Foretaket selv har oppdaget dette og korrigert det muntlig overfor de aktuelle medarbeiderne.
   
Hva gjelder de feilaktige opplysningene om Foretakets størrelse og virksomhet opplyses det at Foretakets ledelse og compliance selv har oppdaget at den aktuelle medarbeideren "har hatt en overdreven markedsføring, og fått foretaket til å fremstå større enn hva det faktisk er". Foretaket opplyser at "[e]ttersom foretaket er såpass lite og samtlige ansatte sitter tett på hverandre i åpent kontorlandskap, har avvik i forhold til ønsket adferd blitt oppdaget fortløpende og korrigert omgående."

3.3.4 Finanstilsynets endelige merknader
Foretaket har i Tilsvaret gjort nærmere rede for salgsprosessen og kommunikasjonen med kunder, og det er også fremlagt ytterligere lydopptak med de kundene som har handlet strukturerte produkter. Etter ny gjennomgang har Finanstilsynet kommet frem til at de aktuelle kundene totalt sett har fått tilstrekkelig informasjon om risiko og kostnader i forkant av tegning, og at de fleste kundene som har tegnet seg er kjent med strukturerte produkter fra før. Finanstilsynet fastholder imidlertid det synspunkt at enkelte av Foretakets rådgivere er svært pågående i markedsføringen av produktene og at informasjonen som gis om oppnådde resultater, avkastning og risiko til tider fremstår som ubalansert. Finanstilsynet understreker videre at Foretaket iht. vphl. § 10-11 (2) og (3) jf. vpf. § 10-13 er forpliktet til å forklare produktet de ønsker å selge til kunden på en forståelig måte og at all informasjon som gis til kunder og potensielle kunder skal være klar, korrekt og ikke villedende. Foretaket har for øvrig opplyst til Finanstilsynet at det fremover skal fokusere på andre typer investeringsløsninger enn strukturerte produkter.

Basert på det ovenstående finner Finanstilsynet at Foretakets markedsføring av strukturerte produkter overfor enkelte kunder har vært mangelfull. Det er videre Finanstilsynets syn at enkeltmegleres markedsføring av Foretaket og dets historiske avkastning representerer et klart brudd på god forretningsskikk, jf. vphl. § 10-11 (3). Når det gjelder Foretakets beregningsgrunnlag for den markedsførte avkastningen (referanseporteføljen), så har Finanstilsynet mottatt dette for årene 2014 og 2015. Finanstilsynet bemerker at referanseporteføljen ikke kan sies å være representativ for de investeringsråd som Foretakets meglere muntlig gir til sine kunder.

Finanstilsynet tar for øvrig Foretakets redegjørelse til etterretning, og forutsetter at Foretaket fremover nøye påser at de beskrevne tiltak er implementert. 

4 COMPLIANCEFUNKSJONEN

4.1 Rettslig utgangspunkt
Det følger av vphl. § 9-11 (1) nr. 5 at verdipapirforetak skal ha gode kontroll og sikkerhetsordninger. Foretaket plikter blant annet å ha en effektiv og uavhengig kontrollfunksjon (compliancefunksjon) med nødvendig autoritet, ekspertise og ressurser. Compliancefunksjonen skal gjennom løpende kontroll, regelmessige vurderinger, iverksetting av eventuelle tiltak og løpende råd og veiledning sikre at foretaket oppfyller sine forpliktelser etter verdipapirhandelloven og forskrifter, jf. vphl. § 9-11 og vpf. § 9-8. Compliancefunksjonen skal også sørge for at de ansatte er kjent med rutiner og regelverk, samt at de innehar tilstrekkelig kunnskap om produktene som foretaket tilbyr, jf. vpf. § 9-8 (2) d. 

4.2 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
Finanstilsynet påpekte i Rapporten at compliancefunksjonens arbeid ikke har vært tilstrekkelig dokumentert. Foretaket opererte med håndskrevne compliancenotater og kunne ikke fremlegge noen god oversikt over konklusjoner/resultater av kontrollhandlinger. Det var heller ikke ført noen hendelseslogg. Finanstilsynet vurderte det slik at compliancefunksjonen har avdekket sentrale avvik knyttet til Foretakets investeringsrådgivning og kundedokumentasjon gjennom løpende kontroller. Flere av disse avvikene var imidlertid ikke blitt tilfredsstillende håndtert av compliance eller ledelsen. Finanstilsynet stilte seg også sterkt kritisk til at compliancekontrollen av Foretakets tilknyttede agent, Nordica Markets AS (agenten), også ble forestått av Foretakets complianceansvarlige. Foretakets complianceansvarlige var på tilsynstidspunktet registrert som daglig leder og majoritetseier i agenten. På bakgrunn av de ovennevnte forhold var det Finanstilsynets foreløpige konklusjon at Foretaket ikke hadde sørget for en compliancefunksjon med nødvendig autoritet, ekspertise og ressurser til å sikre effektiv kontroll, jf. vphl. § 9-11 (1), jf. vpf. § 9-8.

4.3 Foretakets kommentarer
Foretaket bemerker at complianceansvarlig ved mailutveksling med daglig leder/faktisk leder har dokumentert de funn som er identifisert og hvilke vurderinger som er gjort i den forbindelse. Det er korte kommunikasjonslinjer i et lite foretak og i enkelte tilfeller kan det medføre at dokumentasjon av de problemstillinger som blir tatt opp, og de tiltak som blir iverksatt, blir mangelfull. Mangelfull dokumentasjon er imidlertid ikke ensbetydende med at kontrollhandlinger ikke er utført eller forbedrende tiltak gjennomført. Styret i Foretaket har imidlertid tatt Finanstilsynets bemerkninger til etterretning og har nå pålagt daglig leder å sørge for at compliance på daglig basis dokumenterer og lagrer elektronisk de gjennomførte kontrollhandlinger, hvilke vurderinger som er gjort og hvilke tiltak som foreslås iverksatt.

For et lite Foretak med begrensede ressurser har det vært vanskelig å opprettholde et tilfredsstillende kompetansenivå hos alle ansatte. Høy turnover har medført et nærmest kontinuerlig opplæringsbehov, noe som har krevd ytterligere ressurser enn først antatt.  Foretaket opplyser at de nå har styrket sine ressurser på dette området ved at det er ansatt en COO som vil fortsette å forbedre opplæringen av de ansatte. I tillegg vil Foretaket vurdere bruk av rekrutteringsbyrå som kan hjelpe Foretaket med å skaffe medarbeidere med tilpasset kompetanse.

Foretaket er enig i at compliancefunksjonens rolle i agentselskapet kan representere en interessekonflikt. Samarbeidet med agenten ble imidlertid aldri realisert og er nå avsluttet. Foretaket beklager at dette ikke tidligere er blitt kommunisert til Finanstilsynet.

4.4 Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet påpeker at ustrukturert og mangelfull loggføring av kontrollaktiviteter og vurderinger gjør det vanskelig for Finanstilsynet å vurdere om compliancefunksjonens kontrollvirksomhet har vært tilstrekkelig. Finanstilsynet har lagt til grunn gjennom tilsynspraksis at verdipapirforetak har en generell plikt til å dokumentere virksomheten slik at Finanstilsynet kan kontrollere at gjeldende regelverk blir overholdt. Slik loggføring bør etter Finanstilsynets oppfatning skje systematisk og gjøres elektronisk av hensyn til etterprøvbarhet. Manglende dokumentasjon vil, i sammenheng med brudd, ofte være en klar indikasjon på at kontrollhandlingen ikke har vært foretatt eller at utførte kontrollhandlinger ikke har vært tilstrekkelige.

Compliancefunksjonen er forpliktet til å sørge for tilfredsstillende opplæring av de ansatte i Foretaket. Opplæring bør gjennomføres regelmessig, og compliancefunksjonen skal følge opp med stikkprøver for å kontrollere at de ansatte utfører sine arbeidsoppgaver i samsvar med interne rutiner og øvrig regelverk jf. vpf. § 9-8 (2). Hyppig utskiftning av medarbeidere bør lede til et skjerpet fokus fra kontrollfunksjonen på dette området.

Finanstilsynet tar til etterretning de tiltak som Foretaket har iverksatt for å avhjelpe de påpekte mangler. 

5 Kundekontroll og tiltak mot hvitvasking

5.1 Rettslig utgangspunkt
Det følger av lov om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering mv. (hvvl.) at de i loven definerte rapporteringspliktige, herunder verdipapirforetak, skal foreta kundekontroll etter hvvl. §§ 6 til 13 og løpende oppfølging etter hvvl. § 14, jf. hvvl. § 5. Kundekontroll og løpende oppfølging skal foretas på grunnlag av en vurdering av risiko for transaksjoner med tilknytning til utbytte av straffbare handlinger eller forhold som rammes av straffeloven §§ 131 – 136 a, jf. hvvl. § 5. Risikoen skal vurderes utfra type kunde, kundeforhold, produkt eller transaksjon, jf. hvvl. § 5. I situasjoner som etter sin art innebærer høy risiko skal verdipapirforetaket ut fra en risikovurdering anvende andre kontrolltiltak i tillegg til de "ordinære" tiltakene som følger av hvvl. §§ 5 til 14, jf. hvvl. § 15. Verdipapirforetaket skal kunne påvise at omfanget av utførte tiltak er tilpasset den aktuelle risiko. 

Kundekontroll skal som hovedregel gjennomføres før etablering av kundeforhold eller utføring av transaksjon, jf. hvvl. § 9.

For gjennomføring av kundekontrolltiltakene som nevnt i hvvl. § 7 nr. 2 til 4 ((i) bekreftelse av kundens identitet på grunnlag av gyldig legitimasjon, (ii) bekreftelse av identiteten til reelle rettighetshavere på grunnlag av egnede tiltak, og (iii) innhenting av opplysninger om kundeforholdets formål og tilsiktede art) kan rapporteringspliktige legge til grunn tiltak utført av enkelte tredjeparter, herunder finansinstitusjoner og verdipapirforetak, jf. hvvl. § 11 (1). Adgangen til å legge til grunn kundekontrolltiltak utført av tredjeparter medfører imidlertid ikke unntak fra den rapporteringspliktiges (i) plikt til å registrere kundeopplysninger som nevnt i hvvl. § 8 og oppbevare opplysninger og dokumenter som nevnt i hvvl. § 22, eller (ii) ansvar for at kundekontroll gjennomføres i samsvar med hvitvaskingsloven med forskrifter, jf. hvvl. § 11 (2).

5.2 Finanstilsynets vurdering i Rapporten
Finanstilsynet har gjennomgått Foretakets rutiner for hvitvaskingskontroll, samt dokumentasjon på kundekontroll, for et utvalg av Foretakets kunder. I Rapporten beskrev Finanstilsynet en rekke mangler og svakheter ved Foretakets kundekontroll, herunder (i) manglende instrukser og rutiner, (ii) manglende risikovurderinger av kundene, (iii) manglende legitimasjonsdokumenter eller manglende attestering/datering av legitimasjonskopier, (iv) manglende dokumentasjon på hvem som kan representere foretakskunde og (v) manglende opplysninger om reell rettighetshaver.

Finanstilsynet skrev videre i Rapporten at Foretaket under det stedlige tilsynet hadde gitt inntrykk av at det ikke hadde fokus på hvitvaskingskontroll, da det forutsatte at denne kontrollen ble gjennomført av Foretakets samarbeidende verdipapirforetak. De påpekte forholdene vitnet etter Finanstilsynets vurdering om lav bevissthet og prioritering av kundekontroll og tiltak mot hvitvasking fra Foretakets side.

5.3 Foretakets kommentarer
Foretaket har i Tilsvaret redegjort for flere av de mangler Finanstilsynet har påpekt i Rapporten, og fremlagt ytterligere dokumentasjon. 

Foretaket opplyser at det ikke medfører riktighet at det ikke har instrukser eller rutiner som omhandler kundekontroll etter hvitvaskingsloven.  Foretaket har i denne forbindelse oversendt "Rutine for legitimasjonskontroll mv.". Foretaket har videre fremlagt legitimasjonsdokumenter for de privatkundene, og for enkelte av foretakskundene, der dette manglet i den opprinnelige dokumentasjonen. Hva gjelder Finanstilsynets kommentarer om manglende opplysninger om reell rettighetshaver opplyser Foretaket at det tidligere har tatt utgangspunkt i en samarbeidspartners skjema, men at det nå har utarbeidet eget skjema for nye foretakskunder. Foretaket opplyser videre at det har vurdert sin risiko for å medvirke til hvitvasking som ekstra liten, blant annet fordi det ikke håndterer kunders finansielle midler. Det vil nå igangsette risikovurdering av aktive kunder, jf. hvvl. § 5.

5.4 Finanstilsynets endelige merknader
Foretaket har fremskaffet ytterligere dokumentasjon for en stor del av de mangler som Finanstilsynet kommenterte i Rapporten. Finanstilsynet finner det imidlertid kritikkverdig at Foretaket ikke fremskaffet fullstendig dokumentasjon før Finanstilsynet påpekte manglene.  Finanstilsynet baserer sitt tilsyn på at forespurt dokumentasjon er korrekt og fullstendig, og er avhengig av dette for å kunne føre et effektivt tilsyn med den konsesjonspliktige virksomheten.

Finanstilsynet vil presisere at kopi av legitimasjonsdokument skal påføres "rett kopi bekreftes" med signaturen til vedkommende som har foretatt kontrollen, samt dato for kontrollen, jf. hvvl. § 17. Dette mangler for en stor del av de fremlagte legitimasjonskopiene. Finanstilsynets gjennomgang viser også at det er enkelte mangler knyttet til Foretakets dokumentasjon på foretakskunder, herunder rettidig firmaattest og opplysninger om reell rettighetshaver.

Finanstilsynet tar for øvrig Foretakets redegjørelse til etterretning.

 

For Finanstilsynet

Geir Holen
seksjonssjef                                                     Elise Ødegård  
                                                                         spesialrådgiver